Projektauftrag
Inhaltsverzeichnis: Definition – Gründe – Fragen zur Erstellung – Dokumentation – Projektauftrag und Business Case – Tipps – Hinweise
Wissen kompakt: Der Projektauftrag ist die Grundlage und Autorisierung für die Projektdurchführung. Er wird nach der Projektinitiierung und vor der Projektplanung durch das Management erteilt.
Projektauftrag – die Grundlage für ein Projekt
Der Projektauftrag ist die formale Grundlage zur Durchführung eines Projekts. In den meisten Unternehmen wird er nach der Projektinitiierung und vor der Projektplanung erteilt. Der Projektauftrag entspricht einer Autorisierung zur Projektdurchführung, die je nach Organisation durch das Management, die Geschäftsführung, die Abteilungsleitung oder auch das Project Management Office erfolgt.
Gründe für Projektaufträge
Die gelebte Projektmanagement-Praxis zeigt, dass kein Projekt ohne Projektauftrag gestartet werden sollte, denn nur so lassen sich
- die Bedeutung bzw. Priorität des Projekts,
- der Projektkontext bzw. die Rahmenbedingungen wie Auftraggeber, Ausgangslage und Projektziel,
- mögliche Klassifizierungen zu Projektart, Projektrisiken, Komplexität, Innovationsgrad oder Nutzen,
- die Verantwortlichkeiten, also Projektleiter und mögliche Teilprojektleiter,
- die Projektorganisation und der Projekteigentümer,
- die Mitwirkenden und den Zeitraum der Mitwirkung,
- die Inhalte und Umfänge,
- der Projektzeitraum von Projektbeginn bis Projektende,
- das Projektbudget, evtl. sogar abgegrenzt nach Projektphasen,
- sowie die eigentliche Projektfreigabe
dokumentieren.
Startet ein Projekt ohne Projektauftrag, führt dies in Organisationen schnell zu sogenannten U-Boot-Projekten, die auf knappe Kapazitäten zugreifen, für Reibungsverluste sorgen und ggf. die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens beeinträchtigen.
Über die genannten Punkte hinaus, kann ein Projektauftrag – der auch als Project Charter oder Projektvereinbarung bezeichnet wird – auch Informationen zum Scope bzw. den Elementen, die “Out of Scope” sind, sowie zu weiterführenden Dokumenten wie bspw. initiale Projektpläne, eine Risikomatrix, einem Zieldiagramm etc. enthalten. Auch mögliche Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Projekten können beschrieben werden.
Fragen zur Erstellung von Projektaufträgen
Es gibt eine Reihe von Fragen, die bei der Erstellung von Projektaufträgen helfen¹:
- Was soll durch das Projekt erreicht werden und was nicht? (Projektziele und Anti-Ziele)
- Wer steht hinter dem Projekt und möchte es realisiert sehen? (Projektauftraggeber)
- Wer verfolgt welche Interessen und Ziele? (Stakeholder)
- Welchen Nutzen stiftet das Projekt, wo liegen Chancen und welche Risiken gibt es?
- Was sind die Rahmenbedingungen, welche sind unveränderlich, welche lassen sich bei Bedarf verändern?
- Wer arbeitet in welchen Umfang und mit welchen Kompetenzen mit? (Projektteam)
- Welche zeitlichen Vorstellungen (Start, Ende) gibt es, welche Abhängigkeiten zu anderen Projekten oder den Verfügbarkeit von Ressourcen gibt es?
- Was entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg des Projekts?
Auch die Frage nach ähnlichen Projekten in der Vergangenheit kann bei der Erstellung eines Projektauftrags helfen.
Dokumentation von Projektaufträgen
Sofern es sich nicht um einen Vertragsbestandteil zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer handelt, muss ein Projektauftrag nicht schriftlich festgehalten werden. Gerade in kleineren Organisationen, bei denen Projekte tendenziell nur wenig Aufwand verursachen, nur ein oder zwei Personen zur Umsetzung benötigt werden, und die Projekte eher repetitiv als einmalig sind, erfolgt die Beauftragung oftmals verbal.
