Die spontane Rollenklärung

Gastbeitrag von | 10.02.2022

3 Techniken zur Rollenklärung ohne Workshop

In einer idealen Welt führen wir in jedem Projekt in der Auftaktphase einen Rollenklärungs-Workshop mit dem Team durch. Die Klärung von Verantwortlichkeiten und Erwartungen gehört zu den Best Practices der Projektführung, und bildet die Basis für eine gute Zusammenarbeit.

Was aber, wenn Sie später dazustossen? Vielleicht haben Sie die Leitung gerade erst übernommen, oder das Projekt steckt in einer Krise, und Sie wurden hinzugezogen, um es wieder auf Erfolgskurs zu bringen. Auch wenn Sie Ihre Kolleg:innen nicht davon überzeugen können, dass ein Workshop notwendig ist, helfen Ihnen die folgenden Techniken. Entweder machen Sie dadurch transparent, dass es wirklich ein Problem im Rollenverständnis gibt, oder Sie kommen spontan zur Lösung. Sie können nur gewinnen.

Jede der folgenden Techniken können Sie ebensogut innerhalb eines Rollenklärung-Workshops nutzen.

1. Technik zur Rollenklärung: Prozessdurchlauf

Mein persönlicher Favorit zur Rollenklärung ist der Prozessdurchlauf. Gerade vor einigen Wochen habe ich ihn in einem grossen Stakeholder-Workshop durchgeführt, obwohl er nicht auf der Agenda stand. Die Gruppe von mehr als 20 Ingenieuren hatte bereits seit 15 Monaten in einem grossen Infrastruktur-Projekt zusammen gearbeitet. Alle Prozesse waren bestens dokumentiert, und doch tauchten Fragen nach Entscheidungsinstanzen und Kommunikation zwischen verschiedenen Bereichen auf, die „eigentlich“ klar sein sollten.

Also habe ich einen Prozessdurchlauf gestartet. Das geht mit Moderationskarten oder Post-Its, auf die Sie die einzelnen Lieferergebnisse schreiben. Alternativ können Sie die Schritte am Whiteboard oder Flipchart aufmalen (einfache Kästchen und Pfeile genügen) und Online-Plattformen wie Miro und Mural nutzen.

Die Lieferergebnisse können Planungsdokumente und Gutachten sein, Design-Dokumente für Softwareentwicklungen, Prozessbeschreibungen, Testergebnisse und andere Liefergegenstände, das hängt ganz von Ihrem Projekt ab. Beginnen Sie mit dem ersten Prozessschritt und geben Sie die Karte an die Person, bei der der Prozess beginnt. Sie können das in jedem Meeting mit und ohne Papier machen, denn der entscheidende Teil kommt jetzt.

Bei jeder Station fragen Sie:

„Was machen Sie damit?“

Sie stellen exakt die selben Fragen, die Sie auch stellen würden, wenn Sie ein Flowchart erstellen würden. Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn einige Teilnehmer:innen mit den Augen rollen und Ihre Aktion ins Lächerliche ziehen wollen. Vertrauen Sie darauf, dass es einige gibt, die spätestens nach zwei Stationen merken, dass die Übung sehr wertvoll ist.

„An wen geht es jetzt weiter?“

Ganz häufig ist den Beteiligten nicht klar, wie viele Stationen ihr Zwischenergebnis auf dem Weg zur Vollendung passiert. Da werden Korrekturläufe, Begutachtungen, Rückfragen und Freigabeprozesse übersehen und fehlen dadurch im Gesamtüberblick. Das führt dazu, dass sich die Kommunikation verzögert, Missverständnisse auftreten und im weiteren Verlauf Konflikte entstehen („Wieso liefert der denn nie?!“).

„Wie erfährt der-/diejenige davon?“

Das ist bei weitem meine Lieblingsfrage, denn erstaunlich häufig findet ausserhalb vom Speichern auf bestimmten Laufwerken keine zusätzliche Kommunikation statt.

„Wie geht es jetzt weiter?“

Bleiben Sie kleinteilig. Gehen Sie Schritt für Schritt und Station für Station durch. Sie hatten einen guten Grund, das Thema „Rollenklärung“ anzusprechen – jetzt geht es darum, die Punkte zu finden, an denen Unschärfen existieren.

„Wer trifft die Entscheidung?“

Diese Frage wird Ihnen unten wieder begegnen, denn es ist eine der wichtigsten in Ihrem Arsenal. Und fällt in die Kategorie „Ist doch eh klar“. Wenn das nur so wäre. Immer wieder begegnet mir hier betretenes Schweigen. Oft wird den Beteiligten erst jetzt klar, dass sie selbst nicht genau wissen, wer die Entscheidung trifft und wie.

