RACI-Matrix

Inhaltsverzeichnis: Definition – Interpretation – Vorteile und Nachteile – Tipps – Varianten oder Alternativen – Download – Hinweise

Wissen kompakt: Die RACI-Matrix ist ein Hilfsmittel zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten. RACI ist ein Akronym der Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed.

RACI-Matrix – Verantwortlichkeiten übersichtlich darstellen

Je mehr Beteiligte bei einem Projekt oder einer Entwicklung mitwirken und je umfangreicher das Projekt oder die Entwicklung ist, desto schwieriger ist es, Verantwortlichkeiten zu definieren und den Überblick über Verantwortlichkeiten zu behalten. Die RACI-Matrix – manchmal auch als gleichnamiges Diagramm bezeichnet – ist ein Hilfsmittel zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten. RACI ist ein Akronym und steht für

Responsible
Accountable
Consulted
Informed.

Meist werden die Tätigkeiten, Arbeitspakte, Aufgaben oder erwarteten Ergebnisse entlang der Y-Achse, die beteiligten Mitarbeiter entlang der X-Achse dargestellt. Die Darstellung selbst kann eine Buchstabenzuordnung, eine Farbcodierung oder eine Kombination aus beidem nutzen.

RACI-Matrix - die übersichtliche Darstellung von Verantwortlichkeiten

Die Interpretation von RACI

Diese vier Begriffe werden meist wie folgt interpretiert:

R wie Responsible

Eine Rolle bzw. ein konkreter Mitarbeiter ist verantwortlich für die Durchführung einer Aktivität; ihr oder ihm obliegt die Durchführungsverantwortung. Responsible kann aber auch bedeuten, dass die Rolle oder der Mitarbeiter die Durchführung “lediglich” initiiert und die Tätigkeiten von anderen Rollen oder Mitarbeitenden übernommen werden. In manchen Fällen wird Responsible auch als disziplinarische Verantwortung verstanden.

A wie Accountable

Eine Rolle bzw. ein konkreter Mitarbeiter ist im kaufmännischen und/oder juristischen Sinne rechenschaftspflichtig. Accountable bedeutet oftmals auch, dass die Rolle oder der Mitarbeiter Projekte freigibt, Aufgaben genehmigt oder Kosten und Rechnungen abzeichnet.

C wie Consulted

Eine Rolle bzw. ein konkreter Mitarbeiter, der zu einer Tätigkeit gehört werden sollte, da sie oder er über Informationen, Kenntnisse oder Erfahrungen verfügt, die zur Umsetzung der Tätigkeit oder Realisierung eines Ergebnisses wichtig sind.

I wie Informed

Eine Rolle bzw. ein konkreter Mitarbeiter, der über eine Tätigkeit informiert werden soll. Hier lässt sich zwischen Informationsrecht (die Rolle bzw. der Mitarbeiter hat das Recht auf Information) und Informationspflicht (die Rolle bzw. der Mitarbeiter muss – evtl. auch zyklisch – über Tätigkeiten oder Ergebnisse und deren Fortschritt informiert werden).

Aus diesen unterschiedlichen Interpretationen lässt sich leicht ableiten, dass jede Organisation, die eine RACI-Matrix nutzt, Einigkeit über die Bedeutung der Begrifflichkeiten und der daraus abgeleitete Konsequenzen gewinnen muss.

RACI-Matrix – Vorteile und Nachteile

Die RACI-Matrix bietet einige Vorteile und hat auch einige Nachteile. Hier finden Sie einige Vorteile:

Die Darstellung ist leicht zu erstellen und zu verstehen. Herrscht Einigkeit über die Interpretation der Begriffe ist sie ein nützliches Instrument zur Kommunikationsgestaltung.
Die Matrix eignet sich nicht nur zur Visualisierung von Verantwortlichkeiten, sondern auch zur Definition selbiger. Gleichzeitig steigert sie das Verständnis untereinander, wer für was verantwortlich ist und wer bei welchen Tätigkeiten wie eingebunden muss oder sollte.
Auch bei der Modellierung von Geschäftsprozessen ist RACI sehr wertvoll für die Definition von Schnittstellen.
Die Darstellung – sofern jedem bekannt und entsprechend leicht zugänglich – reduziert Konfliktpotentiale aufgrund ausbleibender Kommunikation und/oder unklaren Verantwortungsbereichen.
Für die Darstellung reichen in vielen Fällen ein Whiteboard oder eine Wand im Büro und einige Post-Its. Zusätzlich finden sich im Internet zahlreiche Vorlagen bspw. für MS Excel oder MS PowerPoint.

