Open Space

Inhaltsverzeichnis: Definition – Ablauf – Prinzipien – Vorteile – Nachteile – Tipps – Firmeninterne Open Spaces – Download – Hinweise

Wissen kompakt: Open Space ist ein partizipatives Konferenzformat, bei dem Teilnehmer selbstorganisiert zu besprechende Themen planen und in der Folge in einzelnen Gruppen diskutieren.

Open Space Definition

Open Space ist eine Methode, um eine Konferenz oder eine Tagung zu strukturieren und durchzuführen. Im Gegensatz zu “klassischen” Konferenzen, in denen meist mehrere Vortragende in einer Sequenz Themen und Inhalte frontal und monologisch den Teilnehmern präsentieren, werden die Teilnehmer bei einem Open Space selbst zu Vortragenden. Aus Teilnehmern werden aktive Teilgeber, die Erfahrungen teilen, Fragen erörtern, Herausforderungen besprechen oder um Unterstützung bei Konflikten bitten.

Darüber hinaus planen die Teilnehmer / Teilgeber die zu besprechenden Themen selbstorganisiert, jeder Teilnehmer entscheidet frei, an welchem Thema bzw. an welcher Themensession er teilnehmen möchte und wo er sich ggf. an einer Diskussion aktiv beteiligen möchte. Open Space ist somit ein partizipatives Konferenzformat.

Open Space - ein partizipatives Konferenzformat

Die Idee zur Open Space Methode – manchmal auch als Open Space Technology (OST) bezeichnet – wird dem US-Amerikaner Harrison Owen, einem Priester und Bürgerrechtler zugeschrieben. Sie soll auf seinen Beobachtungen basieren, dass die produktivsten Teile von Treffen immer die Kaffeepausen und andere unorganisierte Zusammenkünfte waren. Mitte der 1980er Jahre erkannten Unternehmen darin eine Chance, die Mitarbeiterbeteiligung und das Interesse an Unternehmensbelangen zu fördern. Der Gedanke, dass in den Kaffeepausen viele wertvolle Gespräche stattfinden, lässt sich heute auch bei vielen klassischen Konferenzen beobachten: spätestens nach jedem zweiten Vortrag gibt es eine Pause, die lang genug ist, um sich nicht nur ein Getränk zu holen, sondern sich auch inhaltlich auszutauschen.

Der Ablauf bei einem Open Space

Wie ein Open Space abläuft, kann sehr unterschiedlich sein. Grundsätzlich sollten folgende Aspekte im Ablauf vorgesehen werden:

Begrüßung der Teilnehmer durch die Organisatoren.
Beschreibung des Ablaufs (wann, wer, wo, was, wie lange etc.).
Einführung ins Thema (sofern es ein vorab definiertes Thema gibt, das einen gewissen Rahmen für die Veranstaltung setzt).
Ggf. kurze Vorstellungsrunde (findet das Open Space unternehmensintern statt, ist dies meist sinnvoller als bei einer öffentlichen Veranstaltung mit hunderten Teilnehmern).
Themensammlung – entweder in einer Sequenz, so dass Teilgeber gleich per Elevator Pitch ihr Thema präsentieren, oder parallel an einer großen Wand, an der mögliche (Teil-)Themen auf Zettel (DIN A5 / A4 / A3) notiert und anschließend für jedermann sichtbar angebracht werden.
Marktplatz – der Ort, an dem die Organisation des Konferenztages stattfindet. Vorgeschlagene Themen werden geordnet, ggf. gruppiert oder zusammengefasst, in eine zeitliche Reihenfolge gebracht und einzelnen Räumlichkeiten zugeordnet. Manche Ratgeber empfehlen gerade bei größeren Gruppen die Nutzung von “Einschreibelisten”, das widerspricht aber einem wesentlichen “Gesetz” beim Open Space (siehe Prinzipien und ein Gesetz). Besser ist es bei konkurrierenden Themen und beschränkten Räumlichkeiten / Zeiten eine Interessensbekundung per Handzeichen zu erfragen.
Arbeiten in den Themengruppen, wobei die Gestaltung jeder einzelnen Gruppe den Teilnehmern obliegt. Es könnte also bspw. eine Frage diskutiert, ein Vorgehen erarbeitet oder eine Idee gemeinsam entwickelt werden.
Ergebnissammlung – idealerweise werden in den einzelnen Themengruppen Inhalte, Fragen und Erkenntnisse dokumentiert, die zum Ende der Veranstaltung im Plenum zusammengetragen und kurz zusammengefasst werden.
Ausblick – wie geht es mit den Inhalten, Fragen und Erkenntnissen weiter? Gibt es einen weiteren Open Space, wenn ja, wann und wo? Wie werden Erkenntnisse in der Organisation verbreitet? Etc.

