Projektsponsor

Projektsponsor – ein Stakeholder mit besonderem Interesse an einem Projekt

Ein Sponsor ist eine Person oder ein Zusammenschluss von Personen, ein Gremium oder eine Institution, die “etwas” fördert, um damit ein Ziel zu erreichen. Handelt es sich bei dem “Etwas” um ein Projekt, spricht man von einem Projektsponsor; die Tätigkeit, die ein Projektsponsor durchführt wird entsprechend als “Projektsponsoring” bezeichnet. Alternativ könnte das “Etwas” auch ein Vorhaben – bspw. die Wahl einer Partei  – oder eine Entwicklung – bspw. die Förderung von alternativen Energiequellen durch eine Regierung – oder eine Organisation – bspw. ein Trikotsponsoring bei einem Sportverein – sein.

Im engeren Sinne umfasst das Projektsponsoring die Bereitstellung oder Beschaffung von Finanzmitteln zur Durchführung eines Projekts, im weiteren Sinne kann es aber auch eine Tätigkeit sein, die bspw. Personal in ausreichender Kapazität allokiert, zielführende Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Projektdurchführung schafft oder mittels Coaching den Projektmanager unterstützt. So oder so handelt es sich bei einem Projektsponsor um einen Stakeholder mit einem besonderem Interesse an dem Projekt.

Aufgaben und Rollen eines Projektsponsors

Es gibt eine Reihe von Begriffen oder Synonymen, die anstelle von Projektsponsor verwendet werden: Bürge (abgleitet aus dem lateinischen Ursprung “spondere” entlehnt), Förderer, Gönner, Spender, Donator, Finanzierer, Geldgeber, Stifter, Wohltäter, Pate oder Schirmherr.  In manchen Publikationen wird der Projektsponsor mit dem Projektauftraggeber gleichgesetzt, was in der Projektpraxis vorkommen kann, aber nicht so sein muss (bspw. könnte es einen Projektauftraggeber und mehrere Projektsponsoren geben). Allein aus dieser kurzen Nennung von alternativen Bezeichnungen ergibt sich: der Begriff des Projektsponsors ist nicht trennscharf definiert. Konsequenterweise bedeutet dies für Organisationen, dass sich die Rollen und Aufgaben eines Projektsponsors unterscheiden können. Hier finden Sie eine Liste mit exemplarischen Aufgaben und Rollen:

• Als Geldgeber stellt er benötigte Finanzmittel zur Verfügung. Wie die Finanzmittel kalkuliert werden, ob es sich dabei um einen einmaligen oder regelmäßigen Vorgang handelt oder welche Rechte und Pflichten damit einhergehen, muss individuell besprochen werden. Der Geldgeber selbst könnte extern (z.B. ein Auftraggeber oder ein Partnerunternehmen) oder intern (z.B. eine Fachabteilung, eine Bereichs- oder Abteilungsleitung, das PMO oder Geschäftsführung) sein.
• Als Finanzierer sorgt er für die Bereitstellung von Finanzmitteln. Bspw. könnte er bei Bedarf weitere Geldmittel oder Geldgeber im Laufe eines Projekts akquirieren.
• Als Pate oder Schirmherr könnte er bei der Beschaffung von Kapazitäten (oder Finanzmitteln), beim Treffen von Entscheidungen, bei der Kommunikation mit anderen Stakeholdern oder bei der Eskalation von Problemen helfen. Je höher das Ansehen (oder die Position in der Hierarchie eines Unternehmens) desto leichter lässt sich das Wirken eines Paten umsetzen.
• Als Spender könnte er ein Projekt finanziell, als Gönner “durch das Öffnen von Türen” bspw. durch die Vermittlung von Kontakten oder den Zugang zu Partnernetzwerken unterstützen.
• Als Coach oder Mentor könnte der Projektsponsor den Projektleiter oder das Projektteam unterstützen, als Sounding Board agieren, bei der Risikobewertung assistieren, bei der Planung von Releases oder der Durchführung von Retrospektiven helfen.

Kurzum: die Rolle des Projektsponsors bzw. die Tätigkeit des Projektsponsorings ist mannigfaltig. Und sie überschneidet sich oftmals mit vorhandenen Rollen und Tätigkeiten innerhalb einer Organisation.

Bedeutung von Projektsponsoring

Mangelndes Commitment des Managements wird häufig als ein zentraler Grund für das Scheitern von Projekten genannt. Theoretisch könnte hier ein Projektsponsoring helfen, denn wer Zeit und Geld in ein Projekt investiert, hat Interesse am Erfolg des Projekts und wird daher aufmerksam versuchen, mögliche Hindernisse aus dem Projektweg zu räumen. In der Praxis ist dies aber nicht immer so, denn oftmals

• unterstützen Projektsponsoren mehrere Projekte gleichzeitig, so dass sie nicht genügend Zeit für ein konkretes Vorhaben aufbringen können,
• verschwinden getätigte Investitionen vom Radar der Projektsponsoren (aus den Augen, aus dem Sinn),
• stehen Projekte miteinander im Wettbewerb um finanzielle und personelle Kapazitäten, insbesondere wenn sie unterschiedliche Bedeutung für den Unternehmenserfolg, die Unternehmensstrategie oder das Unternehmensimage haben.
• lassen sich trotz vorhandener finanzieller oder personeller Kapazitäten nicht alle Herausforderungen meistern.

Aktives und nachhaltiges Projektsponsoring kann also eine sinnvolle Antwort auf das mangelnde Commitment des Managements sein, muss es aber nicht.

Tipps zum Projektsponsoring

Es gibt eine Reihe von Tipps für ein effektives Projektsponsoring:

• Ownership übernehmen. Wer ein Projekt fördert,  Zeit und Geld investiert, Mitarbeitende coacht, der sollte auch Verantwortung und Ownership übernehmen.
• Mikromanagement vermeiden. In vielen Organisationen übernimmt der Projektsponsor keine aktive Rolle bei der eigentlichen Durchführung des Projekts, er entwickelt nichts, er nimmt keine Projekt- oder Produktinkrement ab und er gibt weder Projektphasen noch Budgets frei. Dementsprechend sollte er auch kein Mikromanagement betreiben, sondern sich auf seine definierte Rolle und Aufgabe konzentrieren.
• Entscheidungen beschleunigen. Sollte der Projektsponsor bspw. im PMO oder im Lenkungsausschuss sitzen, bietet es sich an, dass er sein Einfluss auf die Organisation und/oder Stakeholder geltend macht, um gute Entscheidungen zügig zu treffen.
• Balance finden. Als Befürworter und Förderer eines Projekts, sollte der Sponsor sich einerseits als Freund, andererseits als Kritiker des Projekts sehen. Hier gilt es eine “gesunde Balance” im Sinne des angestrebten Projektziels und -erfolgs zu finden.
• Prioritäten beachten. In vielen Organisationen finden zahlreiche Projekte parallel statt. Natürlich sollte der Sponsor den Blick auf sein Projekt richten, dabei ist es aber sinnvoll, die definierten Prioritäten zwischen den Projekten zu beachten.
• Zeit und Herzblut investieren. Commitment ist wichtig. Als Ansprechpartner bei Bedarf zur Verfügung zu stehen ebenfalls. Und ein Projekt aus vollem Herzen zu unterstützen, kann Berge versetzen.

Interessant ist, dass sich diese Tipps auch als Empfehlungen beim Thema Leadership verwenden lassen.

Impuls zum Diskutieren:

Wann ist es sinnvoll, Projektsponsoren offiziell innerhalb oder außerhalb einer Organisation zu benennen?

Hinweise:

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