Wenn Sie also an einer Ihrer Prozess-Stationen hören, dass hier eine Entscheidung getroffen wird, dann haken Sie genau nach. Entscheidungen verbergen sich auch unter den Namen Freigabe, Priorisierung, Auftrag, Termin, Bestätigung, Bewertung, Klassifizierung. Wer genau trifft diese Entscheidungen? Wer wirkt mit, und wer wird nicht dazu befragt? Häufig können Sie an dieser Stelle feststellen, dass wichtige Stakeholder nicht Bestandteil der Entscheidungsfindung sind. Jetzt ist der Moment, darauf hinzuweisen und Änderungen vorzuschlagen.

Halten Sie alle identifizierten Schwachstellen fest, markieren Sie sie in Ihrem Schaubild und schreiben Sie eine Liste der nächsten Schritte. Nehmen Sie diese in Ihre Liste der Projektaufgaben auf und managen sie ebenso aktiv wie alle anderen Aufgaben.

2. Technik zur Rollenklärung: Situatives Nachfragen

Kennen Sie Harry Potter? Im fünften Band lernt Harry eine neue Mitschülerin kennen, die verträumte und irritierend offen kommunizierende Luna Lovegood. Luna scheint keinerlei Gespür dafür zu haben, wann es angebracht ist, die eigenen Gedanken auszusprechen. Dass Menschen peinlich berührt sein könnten, wenn man ihnen die ungeschminkte Wahrheit sagt oder ihr Verhalten offen kommentiert, kommt ihr entweder nicht in den Sinn, oder sie nimmt keine Rücksicht darauf.

Wenn Sie die teils schrägen Theorien von Lovegood mal ausser Acht lassen, können Sie sich die klare Offenheit von Luna zunutze machen. Allzu häufig sprechen wir nicht aus, was wir denken. Stellen nicht die Frage, die uns durch den Kopf schiesst, wenn wir der Schilderung des Kollegen lauschen. Warum? Weil wir uns nicht trauen. Oder weil wir Rücksicht nehmen wollen. Vor allem in unserem Kulturkreis, in dem Wissen, Expertise und Zertifizierungen so hoch im Kurs stehen, fürchten wir die Reaktion „Was ist denn das für eine Frage?! Der/die hat ja gar keine Ahnung!“ Was denken dann die Kolleg:innen von uns? Wie können wir unseren Ruf als erfahrene Experten aufrecht erhalten, wenn wir vermeintlich dumme Fragen stellen?

Mit dieser inneren Haltung stehen wir uns selbst und dem Erfolg im Team im Weg. Seien Sie mutig und stellen Sie die offensichtliche Frage. Es ist ein Zeichen von Unsicherheit und Unreife, wenn Sie die Frage nicht stellen, nur um nicht dumm dazustehen.

Sprechen Sie aus, was Sie beobachten. Sie sitzen mit lauter Führungskräften am Tisch, und keine(r) trifft die Entscheidung? Sprechen Sie es aus. Jemand hat gefragt, wer verantwortlich ist für die Testskripte, und jeder schaut den anderen an? Sprechen Sie es aus.

Sie können die offenherzigen Kommentare à la Luna etwas abmildern, indem Sie zum Beispiel formulieren: „Hm, für mich sieht das so aus, als ob nicht klar ist, wer diese Entscheidung trifft.“ oder „Also gibt es niemanden, der diese Entscheidung trifft? Gut, dass ich gefragt habe.“ Auch Kommentare wie „Ich bin froh, dass wir diese Übung machen“ zeigen, dass Sie mit im Boot sitzen und nicht den Ankläger/die Anklägerin spielen.

Achten Sie auf einen freundlichen, gern auch humorvollen Ton. Damit lockern Sie die Spannung und vermeiden, dass Ihr Kommentar als Vorwurf an die gesamte Runde ankommt. Es geht nicht darum, Schuldige zu finden oder Ihre Mitmenschen blosszustellen. Sondern darum, die Zusammenarbeit im Team durch die Rollenklärung auf eine gute Basis zu stellen.

In Projekten, die schon eine Weile laufen, gibt es üblicherweise bereits Erfahrungswerte, die sich beim situativen Nachfragen nutzen lassen. Besprechen Sie bspw. was gut läuft und nur nicht allen bekannt ist: „Es scheint, als ob niemand diese Entscheidung trifft. Aber es gibt doch schon einige (Ergebnisse) – wie sind denn die zustande gekommen?“

Und denken Sie daran, dass einige der anderen Teilnehmer:innen vermutlich dieselbe Frage haben und nur zu schüchtern sind, sie zu stellen.

