5-Why-Methode

Als Begründer der 5-Why-Methode gilt Toyoda Sakichi¹, ein japanischer Erfinder, der u.a. die autonome Automatisierung entwickelte, wonach Maschinen bei Problemen selbständig anhalten. Dieses Prinzip wurde später bei der Toyota Motor Corporation (Toyota) genutzt, einem Unternehmen, das von Sakichis Sohn Toyoda Kiichirō gegründet wurde. Ziel der 5-Why-Methode ist es, die Ursache eines Problems zu bestimmen, wobei die Zahl 5 lediglich ein Indikator dafür ist, dass mehrmaliges Nachfragen (ggf. viermaliges oder sechsmaliges) dabei hilft, Ursachen auf den Grund zu gehen. Daraus ergibt sich, dass es sich bei den 5W um ein Instrument der Ursachenanalyse handelt.

Die Anwendung der 5-Why-Methode

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel zur Anwendung der 5 W Fragen:

Problem: Wir werden das Projekt Y nicht rechtzeitig fertigstellen können.

• Warum werden wir das Projekt nicht rechtzeitig fertigstellen können? – Weil wir die Aufwände falsch eingeschätzt haben.
• Warum haben wir die Aufwände falsch eingeschätzt? – Weil wir zu Projektbeginn nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung hatten. Und weil der Kunde im Laufe des Projekts seine Anforderungen geändert hat.
• Warum hatten wir zu Projektbeginn nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung? – Weil wir keine adäquate Auftragsklärung durchgeführt haben.
• Warum haben wir keine adäquate Auftragsklärung durchgeführt? – Weil wir keine Zeit dafür hatten! Und weil wir geglaubt haben, dass wir Projekt Y auch ohne Auftragsklärung rechtzeitig fertigstellen können.
• Warum hatten wir keine Zeit für die Durchführung der Auftragsklärung? Weil wir mit dem Projekt X nicht rechtzeitig fertig wurden.

Dieses Beispiel zeigt einige interessante Aspekte:

• Nicht immer reichen 5 Warums, um eine Situation vollumfänglich zu klären.
• Häufig gibt es mehrere Antworten bzw. Ursachen für eine Frage bzw. ein Problem.
• Je Antwort auf ein Warum determiniert das nächste Warum.
• Auch wenn am Ende eine Ursache herausgearbeitet wird (im Beispiel: Die nicht durchgeführte Auftragsklärung), so ist nicht garantiert, dass die offensichtliche Lösung (im Beispiel: die Durchführung einer Auftragsklärung) das Problem wirklich löst. So könnte das Verändern von Anforderungen im Projekt auch weiterhin zu Verzögerungen führen. Oder die Auftragsklärung nicht alle wichtige Punkte für das Gelingen des Projekts herausarbeiten. Oder…

Vorteile und Nachteile der 5-Why-Methode

Die 5-Why-Methode bietet einige Vorteile:

• Durch das mehrmalige Nachfragen lässt sich die Ursache eines Problems besser im Detail verstehen. Eine mögliche Lösung adressiert in der Folge  diese „wahre“ Ursache und nicht nur ein Symptom auf oberster Ebene. Gleichzeitig wirkt die Lösung längerfristiger im Vergleich zu einer reinen Symptombekämpfung.
• Die Anwendung von 5W ist flexibel; einerseits lässt sie sich auf mehrere Ausprägungen eines Problems parallel anwenden, anderseits propagiert sie ein Nachfragen nur bis die tatsächliche Ursache für ein Problem offenbar wird. Darüber hinaus lässt sich die Methode für die allermeisten Ursachenanalysen verwenden.
• 5W bietet die Möglichkeit, sich von Annahmen, Vermutungen oder persönlichen Perspektiven zu lösen bzw. diese zu hinterfragen.

Den Vorteilen stehen auch einige Nachteile gegenüber:

• Die 5-Why-Methode lässt sich bei Ursache-Wirkung-Beziehungen nutzen. In komplexen Situationen, in Zeiten der Ungewissheit gibt es aber nicht immer eine lineare Verbindung von Ursache und Wirkung. In solchen Situationen führen oftmals weder das Erfragen noch das Nachfragen von Gründen zu passenden Antworten.
• Oftmals kommt es vor, dass es mehrere Ursachen für ein Problem gibt (siehe Beispiel). Auch wenn das Hinterfragen von Antworten verschiedene Ursachen zutage fördern kann, so gibt es natürlich keine Garantie dafür, dass sämtliche Ursachen identifiziert werden.
• Die Wirkung des Nachfragens sollte nicht unterschätzt werden. Permanentes Nachfragen kann schnell kontraproduktiv wirken. Kollegen könnten genervt reagieren, Vorgesetzte könnten sich angegriffen fühlen und Mitarbeiter geringgeschätzt. Evtl. kann es daher auch sinnvoll sein, das Nachfragen durch einen Moderator zu begleiten.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Methode mit Bedacht zu nutzen.

Impuls zum Diskutieren:

Gibt es eine gefühlte Grenze, ab der eine weitere Nachfrage negativ wirkt?

Hinweise:

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[1] Toyoda Sakichi

Im deutschsprachigen Raum wird die Warum-Frage manchmal als eine anklagende, auf die Vergangenheit gerichtete Frage verstanden. In den letzten Jahren rückt daher die Wozu-Frage in den Fokus, da diese weniger anklagend und zudem in die Zukunft gerichtet ist.

Hier finden Sie ein englischsprachiges Video über The 5 Whys.

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