Die wahren Kosten einer veralteten Software

Warum Abwarten teurer wird, als Sie denken

Viele mittelständische Unternehmen kennen das Problem: Eine wichtige Software ist in die Jahre gekommen. Sie funktioniert, meistens. Updates? Schwierig. Neue Features? Nur mit großem Aufwand. Dennoch wird der Gedanke an eine Modernisierung immer wieder vertagt. Schließlich läuft das System doch noch und die Investition in neue Software ist kein kleiner Schritt.

Was auf den ersten Blick vielleicht wie eine kluge Kostenkontrolle aussieht, entpuppt sich bei näherem Hinsehen oft als gefährliche Milchmädchenrechnung. Veraltete Software verursacht nämlich Kosten, die auf keiner Bilanz sofort sichtbar sind. Sie verstecken sich in ineffizienten Prozessen, steigenden Wartungsaufwänden, möglichen Sicherheitsrisiken und verpassten Marktchancen. Auch die Mitarbeitenden spüren die Folgen deutlich: Sie müssen mit langsamen, fehleranfälligen oder umständlichen Systemen arbeiten, was nicht nur die Produktivität schmälert, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation nachhaltig belastet.

Dieser Beitrag richtet sich an alle, die ahnen, dass ihr Unternehmen auf einem technologischen Fundament arbeitet, das zunehmend brüchig wird. Er zeigt auf, wo die wahren Kosten veralteter Software liegen und warum es riskant ist, das Thema weiter auf die lange Bank zu schieben.

Was bedeutet „veraltet“ überhaupt?

Der Begriff „veraltete Software“ klingt auf den ersten Blick eindeutig, ist in der Praxis aber oft schwer zu greifen. Wann genau gilt eine Software als veraltet? Reicht es, wenn sie einfach ein bestimmtes Alter erreicht hat? Oder ist nicht vielmehr ihr Zustand entscheidend?

Ein Vergleich mit uns Menschen hilft hier weiter. Niemand würde ernsthaft behaupten, dass man mit 30, 40 oder 50 automatisch alt ist. Viel wichtiger sind Fitness, Einstellung und die Fähigkeit, sich anzupassen. Genau so verhält es sich mit Software: Ein System kann auch nach vielen Jahren noch leistungsfähig sein, wenn es regelmäßig gepflegt und weiterentwickelt wurde. Kritisch wird es dann, wenn es Zeichen von „Altersschwäche“ zeigt.

So häufen sich zum Beispiel im Laufe der Zeit sogenannte technische Schulden. Der Code wird komplexer, schwerer verständlich und lässt sich nur noch mit großem Aufwand warten. Auch wenn der Hersteller keine Updates oder Sicherheitspatches mehr liefert, spricht man davon, dass die Software ihren „Lebensabend“ erreicht hat. Ein weiteres Warnsignal sind Sicherheitslücken, die bekannt sind, aber nicht mehr geschlossen werden können, weil die zugrunde liegende Architektur veraltet ist.

Zudem treten oft Performance-Probleme auf. Das System reagiert langsam oder kommt mit wachsenden Datenmengen nicht mehr zurecht. Besonders problematisch wird es, wenn die Software kaum noch mit anderen Systemen zusammenarbeitet und die Integration neuer Technologien zur echten Herausforderung wird.

Das Alter allein ist also kein ausreichendes Kriterium. Wirklich kritisch wird es, wenn die Software ihre Aufgaben nicht mehr zuverlässig erfüllt, Sicherheitsrisiken birgt oder Innovationen bremst. Dann spricht man von einer obsoleten Lösung, die mehr Schaden als Nutzen bringt.

Die versteckten Kosten im Alltag

Veraltete Software verursacht nicht nur dann Kosten, wenn sie abstürzt oder gewartet werden muss. Viel gravierender sind die versteckten Effekte, die den Arbeitsalltag zunehmend belasten und das Unternehmen dauerhaft ausbremsen.