3. Technik zur Rollenklärung: Vorstellungsrunde

Die offensichtlichste Möglichkeit zur spontanen Rollenklärung bietet sich in der Vorstellungsrunde. Wenn die Teilnehmer:innen sich und ihre Rolle vorstellen, haken Sie freundlich nach. Nutzen Sie Rückfragen, um Ihr Verständnis zu bestätigen.

  • „Dann sind Sie diejenige, die die ganzen Design-Dokumente erstellt?“
  • „Ah, das heisst, Sie sind unsere Verbindung zur Unternehmenskommunikation. Das ist ja gut zu wissen!“

Stellen Sie dabei Verbindungen zwischen den Teilnehmer:innen her, zum Beispiel durch Elemente aus dem Prozessdurchlauf. „Also geben Sie den Entwurf an (Kollege Y), und bei ihm wird dann das Gutachten erstellt?“ So entsteht nach und nach ein Bild der Zusammenarbeit im Team. Das hat bei neuen Team-Mitgliedern gleich den Nebeneffekt, dass sie diejenigen sofort vor Augen haben, mit denen sie mehr zu tun haben werden.

Auch eine offene Frage nach der Rollenverteilung ist eine Option, vor allem wenn Sie sich in einer Runde von mehreren ähnlich positionierten Gesprächspartnern befinden, wie bspw. die drei IT-Dienstleister, die Ihr Unternehmen bei der Implementierung unterstützen. „Wie ist denn hier die Rollenverteilung?“ ist eine durchaus plausible Frage in einem ersten gemeinsamen Kick-off-Meeting.

In der Vorstellungsrunde haben Sie weniger Zeit und Raum für Fragen als im Prozessdurchlauf. Dennoch bietet sie eine gute Indikation dafür, wer bereits eine klare Vorstellung der eigenen Rolle hat und wie eindeutig der Ergebnisfluss durch das Team bereits ist. Je nach Phase im Projekt und Ihrem Eindruck aus der Vorstellungsrunde können Sie anschließend gleich einen Vertiefungstermin ansetzen.

Fazit

Alle Techniken der Rollenklärung dienen dem Zweck, Unklarheiten und Missverständnisse aufzudecken und transparent zu machen. Sie müssen nicht alle aufgedeckten Probleme und Schwachstellen im Prozess gleich lösen. Aber Sie sind bereits einen großen Schritt weiter, wenn es Ihnen gelungen ist, anderen Team-Mitgliedern und Stakeholdern aufzuzeigen, dass es Unklarheiten gibt.

Viele Projektbeteiligte meinen, dass nach x Wochen oder mit y Projektdokumenten schon alles geklärt sei und halten die Investition in einen dedizierten Workshop für Zeit- und Ressourcenverschwendung. Wenden Sie eine der hier genannten Techniken an, um ohne weiteres Argumentieren direkt mit der Klärung zu beginnen. Im besten Fall genügt das, und die Unklarheiten sind beseitigt. Falls nicht, zeigt schon ein kurzer Prozessdurchlauf mit einer langen Liste offener Fragen, dass sich die Investition in das Thema lohnt.

Machen Sie sich dabei bewusst, dass Sie den Finger in die Wunde legen. Bleiben Sie mutig und lassen Sie sich nicht beirren. Sie leisten einen wertvollen Beitrag zur Zusammenarbeit im Projekt.

Hinweise:

Interessieren Sie sich für weitere nützliche Praktiken, mit denen Sie ohne Feuergefechte, hohen Blutdruck und Burnout-Risiko Ihren Zielen näher kommen, dann sprechen Sie Angelika Collisi gerne an.

Angelika Collisi
Angelika Collisi

Angelika Collisi coacht Führungskräfte, Projektleiter:innen und ihre Teams. Sie begleitet sie auf ihrem Weg zu erfolgreichen Projekten, guter Zusammenarbeit und glücklichen Kunden – ohne Dauerstress und Burnout. Sie ist Psychologin (M.A.) und hat eine Ausbildung im Holistischen Heilen absolviert. Sie ist zertifizierte Trainerin, Projektmanagerin sowie Business Analystin und hält einen Lehrauftrag für Sozialpsychologie an der Hamburger Fern-Hochschule.

Seit mehr als 15 Jahren unterstützt sie ihre Kund:innen bei ambitionierten Vorhaben von der SAP-Einführung bis zum globalen Pricing-Software-Rollout, vom schnell wachsenden Tech Start-up bis zum landesweiten Telemedizin-Projekt. Vor Beginn ihrer Selbständigkeit im Jahr 2008 war sie in verschiedenen Rollen im Projekt- und Change Management bei der TechData Corporation tätig. Seit 2016 ist sie geschäftsführende Gesellschafterin der Pampiloxa GmbH.