Prinzipien und ein Gesetz beim Open Space

Es gibt vier Prinzipien und ein Gesetz beim Open Space Format. Hier die Prinzipien:

Diejenigen, die da sind, sind genau die Richtigen. Da jeder Teilnehmer freiwillig an einer Session teilnimmt, gilt es dieses Interesse und idealerweise auch die Energie und das Wissen des Teilnehmers / Teilgebers zu nutzen. Anders herum ergibt es wenig Sinn, an diejenigen zu denken, die nicht da sind.
Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte. Der Fokus liegt auf dem direkten Austausch, in der Diskussion oder der Beantwortung von Fragen. Alles was hätte sein können, aber nicht passiert ist, ist sekundär.
Es beginnt, wenn die Zeit reif ist. Ja, es gibt einen Zeitplan, aber es kann auch immer Verzögerungen geben. Pünktlichkeit ist weder ein Ziel noch ein wichtiger Aspekt. Wichtig ist der Zeitpunkt, an dem die Energie in der Gruppe so hoch ist, dass ein gemeinsames Arbeiten möglich ist. In der Praxis kann dies dazu führen, dass eine Session früher endet oder länger dauert als geplant. Das führt zum vierten Prinzip.
Vorbei ist vorbei. Nicht vorbei ist nicht vorbei.

Und das Gesetz:

Beim Open Space gilt das “Gesetz der zwei Füße”. In ihm drückt sich ein wesentlicher Teil der Selbstverantwortung der Teilnehmer aus. Es ist ausdrücklich erwünscht, dass Teilnehmer eine Gruppe bzw. Session verlassen, wenn Sie für sich nichts mehr mitnehmen können oder teilen wollen. Diese Überlegung drückt sich in den beiden Begriffen “Hummeln” und “Schmetterlinge” aus:

Die “Hummeln” fliegen von Session zu Session und “bestäuben” einzelne Gruppen mit Wissen und Erkenntnisse, die sie auch in Diskussionsrunden, an denen sie vorher teilgenommen hat, gewonnen haben. Hummeln tragen somit wesentlich zur Vernetzung von Inhalten und Wissen bei.
Die Schmetterlinge lassen sich an ruhigen Plätzen (der Kaffeebar, dem Buffet etc.) nieder. Diese scheinbaren Orte der Inaktivität entfalten ein Eigenleben, denn dort findet regelmäßig ein Austausch von Themen, Erkenntnissen oder Beobachtungen statt, die später wieder in Arbeitsgruppen kommuniziert werden können.

In manchen Open Space Beschreibungen wird auch ein “Elefant” erwähnt: er initiiert eine Arbeitsgruppe oder schließt sich ihr an und bleibt von Anfang bis Ende aktives Mitglied in der Gruppe.

Vorteile von Open Spaces

Folgende Vorteile bietet die Open Space Technologie:

Der Austausch wird durch die Partizipation der Teilnehmer von Beginn an gefördert. Dieser Austausch wird oftmals auch nach dem Open Space fortgesetzt. Neue Kontakte entstehen, Kommunikationspartner werden gefunden, etc.
Einzelne – durchaus auch komplexe – Fragen lassen sich durch eine Art Schwarmintelligenz oder durch Expertenwissen im Detail erörtern oder sogar beantworten.
Das Thema der Veranstaltung ist häufig zwar ein äußerer Rahmen, dennoch bieten sich in den Sessions oder auch außerhalb der Gruppenarbeit (als “Schmetterling”) die Möglichkeit, Themen, die etwas “abseits” davon liegen, zu besprechen.
Dadurch das viele Menschen zu Wort kommen können, steigt allgemein meist die Stimmung. Gerade wenn es also darum geht, “Energie” für eine Sache zu entfalten, eignet sich die Open Space Methode hervorragend. Somit ist das Format gemeinschaftsbildend und fördert die Motivation zur Zusammenarbeit.
Durch eine gelungene Dokumentation können auch Teilnehmer von den Erkenntnissen profitieren, obwohl sie an der konkreten Entstehung und Gewinnung der Erkenntnisse nicht beteiligt waren.

Nachteile von Open Spaces

Natürlich gibt es auch einige Nachteile:

Das Open Space Format findet idealerweise auf Augenhöhe statt. Es geht um Austausch, um gemeinsames Lernen und Miteinander. Gerade innerhalb von Unternehmen ist dies aber oftmals schwierig, wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchiestufen miteinander agieren. Hier ist der Initiator des Themas bzw. der Gruppenarbeit gefordert, als Moderator zu agieren. Doch ist er dazu fachlich und auch organisatorisch in der Lage?
Es gibt introvertierte und extrovertierte Menschen. Introvertierte Menschen tun sich auch bei Open Spaces oftmals schwer.
Die Teilnahme an einem Open Space sollte freiwillig sein, denn diese Freiwilligkeit ist Teil der Selbstbestimmung der Teilnehmer. Gerade bei unternehmensinternen Open Spaces ist dies aber nicht immer gegeben. Ohne Freiwilligkeit leidet die Bereitschaft zur Partizipation. Ähnlich verhält es sich mit dem “übergeordneten” Thema; es fördert nur dann die Partizipation, wenn die Teilnehmer daran interessiert sind.
Der Erfolg von unternehmensinternen Open Spaces steht und fällt mit der Unternehmenskultur: dient der Austausch innerhalb einer Organisation einem gemeinsamen Ziel, dann sollten die Erkenntnisse auch entsprechend umgesetzt werden. Entscheiden einzelne Manager aber im Anschluss gänzlich anders, ist das Open Space Format – unverschuldet – nutzlos.