Ein klassisches Beispiel sind ineffiziente Abläufe, die sich im Laufe der Jahre verfestigt haben. Alte Systeme zwingen Mitarbeitende oft zu Workarounds, die ursprünglich nur als Übergangslösung gedacht waren. Diese provisorischen Lösungen werden mit der Zeit zum Standard. Daten müssen manuell übertragen oder mehrfach eingegeben werden, und kleine Fehlerketten schleichen sich ein, die unnötig Zeit kosten. Was im Kleinen beginnt, wächst zu einem großen Produktivitätshemmnis heran.

Ein weiteres Phänomen ist die sogenannte Schatten-IT. Aus Frust über die eingeschränkten Möglichkeiten der veralteten Software beginnen Abteilungen, eigene Tools oder Cloud-Lösungen zu nutzen. Kurzfristig sorgt das für Entlastung. Langfristig entstehen dadurch aber neue Abhängigkeiten, häufig von einzelnen Mitarbeitenden, die diese Lösungen entwickelt oder eingeführt haben. Wenn diese Personen das Unternehmen verlassen, bleibt das Wissen um die selbstgebauten Hilfskonstrukte oft auf der Strecke. Zudem fehlt es diesen Insellösungen an einer sauberen Integration in die bestehenden Systeme. Daten müssen mehrfach gepflegt werden, Abstimmungen zwischen verschiedenen Abteilungen werden komplizierter, und die Übersicht über wichtige Prozesse geht verloren. Statt Effizienz zu gewinnen, entstehen zusätzliche Brüche im System, die das Unternehmen anfällig für Fehler und Missverständnisse machen.

Besonders kritisch sind die Auswirkungen auf die Innovationskraft. Neue Geschäftsideen stoßen häufig an technische Grenzen. Jede neue Funktion, jede Integration eines Partnersystems oder jeder Versuch, Prozesse zu automatisieren, wird durch die veraltete Basis unnötig kompliziert und teuer. Das bremst Projekte aus oder sorgt dafür, dass sie gar nicht erst umgesetzt werden.

Ein Aspekt wird in der Praxis häufig übersehen: die psychologische Wirkung. Unternehmen betonen in der Außendarstellung gerne ihre Marktführerschaft, Innovationsfreude und moderne Unternehmenskultur. Natürlich wirbt niemand mit einer veralteten Software, die auf einer Plattform läuft, die vom Hersteller abgekündigt wurde, oder die sich nicht erweitern lässt, weil das „laufende System“ nicht gefährdet werden darf. Im Wettbewerb um Fachkräfte werden daher andere Punkte wie die Agilität des Unternehmens in den Vordergrund gerückt. [1] Doch die Realität sieht oft anders aus. Wenn neue Mitarbeitende auf ein System treffen, das alles andere als modern ist, entsteht ein Bruch zwischen Anspruch und Wirklichkeit. Die Software wird so zum Sinnbild für ein Unternehmen, das sich zwar agil gibt, in seinen Strukturen aber immer noch in der Vergangenheit feststeckt. Das frustriert nicht nur die Mitarbeitenden, sondern beschädigt langfristig auch das Vertrauen in die Führung und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Diese versteckten Effekte lassen sich schwer in Zahlen fassen, wirken aber täglich spürbar. Die veraltete Software ist längst nicht nur ein technisches Problem, sondern Teil des Unternehmens selbst. Sie steht sinnbildlich für Entscheidungsprozesse, die Modernisierung immer wieder aufschieben, für Strukturen, die nicht mitgewachsen sind, und für eine Haltung, die Risiken lieber vermeidet, als Chancen zu nutzen. Wer die Software ignoriert, ignoriert damit auch ein klares Zeichen dafür, dass im Hintergrund etwas ins Stocken geraten ist.

Strategische Risiken für das Unternehmen

Die bisher beschriebenen Kosten betreffen vor allem den Alltag. Doch veraltete Software ist nicht nur ein operatives Problem. Sie kann auch die strategische Entwicklung eines Unternehmens massiv beeinträchtigen und langfristige Risiken schaffen, die schwerer wiegen als jede einzelne Störung im Tagesgeschäft.

