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Wie gelingt eine optimale Softwareeinführung?

Welche Strategien gibt es, welche Schritte sind sinnvoll und welche Tipps und Tricks helfen?

Softwareeinführung – Definition

Der Begriff „Softwareeinführung“ beschreibt den Vorgang zur zukünftigen Nutzung einer Software in einer Organisation. Häufig wird er gleichgesetzt mit eher technischen Aufgaben wie bspw. Softwareverteilung, Installation und Konfiguration. Eine solche Interpretation vernachlässigt jedoch die Anwender und führt leicht zu mangelnder Softwareakzeptanz.

Bei der Definition der richtigen Vorgehensweise zur Einführung einer neuen Software spielt natürlich die Art und der Umfang der Software eine wichtige Rolle: eine App die mit einem Klick auf einem Handy installiert wird, erfordert weniger Aufwand als die Einführung eines neuen Grafikprogramms in der Marketingabteilung oder ein neues ERP-System, dass an mehreren Standorten ausgerollt werden soll.

Softwareeinführung und Kosten

  • bei der Definition von Anforderungs- und Kriterienkatalogen,
  • bei der Vorauswahl und der Auswahl von Lösungen,
  • durch mögliche Anpassungen,
  • durch den Erwerb von Lizenzen und der anschließenden Wartung und Pflege.

Leicht führt dies in Organisationen zu Überlegungen, die Softwareeinführung so kostengünstig wie möglich durchzuführen. Oder positiv formuliert: wie gelingt eine optimale Softwareeinführung? Welche Strategien und welche Schritte sind empfehlenswert?

Die mangelnde Akzeptanz einer Software

Software optimal in Organisationen einführen

Phasen der Softwareeinführung

Für die Einführung einer Software gilt es, in Phasen zu operieren und Ziele festzulegen, Anwendungsgruppen zu integrieren, Verantwortlichkeiten zu bestimmen und die Durchführung aktiv zu steuern.

Die Definition von Zielen

Wie ist die konkrete Situation, welche Ziele gibt es und wie messen Sie den Erfolg? Bevor Sie mit der Einführung einer Software beginnen, sollten Sie die Ausgangssituation analysieren. Folgende Fragen gilt es mindestens zu beantworten:

  • Welche Anwendergruppen gibt es und was ist in jeder Gruppe zu beachten?
  • Welche Konflikte, Sorgen und Ängste bestehen in den Anwendergruppen, bei einzelnen Anwendern und zwischen Anwendergruppen?
  • Welche Ziele hat jede Anwendergruppe und jeder Anwender?

Neben der Auseinandersetzung mit den Anwendern stellen sich Fragen zum Einsatzgebiet der neuen Software:

  • Müssen Prozesse an die Software angepasst werden?
  • Lässt sich die Software an gelebte und etablierte Prozesse anpassen?
  • Sollen neue Abläufe gleichzeitig mit der neuen Software implementiert werden?

Neben den Prozessen und Zielen ist auch die Auseinandersetzung mit den Ergebnissen wichtig:

  • Was soll mit der Softwareeinführung konkret erreicht werden?
  • Was soll nach der Einführung anders, schneller, besser, sicherer sein?
  • Woran merken die Anwender, die Anwendergruppen und die gesamte Organisation, dass sich etwas positiv verändert hat?

 

Die Bestimmung der Rahmenbedingungen

Häufig wird eine Software im Zuge eines Projekts eingeführt. Klären Sie unbedingt die Ansprechpartner, die Bedeutung der Einführung und damit die Bedeutung des Projekts:

  • Wer sind die internen Ansprechpartner im Unternehmen und bei Lieferanten?
  • Wie erfolgt die Kommunikation mit den Ansprechpartnern?
  • Wie groß ist das Commitment des Managements?
  • Welche Priorität genießt die Einführung im Vergleich zu laufenden Tätigkeiten der Ansprechpartner und der zukünftigen Benutzer?
  • Wie wichtig ist das Projekt im Vergleich zu anderen, parallelen Projekten?
  • Wer ist nach der Einführung der verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen und wer wirkt bei der Einführung aktiv mit?

 

Die erfolgreiche Durchführung

Nachdem Sie die Ziele und Rahmenbedingungen festgelegt haben, dürfen Sie nun noch ein zielgerichtetes Vorgehen definieren. Dabei steht der Anwender im Mittelpunkt, denn nur wenn er einen Nutzen von der neuen Software hat, wird er die Software dauerhaft einsetzen, und nur dann kann sich auch ein Unternehmensnutzen einstellen. Folgende Aspekte sind beim Vorgehen u.a. zu beachten:

  • Festlegung der groben und detaillierten Vorgehensweise inklusive Terminierung und Überwachung von Quality Gates.
  • Schulungsbedarfsanalyse, Entwicklung von Schulungsprofilen, Schulungskoordination und ggfs. Vergabe von Zertifikaten.
  • Schulungen von Anwendergruppen, Teams und Key Usern mit Vertiefungen und Nachschulungsmöglichkeiten.
  • Pilotbetrieb, Go Live Support und After Go Live Support, sowie laufendes Projektcoaching.
  • Institutionalisiertes Feedback zur Qualitätssicherung und Gewinnung neuer Anforderungen, ggfs. offene Anwenderdiskussionen und Austausch mit dem Management.
  • Konfiguration und Anpassung der Software anhand des Anwenderfeedbacks.

