Impediment

Die Aufgaben des Scrum Masters im Kontext von Impediments

Der Scrum Master ist für die Einhaltung der Elemente und Regeln von Scrum und die Implementierung im Unternehmen verantwortlich. Er sorgt für die Durchführung von Events und schützt das Team vor unberechtigten Eingriffen während des Sprints. Je nach Verabredung innerhalb einer Organisation könnte es seine Aufgabe sein, Impediments zu dokumentieren, diese gegebenenfalls zu beseitigen und bei Bedarf das Unternehmensmanagement einzubinden. Da der Scrum Master versucht, das Entwicklungsteam auf dem Weg zu Selbstmanagement zu unterstützen, ist es in der realen Praxis wichtig, einige Punkte eindeutig zu klären:

• Handelt es sich um ein Impediment und könnte das Team das Hindernis selbst beseitigen?
• Ist es notwendig, das Impediment zu beseitigen?
• Und wo liegt das konkrete, das wirkliche Problem?

Damit überhaupt Impediments kommuniziert werden, sollte der Scrum Master die Entwickler ermutigen, Probleme zu benennen und gegebenenfalls auch selbst zu beseitigen. Beides ist nur möglich, sofern gegenseitiges Vertrauen herrscht.

Die Visualisierung mit Impediment Boards

Ein Impediment Board visualisiert Probleme und Hindernisse, die ein Team oder einzelne Teammitglieder bei der Arbeit einschränken. Es lässt sich auch als Darstellung der Lebenszyklen einzelner Hindernisse verstehen. Der Vorteil des Impediment Boards liegt in der Einfachheit der Visualisierung und im Informationszugang. Die Visualisierung erfolgt meist in einer Darstellung mit drei oder vier Spalten. Die erste Spalte „Identifizierte Probleme“ ist optional, denn jedes weitere Problem könnte auch direkt in der Spalte „Zu erledigen“ landen. Insgesamt zeigen die Spalten die Zustände der Hindernisse an.

Idealerweise sollten alle Beteiligten Zugang zur Darstellung haben, denn so können sie leicht erkennen, welche Hindernisse identifiziert wurden und wie deren Bearbeitungsstand ist. Dies trägt sukzessive zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen bei und steigert die Transparenz. Auch die Verbindlichkeit nimmt zu, denn es wird schnell klar, dass es ein Ziel ist, konkrete Probleme zu beseitigen. Und das führt auch zu einem Gefühl der Wertschätzung untereinander, denn Probleme werden ernstgenommen und schrittweise beseitigt.

Es gibt Organisationen, die kennzeichnen Impediments direkt auf dem Taskboard, entweder durch kleine Markierungen wie Punkte an einem Task oder über einen separaten Bereich neben den Tasks. „Je mehr Hindernisse im Zuge des Sprints so dokumentiert werden, desto mehr ist die Erreichung gefährdet“ – so könnte eine Interpretation lauten. Inhaltlich ist eine solche Deutung allerdings ungenau, zumal sich aus der Menge der Impediments nicht direkt das Risiko für das Verpassen des Sprint-Ziels ableiten lässt. Es empfiehlt sich also die Nutzung eines Impediment Boards, evtl. sogar mit einer Anreicherung von zusätzlichen Informationen wie Hinweise zur Lösung der Probleme, mögliche Kennzahlen und Prioritäten, Ansprechpartner für Lösungen oder Zeitfenster. Der Kreativität sind hier wenige Grenzen gesetzt.

Die Verwaltung von Impediments

Es gibt zwei Möglichkeiten zur Verwaltung von Impediments: neben dem bereits beschriebenen Impediment Board bietet sich auch die Verwaltung in Backlogs an. In manchen Organisationen werden beide Techniken zum Umgang mit Hindernissen parallel genutzt. Die Meinungen gehen auseinander, ob es sinnvoll ist, ein separates Impediment Backlog zu pflegen oder ob es nicht ausreicht, die Hindernisse mit entsprechender Kennzeichnung in das allgemeine Backlog aufzunehmen.

Beispiele für Impediments

Grundsätzlich kann ein Impediment alles sein, was ein Team bei der Ausübung seiner Tätigkeiten behindert. Beispiele:

• Der Scrum Master weilt zu häufig im Home Office.
• Der Product Owner ist zu selten verfügbar.
• Es gibt kranke Mitarbeiter und damit ist das Sprint-Ziel gefährdet.
• Es gibt nicht genügend Softwarelizenzen zur parallelen Nutzung im Team.
• Es fehlen Skills im Team.
• Die Monitore sind zu klein und die Rechner veraltet.
• Es gibt Verzögerungen bei Lieferanten.
• Es gibt einen Konflikt zwischen Teammitgliedern.
• Ich habe ein Problem mit dem Debuggen von XYZ.
• Die User Storys sind schlecht formuliert.