Ein zentrales Risiko ist der sogenannte Innovationsstau. Moderne Märkte verlangen von Unternehmen immer schnellere Anpassungsfähigkeit. Neue Produkte, Dienstleistungen und digitale Angebote müssen entwickelt und bereitgestellt werden, um konkurrenzfähig zu bleiben. Wer jedoch auf einer veralteten technischen Basis arbeitet, stößt schnell an Grenzen. Projekte, die auf dem Papier gut aussehen, scheitern an der Umsetzung, weil die Software keine Schnittstellen zu neuen Technologien bietet oder die notwendigen Funktionen schlichtweg nicht abbilden kann. Das bremst nicht nur das Tempo, sondern verhindert in vielen Fällen auch den Eintritt in neue Märkte.

Ein weiteres strategisches Risiko entsteht durch den Verlust von Wettbewerbsfähigkeit. Während Wettbewerber ihre IT modernisieren und dadurch effizientere Prozesse, bessere Kundenerlebnisse und innovative Produkte anbieten können, bleibt das eigene Unternehmen zurück. Die Folge ist ein schleichender Verlust von Marktanteilen, den viele Unternehmen erst bemerken, wenn der Rückstand bereits groß ist.

Auch die Erwartungen der Kunden spielen eine wichtige Rolle. Sie sind heute gewohnt, schnelle, flexible und digitale Services zu nutzen. Eine Software, die nicht mehr mithalten kann, führt zwangsläufig dazu, dass Servicequalität leidet. Kunden merken, wenn Abläufe veraltet sind, sei es durch lange Bearbeitungszeiten oder fehlende digitale Funktionen. Das Risiko, Kunden zu verlieren, steigt dadurch erheblich.

Hinzu kommt die Abhängigkeit von externen Dienstleistern. Je älter die Software wird, desto schwieriger wird es, kompetente Dienstleister zu finden, die noch Erfahrung mit dem veralteten System haben. Diese Abhängigkeit kann teuer werden und die Kontrolle über kritische Unternehmensprozesse gefährden.

Letztlich stellt veraltete Software ein strategisches Risiko dar, weil sie das Unternehmen in eine Sackgasse führen kann. Ohne rechtzeitige Weichenstellung droht das Unternehmen, den Anschluss an technologische Entwicklungen und Marktanforderungen zu verlieren.

Das Märchen von den „gesparten“ Kosten

Ein weit verbreitetes Argument gegen die Modernisierung von Software lautet: „Wir sparen uns die Investition für später.“ Auf den ersten Blick klingt das plausibel. Eine funktionierende Software verursacht schließlich keine direkten Ausgaben, solange keine großen Ausfälle auftreten. Doch dieser Gedanke ist trügerisch.

Die vermeintlich gesparten Kosten sind in Wahrheit nur aufgeschoben. [2] Sie wachsen im Hintergrund weiter. Jede Verzögerung bei der Modernisierung sorgt dafür, dass technische Schulden steigen. Der Aufwand für Wartung und kleine Anpassungen nimmt zu, weil die Software immer weniger mit aktuellen Anforderungen Schritt halten kann. Am Ende wird eine spätere Modernisierung nicht günstiger, sondern teurer, weil der Rückstand größer geworden ist.

Zudem entstehen sogenannte Opportunitätskosten. Das sind Kosten, die dadurch entstehen, dass Chancen ungenutzt bleiben. Während Wettbewerber neue Märkte erschließen oder ihre Effizienz durch moderne IT-Lösungen steigern, bleibt das eigene Unternehmen stehen. Diese verpassten Möglichkeiten lassen sich im Nachhinein kaum noch aufholen.

Ein weiteres Risiko liegt in der plötzlichen Eskalation. Solange das System „noch läuft“, wird das Thema gern vertagt. Doch wenn plötzlich ein schwerwiegender Ausfall eintritt oder ein Compliance-Problem aufgedeckt wird, muss in kürzester Zeit reagiert werden. Unter Zeitdruck sind Modernisierungen jedoch deutlich teurer und riskanter als geplante Projekte. Das ursprünglich eingesparte Budget wird dadurch schnell durch Notfallmaßnahmen aufgezehrt.

