Auftragsklärung

Typische Inhalte und nützliche Fragen bei einer Auftragsklärung

Üblicherweise adressiert eine Auftragsklärung folgende Inhalte:

• Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Was ist das Projektziel?
• Wer sind die Stakeholder des Projekts? Welche Positionen nehmen sie ein, welche Ziele verfolgen sie, wie werden sie im Laufe der Zusammenarbeit eingebunden oder informiert? Wer sind die primären Ansprechpartner, wie und wann erfolgt die Kommunikation zwischen ihnen? Wer wirkt aktiv beim Projekt mit?
• Was gehört zum Projekt und was nicht? Was ist der Scope? Und wie ist das gemeinsame Vorgehen?
• Wann soll das Projekt abgeschlossen sein? Wie sieht die Zeitplanung aus?
• Wie groß ist das Budget?
• Welche Ressourcen werden für das Projekt benötigt? Wer stellt diese Ressourcen (Personal, Material, Hardware, Software) zur Verfügung?
• Welche Risiken sind mit dem Projekt verbunden? Welcher Nutzen wird erwartet? Und welche Arbeitsergebnisse sollen geliefert werden?
• …

Vermutlich scheitern auch viele Projekte, obwohl sie diese Inhalte im Vorfeld einer Zusammenarbeit thematisieren.

Um wirklich ein gemeinsames Verständnis zu gewinnen, ist es oftmals sinnvoll, zusätzliche Fragen zu stellen. Hier finden Sie einige Beispiele:

• Was ist der Grund, warum es genau jetzt zu einem Projekt kommt?
• Was passiert, wenn sich an der aktuellen Situation nichts ändert?
• Was wurde bereits versucht, um das bestehende Problem zu lösen?
• Was wissen die beteiligten Parteien bereits übereinander?
• Was ist die Motivation für eine Zusammenarbeit?
• Wieso kauft der Auftraggeber nicht ein verfügbares Standardprodukt ein?
• Wen gilt es zu involvieren, damit das Projekt praktisch garantiert zum Erfolg wird?

Projekte können auch in Schieflage geraten, obwohl solche und ähnliche Fragen im Zuge der Auftragsklärung gestellt und beantwortet werden. Die Schieflage entsteht dann aber meist nicht wegen einer fehlenden, ungenauen oder gar schlechten Auftragsklärung, sondern trotz einer zielführenden Auftragsklärung.

Herausforderungen bei der Auftragsklärung

Es gibt einige Herausforderungen, die im Zuge von Auftragsklärungen immer wieder auftreten:

• Es gibt unausgesprochene Ziele und Erwartungen – häufig aufseiten des Auftraggebers, regelmäßig aber auch aufseiten des Auftragnehmers.
• Die Erwartungen des Auftraggebers sind unrealistisch hoch. Besonders schwierig wird es für den Auftragnehmer, wenn die Motive der Beteiligten des Auftraggebers im Unklaren bleiben.
• Zentrale Ansprechpartner stehen für den Austausch über Inhalte, Vorgehensweisen, Termine, Zusammenarbeit etc. nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung.
• Es kommt erst nach Auftragsvergabe – bspw. bei Ausschreibungen von größeren Organisationen oder Behörden – zu einem persönlichen, inhaltlichen Austausch.
• Ziele und Wünsche der Beteiligten auf Auftraggeberseite widersprechen sich.
• Es herrscht großer Zeitdruck, der eine detaillierte Auftragsklärung erschwert, und in der Folge zu inhaltlichen Fehleinschätzungen führt.
• Es gibt keine Vertrauensbasis zwischen den Beteiligten.

Alles gar nicht so einfach, oder?

Tipps für Auftragsklärungen

Aus den Herausforderungen lassen sich einige Tipps für die Praxis ableiten:

• Zeitdruck ist kein guter Ratgeber. Bestehen Sie auf einer Auftragsklärung, die beiden Seiten hilft, die eine Basis für eine gute Zusammenarbeit legt und eine Dienstleistung ermöglicht, die Erwartungen erfüllt. Oder anders formuliert: Wer hier abkürzt, zahlt ziemlich sicher im Laufe der Zusammenarbeit einen hohen Preis dafür.
• Fragen Sie im Detail nach und hören Sie gut zu. Trauen Sie sich auch Fragen zu stellen, bei denen Sie die Antwort zu kennen glauben. Interpretieren Sie nicht.
• Versuchen Sie den Kontext zu verstehen – in welcher Situation befindet sich der Auftraggeber, was benötigt er warum und wie bis wann? Und in welcher Situation befindet sich der Auftragnehmer – was kann und will er leisten, wo liegen seine Kapazitätsgrenzen, was kann er gut, was macht er gerne, was benötigt er, damit ein gutes Projektergebnis entsteht.
• Führen Sie die Auftragsklärung möglichst frühzeitig durch. Dokumentieren bzw. protokollieren Sie die Ergebnisse und überprüfen Sie die Vereinbarungen auch im Laufe der Zusammenarbeit.
• Sorgen Sie für Transparenz. Auch wenn sich die Beteiligten „gut verkaufen“ wollen, es geht um das gemeinsame Verständnis einer Situation, es geht um Kontext, Bedürfnisse, Möglichkeiten und Vertrauen.

Und zu guter Letzt: Selbst wenn sich Auftraggeber und Auftragnehmer aus vorherigen Kooperationen kennen, verzichten Sie nicht auf die Auftragsklärung. Es ist und bleibt die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Hinweise:

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Hier finden Sie ein Video über die Klärung des Projektauftrags.

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