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Wochenbericht

Wöchentliche Projektberichte erstellen

Projekte entwickeln sich – manchmal wie geplant, manchmal aber auch nicht wie geplant. Mit einem Wochenbericht dokumentieren Organisationen Entwicklungen in Projekten. In welcher Frequenz Projektberichte erstellt werden, hängt vom Projektumfang, der Dauer des Projekts sowie praktischen und organisatorischen Überlegungen ab: je kürzer ein Projekt ist, desto kürzer sollte der Berichtszeitraum sein, je länger ein Projekt andauert, desto länger können auch Berichtszeiträume sein.

Wie der Name verrät, wird der Wochenbericht wöchentlich, ein Monatsbericht monatlich und ein Quartalsbericht einmal pro Quartal erstellt. Welche Informationen in einem Wochenbericht dokumentiert werden, definieren Unternehmen individuell. Neben einigen Stammdaten wie

  • der Projektname,
  • eine Projektkurzbezeichnung,
  • der Name der Projektleiterin bzw. des Projektleiters,
  • der Projektstart und
  • das Projektende

sind vor allem

  • Statusinformationen sowie
  • die Darstellung der Ist-Situation,
  • mögliche Lösungsansätze bei vorhandenen Problemen und
  • zu treffende Managemententscheidungen sehr nützlich.

Auch das Delegieren von Entscheidungen an Gremien wie bspw. Betriebsrat, Vorstand, Aufsichtsrat, Lenkungsausschuss, Change Control Board oder Gesellschafterversammlung kann in einem Wochenbericht dokumentiert werden.

Grundsätzlich sollte ein Wochenbericht – wie auch sonstige Reports – einen Mehrwert schaffen, in dem er u.a.  Informationen bereitstellt, über die nicht alle involvierten Mitarbeiter verfügen, und Daten aggregiert, um einen guten Überblick über den Fertigstellungsgrad des Projekts zu erhalten. Ein Wochenbericht, der nur erstellt wird, um internen Formalien zu genügen, der lediglich intern abgelegt und nicht gelesen wird, verfehlt seinen Zweck.

Manchmal wird die Kritik geäußert, dass die explizite Erstellung von Wochenberichten bei Verwendung entsprechender Systeme nicht mehr nötig ist, denn solche Reports lassen sich per Knopfdruck erzeugen. Darüber hinaus bieten moderne Systeme häufig die Aggregation und Visualisierung von Daten direkt im Programm an. Als Gegenargument greift evtl. die persönliche, menschliche Beurteilung von verantwortlichen Mitarbeitern, die nicht nur auf Zahlen und Daten, sondern auf Erfahrung basiert.

Hinweis:

Eine Vorlage zur Erfassung eines Wochenberichts für Projekte finden Sie hier  »

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