Ivy-Lee-Methode

Ivy-Lee-Methode – Aufgaben priorisiert und fokussiert abarbeiten

Die Ivy-Lee-Methode ist eine Technik im Zeitmanagement, die mit einer priorisierten Aufgabenliste die geplante, konzentrierte Abarbeitung von Aufgaben propagiert. Die Methode gilt als besonders einfach, da sie leicht umzusetzen ist, und dabei hilft, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Zudem regt sie an, die Priorisierung von Aufgaben regelmäßig zu überprüfen und ggf. anzupassen, was dazu beiträgt, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen und aktuelle Verschiebungen berücksichtigt werden.

Zu den Herausforderungen bei der Beherrschung der Ivy-Lee-Methode gehört es, sich an die Priorisierung der Aufgaben zu halten, konzentriert zu bleiben, Ablenkungen zu vermeiden und sich nicht von weniger wichtigen Aufgaben ablenken zu lassen. Insbesondere wenn Menschen in mehreren Projekten arbeiten, das Telefon regelmäßig klingelt, permanent neue Informationen im E-Mail-Postfach landen, klingt das in der Theorie deutlich einfacher als es in der Praxis ist.

25.000-Dollar-Methode oder die Charles-Schwab-Anekdote

Die Ivy-Lee-Methode wird manchmal auch als „25.000-Dollar-Methode“ bezeichnet. Diese Bezeichnung geht auf eine Anekdote¹ mit Charles M. Schwab², dem Präsidenten der Bethlehem Steel Corporation in Pennsylvania und seinerzeit einem der reichsten Männer der Welt zurück. Schwab sprach 1918 den US-amerikanischen Kommunikationsmanager und Mitbegründer des modernen Public Relations Ivy Lee³ an, da er nach einer Möglichkeit suchte, die Produktivität seiner Mitarbeiter zu verbessern. Der Anekdote nach erläuterte Lee seine Methode 15 Minuten lang und vereinbarte, dass eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern die Methode nutzen würde. Schwab dürfte nach drei Monaten frei entscheiden, was ihm diese Methode an Honorar Wert sei. Drei Monate später zahlte er für die damalige Zeit beeindruckende 25.000 Dollar als Honorar und sprach von der „besten und gewinnbringendsten Lektion seines Lebens“.

Der Ablauf der Ivy-Lee-Methode

Das Vorgehen der Ivy-Lee-Methode ist relativ einfach:

• Am Ende eines jeden Arbeitstages nehmen Sie sich genügend Zeit, um wesentliche Aufgaben für den nächsten Arbeitstag in einer Liste zu erfassen.
• Priorisieren Sie die wichtigsten 6 Aufgaben. Diese gilt es am nächsten Tag nacheinander abzuarbeiten.
• Beginnen Sie ohne Aufschub am nächsten Arbeitstag mit der ersten und damit wichtigsten Aufgabe.
• Haben Sie die Aufgabe erledigt, machen Sie eine kurze Pause, überprüfen Sie die Prioritäten der anderen Aufgaben, passen Sie diese ggf. an und realisieren Sie wieder die wichtigste Pause.
• Wiederholen Sie diesen Ablauf, bis alle Aufgaben erledigt sind.
• Am Ende des Arbeitstags erstellen Sie eine neue Liste mit wesentlichen Aufgaben für den kommenden Arbeitstag.

Klingt einfach, oder?

Anspruch und Realität der Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode erblickte 1918 das Licht der Welt. Damals funktionierte diese Welt aber anders als es unsere heutige Arbeitswelt tut. Vermutlich hat sich auch der Anspruch, möglichst produktiv zu arbeiten, in den letzten 100 Jahren verstärkt. Was sich aber sicherlich verändert hat, ist der Grad an Ablenkung heutzutage. Menschen erhalten permanent E-Mails mit Anfragen, Wünschen, Ideen, Problemen. Das Telefon klingelt ohne Unterlass. Kollegen suchen ein offenes Ohr und/oder fachliche Unterstützung. Meeting folgt auf Meeting, Videokonferenz auf Videokonferenz, Chat auf Chat. Das heutige Arbeitsleben ist von Schnelllebigkeit, Reaktionsfähigkeit, Umsatzdruck geprägt. Von Deadlines, interdisziplinären Teams und unendlich vielen Tools…