Und hier finden Sie einige Nachteile bzw. Herausforderungen in der Praxis:

Die RACI-Matrix wirkt häufig übersichtlich und klar. Bei steigender Anzahl von Tätigkeiten und Beteiligten lässt diese Übersichtlichkeit oftmals nach. Wird die Darstellung bspw. auf einer Website genutzt, lassen sich Informationen häufig nur durch Scrollen erreichen. Hinzu kommt, dass moderne Websites ein Responsive-Design verwenden, so dass Darstellungen mit vielen Spalten nicht immer gut zu lesen sind.
Die Darstellung suggeriert ein eindeutiges Bild von Verantwortlichkeiten. In vielen Organisationen, in denen bspw. im Team auf Augenhöhe und mittels Team-Commitment gearbeitet wird, ist diese Eindeutigkeit aber nicht gegeben.
Manchmal wird argumentiert, dass Rollen bzw. Mitarbeiter durch die Darstellung immer wüssten, welche Aufgaben sie zu erledigen haben. Im Unternehmensalltag sind aber viele Tätigkeiten zu kleinteilig, um sie entsprechend zu visualisieren. Darüber hinaus wirken Rollen bzw. Mitarbeiter häufig an Tätigkeiten mit, d.h. Sie unterstützen die Ausführung und Umsetzung. Diese mitwirkenden Personen werden jedoch nicht explizit visualisiert, so dass häufig weitere Hilfsmittel oder Tools benötigt werden.
Und last but not least definiert die RACI-Matrix nicht, wer wen informiert. Es wird also bspw. festgelegt, wer informiert oder konsultiert werden sollte, wer die Information bereitstellt oder entsprechende Informationen einholt, lässt sich aus der Visualisierung nicht ableiten.

Tipps zur RACI-Matrix

Es gibt eine Reihe von Tipps zur Anwendung von RACI:

Oftmals ist es nicht einfach, “nur” eine Person zu definieren, die Responsible oder Accountable ist. Gelten also mehrere Personen als verantwortlich, könnte es sich anbieten, Tätigkeiten zu splitten bzw. aufzuteilen.

Die Darstellung definiert vier Verantwortungsbereiche, in der Praxis gibt es häufig mehr: Mitwirkende Mitarbeiter, die in der Darstellung nicht erwähnt werden, Stakeholder, die evtl. außerhalb der Organisationseinheit “wohnen”, Lieferanten, die zwar für die Einhaltung von Zusagen verantwortlich sind, die aber keinerlei Bezug zu einem internen RACI-Diagramm haben. Diese zusätzlichen Rollen, Mitarbeiter oder Institutionen müssen in der Praxis dennoch berücksichtigt werden.

Die RACI-Matrix ist nicht nur ein Hilfsmittel zur Visualisierung von Verantwortung, sondern auch für die Analyse dieser Verantwortung. Im Zuge der Analyse bietet es sich an, auch über die Bereitstellung von Informationen (Status: Informed) oder das Einholen von Tipps (Status: Consulted) nachzudenken und dies entsprechend zu regeln.

Es empfiehlt sich auch, regelmäßig den Einsatz des Diagramms zu hinterfragen. Bietet die Darstellung die erhofften Vorteile? Wie lässt sich die Anwendung verbessern. Oder: vielleicht macht es auch Sinn auf den Einsatz zu verzichten, wenn sich die Realität eines Unternehmens nicht entsprechend darstellen und zuordnen lässt.

RACI Varianten oder Alternativen

Es gibt eine Reihe von Varianten oder Alternativen, die einen ähnlichen Matrix-Ansatz verfolgen, aber andere Begriffe verwenden. Hier finden Sie einige dieser Varianten:

RASCI: Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed. Support adressiert eine Rolle oder einen Mitarbeiter, der bei einer Tätigkeit mitwirkt und so die Umsetzung unterstützt. Da die Abgrenzung zwischen S und C nicht immer einfach ist, gibt es Organisationen, die C-Rollen oder -Mitarbeiter mit einem Veto-Recht zu versehen.
RACIO: Responsible, Accountable, Consulted, Informend, Omitted. Omitteld steht für ausgelassen und benennt explizit Mitarbeitende, die nichts mit der Durchführung einer konkreten Tätigkeit in Verbindung stehen. In manchen Publikationen wird auch von CAIRO gesprochen.
RACI-VS: Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed, Verify, Signatory. Verify benennt eine Rolle bzw. einen Mitarbeiter, die oder der ein Ergebnis – bspw. anhand definierter Akzeptanzkriterien – überprüft. Signatory adressiert die Bestätigung dieser Überprüfung. Im Vergleich zu RACI werden also zwei weitere Verantwortungsbereiche definiert.
REWA: Responsible, Expert, Work, Approver. Der Expert entspricht ungefähr dem “Consulted” von RACI, Work adressiert die tatsächliche Ausführung einer Tätigkeit und A steht für Approver und somit für die Abnahme einer Tätigkeit bzw. eines Ergebnisses.

Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Alternativen, die unterschiedlich verbreitet sind wie bspw. IPCARSED (Initiation, Preparation, Consultation, Approval, Release, Supervision, Execution und Distribution), oder im deutschsprachigen Raum VIMAF (Verantwortlich, Information, Mitwirkung, Abstimmung, Freigabe), IBZED (Information, Beratung, Zustimmung, Entscheidung und Durchführung) oder DEMI (Durchführung, Ergebnis, Mitarbeit und Information). Inwiefern diese Alternativen einen Mehrwert gegenüber RACI bieten, sollten Organisationen für sich im Einzelfall entscheiden.