 

Der Umfang einer Softwareeinführung hängt von der Art der einzuführenden Software und den damit verbundenen Zielen ab. Der wichtigste Faktor bei der Einführung ist der Anwender, denn ohne seine Akzeptanz wird die Einführung die gesteckten Ziele nicht erreichen. Darin liegt die Notwendigkeit einer geplanten, strukturierten Einführung begründet.

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Die Einführung zum Stichtag oder in Iterationen

Strategien zur Softwareeinführung

Grundsätzlich gibt es zwei Strategien zur Softwareeinführung: die Einführung zu einem Stichtag mit einem Big Bang oder in Iterationen.

Big Bang Strategie

Bei einer Big Bang Einführung wird die neue Software vollständig zu einem klar definierten Zeitpunkt – bei größeren Organisationen auch über alle Standorte und Abteilungen hinweg – in Betrieb genommen. Diese Strategie wird auch als „one-and-done-deal“ bezeichnet. Idealerweise findet die Inbetriebnahme zu eher unkritischen Zeiten, an Wochenenden, Feiertagen oder in Urlaubszeiten statt. Ziel der Big Bang Einführung ist die vollständige Verfügbarkeit der Software an den Arbeitsplätzen und den Endgeräten der Mitarbeiter zum definierten Zeitpunkt.

Vorteile und Nachteile der Big Bang Strategie:

  • Im Vergleich zur iterativen Einführung gilt sie als kostengünstiger, da die Organisation nur die Wartungs- und Pflegekosten einer Anwendung tragen muss.
  • Die Umstellung für alle Anwender zum definierten Zeitpunkt sorgt für eine sofortige Änderung der Abläufe und Prozesse und in der Folge für einen schnelleren Return on Investment.
  • Demgegenüber stehen verschiedene Risiken wie bspw.
    + die Verschiebung der Freigabe durch laufende Anforderungsänderungen,
    + fehlende Schulung der Mitarbeiter,
    + mangelnde Migration von Daten aus vorhandenen Systemen, etc.
    Diese Risiken können zu einer sinkenden Produktivität und zu einem Mangel an Akzeptanz durch die Anwender führen.

 

Strategie der iterativen Einführung

Die iterative Softwareeinführung erfolgt in Phasen als Reihe von Schritten. Sie unterstützt implizit auch die Parallelisierung, also die übergangsweise, gleichzeitige Nutzung vorhandener und neuer Software. Bei der iterativen Einführung lassen sich Komponenten einzeln – bspw. an verschiedenen Standorten oder für verschiedene Abteilungen – bereitstellen. Anwender können so frühzeitig Erfahrungen mit Teilen der neuen Software sammeln und gleichzeitig sinkt die Gefahr eines Scheiterns im Vergleich zur Big Bang Einführung.

Vorteile und Nachteile der iterativen Strategie:

  • Durch das schrittweise Vorgehen und die frühzeitigen Rückmeldungen der Anwender lassen sich Anpassungen schon während der Einführung vornehmen.
  • Die Organisation hat mehr Zeit, ihre Mitarbeiter zu schulen. Und die Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf das neue System einzustellen.
  • Da die Bereitstellung über einen längeren Zeitraum erfolgt, müssen Anwender mehrere Systeme parallel verwenden. Höhere Aufwände drohen.
  • Die Kosten sind relativ hoch, denn die Organisation muss Ressourcen für die Pflege der vorhandenen und der neuen Software sowie aller temporären Schnittstellen für die Verknüpfung der beiden Lösungen bereitstellen.
  • Bei einer Einführung über einen längeren Zeitraum besteht die Gefahr äußerer Faktoren wie drohende Kosteneinsparungen, eine veränderte Ausrichtung oder Umstrukturierungsmaßnahmen. Dies kann dazu führen, dass die neue Software niemals vollständig eingeführt wird und somit wenig oder gar keinen Nutzen bietet.

 

Allgemeingültig lässt sich nicht bestimmen, welche der beiden Strategien besser ist.  Jedes Unternehmen muss seinen einen eigenen Weg finden und ein passendes Vorgehen definieren.

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Hilfsmittel und sinnvolle Maßnahmen

Tipps und Tricks zur optimalen Softwareeinführung

Es gibt noch eine ganze Reihe von Tipps und Tricks, die Sie bei der Softwareeinführung beachten sollten, um so auch die Risiken einer schlechten Softwareeinführung zu minimieren:

  • Sorgen Sie für klare Verantwortlichkeiten und Rollen, holen Sie sich Unterstützung durch die Geschäftsleitung und vereinbaren Sie Entscheidungswege.
  • Achten Sie auf die Stimmungslage bei den Anwendern und binden Sie diese so oft und sinnvoll wie möglich ein .
  • Kommunizieren Sie offen und ehrlich mit den Anwendern.
  • Vermeiden Sie Personalwechsel während der Einführung.
  • Nutzen Sie wenn möglich Experten und Expertenwissen und lassen Sie die Software nicht von einem Praktikanten einführen.
  • Dokumentieren und kommunizieren Sie Entscheidungen mit entsprechenden Gründen und testen Sie bevor Sie mit der neuen Software live gehen.
  • Sparen Sie nicht bei Schulungen.
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