Die Ivy-Lee-Methode ist – einfach ausgedrückt – nichts anderes als eine priorisierte To-do-Liste. Und damit gehen einige Fragen in der Praxis einher:

• Wie erfolgt die Priorisierung? Evtl. nach Wichtigkeit oder nach Dringlichkeit, wie es die Eisenhower Matrix empfiehlt?
• Wie viel Zeit des Tages sollte verplant werden und wie viel Zeit lässt sich tatsächlich planen?
• Wie viel Puffer sollte bei der Planung einzelner Aufgaben berücksichtigt werden?
• Wie umfangreich sollten/können einzelne Aufgaben sein?
• Was passiert mit Aufgaben, die sich delegieren lassen? (Hier lohnt sich ein Blick auf Delegation Poker!)
• Was passiert mit Aufgaben, die im Verbund mit Kollegen bearbeitet werden?
• Welche Rollen spielen Fertigstellungsgrade?
• Wie lassen sich Ablenkungen und Störungen vermeiden?
• Was passiert mit der Planung, wenn früh morgens neue dringende oder wichtige Aufgaben auftauchen?
• Sollten unerledigte Aufgaben automatisch auf dem folgenden Tagesplan landen?

Die Liste an Fragen lässt sich beliebig verlängern. Einerseits bedeutet dies, dass die Ivy-Lee-Methode in ihrer Einfachheit nicht alle Themenbereiche abdeckt und für alle Situationen passt. Andererseits trägt sie aber auch dazu bei, die persönliche Produktivität zu steigern, indem sie das konzentrierte Arbeiten an wichtigen Aufgaben in den Fokus rückt. Und dieser persönliche Fokus auf individuelle Tätigkeiten ist auch in unserer heutigen Arbeitswelt ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Tipps beim Arbeiten mit der Ivy-Lee-Methode

Es gibt einige Tipps bei der Nutzung der Ivy-Lee-Methode:

• Definieren Sie für sich, wie viele Aufgaben Sie auf Ihre Tagesliste nehmen. Ob es 6, 7 oder 8 sind, ist sekundär. Der Ansatz verschafft Ihnen eine Struktur, die Ihren Arbeitstag erleichtern soll.
• Verplanen Sie nicht Ihren gesamten Arbeitstag – das muss praktisch scheitern. Dafür gibt es zu viele Unwägbarkeiten und Ablenkungen. Finden Sie für sich heraus, ob es bspw. Sinn ergibt, „lediglich“ die Hälfte des Arbeitstages zu verplanen. So haben Sie einen Puffer für andere Tätigkeiten und evtl. auch etwas weniger Druck.
• Überlegen Sie sich, welche Hilfsmittel für Ihre Zeitplanung hilfreich sind. Evtl. hilft ein Ansatz wie die Pomodoro-Technik, die im Wechsel 25-minütige Arbeitsintervalle und 5-minütige Pausen propagiert?

Und zu guter Letzt sprechen Sie mit Ihren Kollegen, wie diese ihre Aufgaben planen. Was funktioniert bei ihnen gut, welche Herausforderungen müssen sie meistern, welche Erfahrungen haben sie gesammelt? Die Antworten helfen idealerweise dabei, Ihre Produktivität ein kleines bisschen zu verbessern. Charles M. Schwab würde es sicher gefallen!

Hinweise:

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[1] Ivy Lee war bekanntermaßen ein ausgewiesener Kommunikationsfachmann. Es ist daher anzunehmen, dass sich die Geschichte evtl. nicht vollumfänglich wie beschrieben abgespielt hat. Als Anekdote stellt sie jedoch die Bedeutung und den Wert von effektivem Arbeit eindrucksvoll ins Schaufenster und damit erreicht sie wohl ihren Zweck.
[2] Charles M. Schwab
[3] Ivy Lee

Hier finden Sie ein Video, dass die Ivy-Lee-Methode schematisch erläutert.