Tipps zur Gestaltung von Open Spaces

Es gibt auch eine Reihe von Tipps zur Gestaltung von Open Spaces:

Idealerweise sind die Räumlichkeiten voneinander getrennt, so dass die Arbeit einer Gruppe, eine andere Gruppe nicht beeinflusst. Ein Großraumbüro oder eine Fabriketage sind zwar auch “Open Spaces”, dienen aber nicht dem konzentrierten Austausch von Wissen.
Bei vielen parallelen Sessions geht der Überblick über Inhalte und Orte schnell verloren. Es bietet sich daher an, den gemeinsam im Marktplatz erarbeiteten Plan zentral zur Einsicht zu positionieren und ggf. weitere Kopien davon an zentralen Positionen zu platzieren.
Es empfiehlt sich in jedem Raum ausreichend Präsentationsmaterialien (Laptop, Beamer, Whiteboards, Papier, Stifte, Post-Its etc.) zur Verfügung zu stellen.
Oftmals nehmen Teilnehmer zum ersten Mal an einem Open Space teil. Für Interessierte, die eine eigene Session bzw. Arbeitsgruppe initiieren wollen, können separate Begleiter vorgesehen werden, die vorab Fragen beantworten, oder bei der Durchführung und der Moderation helfen.
Open Space lebt von der Partizipation. Ein Monolog oder eine frontale Präsentation wie auf einer “klassischen Konferenz” innerhalb einer Arbeitsgruppe ist daher nicht zielführend.
Auch wenn Pünktlichkeit kein primäres Ziel ist, so macht es Sinn, 5 Minuten vor Ablauf einer Session, dem Initiator einen Hinweis zu geben, dass die geplante Zeit bald zu Ende geht.
Der Weg von einer Session zur nächsten – evtl. sogar mit Umweg über die Kaffeebar – beansprucht Zeit. Diese Zeit sollte bei der Zeitplanung berücksichtigt werden.
Die Zusammenfassung von einzelnen Sessions und die Bereitstellung entsprechender Informationen auch im Nachgang zur Veranstaltung ist wichtig für die weitere Arbeit.
Manchmal liest man davon, dass auch der Initiator seine eigene Arbeitsgruppe verlassen könnte und wie eine “Hummel” in eine andere Gruppe wechselt. Davon sollte der Initiator allerdings absehen!
Mit einem Impulsvortrag, der sich zu Beginn der Konferenz an alle Teilnehmer richtet, und ein spezifisches Thema adressiert, lässt sich der Kontext der Veranstaltung sehr gut definieren.

Die Meinungen gehen übrigens auseinander, ob die Veranstalter von Open Spaces die Teilnehmer auf ein “Du” verpflichten sollten. Ähnlich verhält es sich mit Namensschildern: mache Veranstalter verzichten auf Nachnamen, Rolle und/oder Firmenbezeichnung. Auch dies soll den Austausch auf Augenhöhe fördern, allerdings geht dies auch manchmal auf Kosten einer besseren Orientierung. Hier könnte es Sinn ergeben, ein “Schwarzes Brett” zu installieren, auf dem jeder Teilnehmer seine Fragen stellt, für die er Antworten sucht, und jeder Teilgeber sein Expertenwissen propagiert, so dass er von anderen Teilnehmern gefunden werden kann.

Firmeninterne Open Spaces

Gerade wenn Open Spaces zum ersten Mal firmenintern durchgeführt werden, stellen sich einige Fragen: Wie lassen sich Kollegen als Teilgeber gewinnen? Wie gelingt es, dass das Management dem Vorhaben zustimmt, obwohl sowohl Inhalt und Ergebnis sich im Vorfeld nicht bestimmen lassen? Wer lädt zum Open Space ein? Wie lassen sich die Teilnehmer motivieren? Etc.

Eventuell kann es hilfreich sein, beim ersten firmeninternen Open Space die Sessionplanung bspw. mit Liberating Structures – z. B. per Purpose to Practise oder 25/10 – vorzubereiten und auf ad hoc Themenvorschläge zu verzichten. Im Vorfeld des Events könnten auch Vorreiter akquiriert werden, die intern ein gutes Standing haben, und bereit sind, eine Session anzubieten. Manche Ratgeber empfehlen auch, Themen im Intranet zu sammeln und zu bewerten. Oder Sparring-Partner für Teilgeber frühzeitig einzuspannen. Alle diese Überlegungen stellen einen Aspekt in den Mittelpunkt: Sicherheit. Die Sicherheit, dass das Open Space gelingt. Dass es einen Austausch gibt und über relevante Themen gesprochen wird. Erleben die Teilnehmer, dass es sich bei den Sessions um Fachvorträge, Diskussionen, Methodenvorstellungen, offene Fragen usw. handelt, und es ein Austausch auf Augenhöhe ist, nimmt die Sicherheit schnell zu. Und als Folge nimmt der Wunsch nach Sicherheit ab. Aus Teilnehmern werden Teilgeber.