In Organisationen, die komplizierte oder komplexe Projekte durchführen, für die Revisionssicherheit, IT-Compliance und Traceability wichtig sind, enthält der Projektauftrag aber zu viele Informationen, die sich nicht in wenigen Sätzen verbal vermitteln lassen. In solchen Fällen ist der Projektauftrag ein internes Dokument, das die Projektdefinition enthält und die Projektdurchführung in Auftrag gibt. Mit der Projektfreigabe geht die Freigabe finanzieller Mittel einher, Mitarbeiter werden für die Projektdauer allokiert und die Projektarbeit kann beginnen.
Projektauftrag und Business Case
Wie ist der Zusammenhang zwischen Business Case und Projektauftrag? Ein Business Case bewertet Nutzen, Kosten und Risiken eines Projekts und beurteilt die Auswirkungen einer Projektinvestition eines Unternehmens. Er liefert damit die Grundlage zur Genehmigung oder Ablehnung eines Projekts. Im positiven Fall kann er die Basis für den Projektauftrag sein, da aber nicht jedes Projekt den Aufwand zur Erstellung eines Business Cases rechtfertigt, muss er aber nicht die Basis sein.
Im realen Projektkontext gibt es einen weiteren Unterschied zwischen Projektauftrag und Business Case: Der Business Case ist nicht nur eine einmalige, sondern auch eine fortlaufende Rechtfertigung eines Projekts. Er ist immer eine Momentaufnahme, d.h. er beurteilt eine Situation und verschiedene Handlungsoptionen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Da sich Rahmenbedingungen schnell ändern können, kann es im Laufe eines Projekts auch zu einer Anpassung des Business Cases kommen. Theoretisch wäre natürlich auch die Anpassung des Projektauftrags denkbar, doch eine solche Anpassung findet in der Projektmanagement-Praxis eher selten statt.
Tipps für die Erstellung von Projektaufträgen
Es gibt einige Tipps, die bei der Erstellung von Projektaufträgen nützlich sind. Hier finden Sie eine Auswahl:
- Recherchieren Sie die Vorgeschichte des Projekts. Fragen Sie bspw. warum es genau jetzt zu einem Projekt kommt, was passiert, wenn sich an der aktuellen Situation nichts ändert, und was bereits versucht wurde, um das bestehende Problem zu lösen?
- Verwenden Sie einfache und klare Sprache. Fachbegriffe haben die Eigenschaft, dass sie oftmals unterschiedlich verstanden werden, evtl. ergibt es Sinn, auf diese ggf. zu verzichten.
- Dokumentieren Sie Erfolgskriterien, sodass die beteiligten Parteien wissen, wie der Projekterfolg gemessen wird.
- Stellen Sie den Projektauftrag zur Diskussion. Idealerweise sollte er von allen Beteiligten – insbesondere von wichtigen Stakeholdern – geprüft und kommentiert werden. Hier empfiehlt es sich, genügend Zeit einzuplanen, da jedes Versäumnis, jedes Missverständnis im Laufe der Zusammenarbeit vergleichsweise teurer wird, als bei einer frühzeitigen Intervention.
Und zu guter Letzt verwenden Sie Checklisten oder Vorlagen.
Wollen Sie die Projektauftrag Vorlage kostenlos downloaden?
Mit der Vorlage erfassen Sie folgende Inhalte:
- Projektziel und Rahmenbedingungen
- Informationen zu Projektart, Priorität, Projektumfang, Projektrisiken, Projektdauer und Projektbudget
- Projektleiter/-in und Projektressourcen
- Meilensteine mit erwarteten Ergebnissen und Projektfreigabe
Der Projektauftrag ist die Lebensversicherung für den Projektleiter und das Projektteam. Daher gilt auch immer: kein Projektstart ohne Projektauftrag!
Hinweise:
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[1] Ein sinnvoller Projektauftrag basiert auf dem gemeinsamen Verständnis der beteiligten Parteien. Dieses Verständnis gilt es im Zuge der Auftragsklärung – idealerweise mit sehr individuellen Fragen – zu erarbeiten.
Hier finden Sie ein Video über die Klärung des Projektauftrags.
Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog:
Projektstart, auf die Plätze, fertig
Bessere Entscheidungen mit Projektportfolios
PMO und Ungewissheit