Nicht alle der genannten Beispiele müssen Impediments sein, denn ein Problem ist erst dann ein Impediment, wenn es die Fähigkeiten des Selbstmanagements des Teams überschreitet. Ein Mangel an Skills könnte möglicherweise ein Hindernis sein, das ein Team über die Zeit selbst löst. Möglicherweise lässt sich auch ein Konflikt zwischen Teammitgliedern durch eine moderierte Diskussion beseitigen. Eine etwas andere Interpretation trennt zwischen internen und externen Impediments. In der gängigen Definition existieren keine internen Impediments, denn diese können vom Team selbst gelöst werden. Um die Lösung externer Probleme kümmert sich der Scrum Master entweder allein oder mit dem Team, in Kooperation mit dem Management oder mit einem „Dritten“.

Herausforderungen bei Impediments

Es gibt einige Herausforderungen beim Arbeiten mit Impediments:

• Wichtig ist, dass die Probleme, die ggf. vom Scrum Master verwaltet werden, nicht in einem Backlog verschwinden, sondern jederzeit für das Team leicht zugänglich sind, Dies fördert die Auseinandersetzung und Lösung der Probleme und verhindert das Verdrängen oder gar Vergessen.
• Selbst bei einer sehr guten Zusammenarbeit in einem Team lässt sich noch etwas verbessern. Es ist daher praktisch unmöglich, dass ein Impediment Board leer ist. Gegebenenfalls muss der Scrum Master bei der Identifikation stärker helfen oder ein offeneres Klima zur Kommunikation schaffen.
• Ändert sich an den Zuständen der Probleme nichts, wird die Arbeit mit Impediments, das Wirken und Können des Scrum Masters und das Standing des Teams als Ganzes in Frage gestellt. Dies sollte unbedingt vermieden werden.
• Summieren sich die Hindernisse ohne dass andere beseitigt werden, ist nicht nur das Sprint-Ziel sondern möglicherweise das gesamte Vorhaben gefährdet. Dies muss zu einer Eskalation führen, zur Priorisierung der Probleme und gegebenenfalls zu Unterstützung durch eine zusätzliche Kraft von „außen“.
• Der Scrum Master ist praktisch nie alleine für die Beseitigung der Probleme verantwortlich. Es sollte das Interesse der gesamten Organisation sein – gegebenenfalls nach inhaltlicher Diskussion – sämtliche Hemmnisse aus dem Weg zu räumen.

Abhängig von der Größe eines Problems ist die zügige Problemlösung nicht immer einfach. Auch in solchen Fällen sollte der Fortschritt dokumentiert und offen mit dem Team und dem Management darüber kommuniziert werden.

Tipps und Tricks bei Impediments

Der Umgang mit Impediments ist nicht immer einfach. Es gibt eine Reihe von Tipps und Tricks, die bei der Dokumentation und der Beseitigung der Hindernisse helfen können:

• Es gibt keinen Grund auf das nächste Daily Scrum zu warten, um ein drängendes Problem zu kommunizieren. Fällt der Scanner, die Klimaanlage oder der Computer aus, ist schnelle Hilfe notwendig.
• Nicht nur beim Daily Scrum sondern auch beim Umgang mit Impediments bietet sich eine Orientierung am Sprint-Ziel an. Wenn ein Hindernis das Sprint-Ziel gefährdet, dann ist es auf jeden Fall zügig zu beheben.
• Die Dokumentation von beseitigten Problemen vermittelt ein gutes Gefühl – leicht lassen sich die „Erfolge“ auch über einen Sprint hinaus, bspw. für ein gesamtes Release, visualisieren.
• Beim Umgang mit Problemen ist Vertrauen sehr wichtig.  Mögliche Konflikte, fehlende Skills oder Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit mit dem Product Owner oder dem Scrum Master betreffen das Team. Eine Visualisierung per Impediment Board, das für jeden – und damit auch für Teamexterne oder gar Kunden – sichtbar im Raum steht, könnte dieses Vertrauen untergraben.
• Die Dokumentation der Hindernisse könnte als Input für das Sprint Review und die Sprint Retrospektive genutzt werden.
• Gegebenenfalls macht eine Priorisierung von Problemen Sinn. So wird klar, dass eine Blockade, also ein Hemmnis für eine einzige Aufgabe weniger wichtig sein kann, als ein Impediment, das den gesamten Fortschritt im Sprint gefährdet.
• Selbst wenn der Scrum Master primär dafür sorgen sollte, dass Probleme beseitigt werden, so ist auch der Product Owner eine wichtige Rolle. Er ist neben dem Scrum Team derjenige, der mit Stakeholdern kommuniziert, mit Zuliefern arbeitet und mit dem Unternehmensmanagement kommuniziert. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Scrum Master und Product Owner ist also sehr wichtig.

Die Beseitigung von Impediments ist eine Fähigkeit, die der Scrum Master und das Scrum Team über die Zeit perfektionieren können. Es ist nicht unüblich, dass bspw. die Visualisierung des Impediment Boards über die Zeit variiert, vielleicht kommen zusätzliche Informationen mit auf das Board, vielleicht verschwinden manche andere Informationen wieder. Wichtig ist, dass es ein Hilfsmittel ist, um Probleme so schnell und nachhaltig wie möglich zu beseitigen.

Hinweise:

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Hier finden Sie einen Podcast zum Thema: Als Scrum Master Hindernisse beseitigen.

Hier finden Sie einen Beitrag über Visible and Invisible Impediments von Robert Galen.

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