Es lohnt sich also, die Frage anders zu stellen: Wird wirklich Geld gespart, oder werden nur Risiken und Kosten in die Zukunft verschoben? Eine ehrliche Bestandsaufnahme zeigt oft, dass das Abwarten keine Einsparung bringt, sondern die Kosten über die Zeit sogar steigen lässt.

Signale für akuten Handlungsbedarf bei veralteter Software

Viele Unternehmen wissen, dass ihre Software nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Doch ab wann wird aus einem bekannten Mangel ein akutes Risiko? Es gibt einige klare Anzeichen, die Geschäftsführende unbedingt ernst nehmen sollten.

Ein erstes Warnsignal ist die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden oder externen Experten. Wenn nur noch wenige Menschen das System verstehen und pflegen können, entsteht ein enormes Risiko. Fällt dieses Know-how weg, steht das Unternehmen schnell vor großen Problemen.

Auch häufige Ausfälle oder wiederkehrende Systemstörungen sind ein klares Zeichen. Wenn die IT-Abteilung mehr Zeit mit dem Beheben von Fehlern als mit Weiterentwicklungen verbringt, ist das ein Hinweis darauf, dass die Software an ihre Grenzen stößt.

Ein weiteres Indiz ist das Thema Updates und Sicherheitspatches. Wenn die Software nicht mehr regelmäßig aktualisiert wird oder vom Hersteller bereits abgekündigt wurde, steigt das Sicherheitsrisiko erheblich. Hier drohen nicht nur technische Probleme, sondern auch rechtliche Konsequenzen, zum Beispiel bei Verstößen gegen Datenschutzauflagen.

Ebenso kritisch ist es, wenn neue Anforderungen aus dem Geschäftsbetrieb nur noch mit großem Aufwand oder gar nicht mehr umgesetzt werden können. Wenn Innovationen immer wieder an technischen Hürden scheitern, verpasst das Unternehmen wertvolle Chancen.

Zum Schluss lohnt sich ein Blick auf die Stimmung im eigenen Haus. Häufen sich Beschwerden über die Arbeitsmittel? Gibt es Frustration über langsame Prozesse oder komplizierte Abläufe? Das sind oft die ersten Anzeichen dafür, dass die Software nicht mehr mit den Erwartungen der Mitarbeitenden Schritt hält.

Diese Signale zeigen deutlich, dass Software längst mehr ist als ein stiller Helfer im Hintergrund. Sie ist ein zentrales Element des Unternehmenserfolgs. Wenn sie schwächelt, kann das zur echten Gefahr für das gesamte Unternehmen werden.

Übrigens: In der Praxis ist vielen Verantwortlichen der Handlungsbedarf durchaus bewusst. Oft stehen jedoch scheinbar wichtigere Aufgaben auf der Agenda, oder es fehlen schlicht die internen Kapazitäten, um ein Modernisierungsprojekt anzugehen. Das führt dazu, dass die Software weiterläuft wie bisher, während die Risiken stetig wachsen. Gerade deshalb ist es entscheidend, regelmäßig zu prüfen, ob die Prioritäten noch richtig gesetzt sind und ob das Aufschieben wirklich die bessere Entscheidung ist.

Wege aus der Sackgasse

Die Erkenntnis, dass eine Software nicht mehr zukunftsfähig ist, sorgt oft für Unsicherheit. Viele Unternehmen fragen sich: Wo anfangen? Welche Optionen sind wirklich tragfähig? Und wie lassen sich die Risiken einer Modernisierung minimieren? Fest steht: Eine überalterte Software wird nicht von selbst besser. Ein strukturierter und gut durchdachter Weg ist entscheidend, um nicht nur technische Probleme zu lösen, sondern auch die Organisation fit für die Zukunft zu machen.

1. Bestandsaufnahme: Klarheit schaffen

Am Anfang steht eine gründliche Analyse. Diese sollte nicht nur aus technischer Sicht erfolgen, sondern immer gemeinsam mit den betroffenen Fachbereichen. Ziel ist es, drei zentrale Fragen zu beantworten:

• Welche Funktionen und Prozesse sind geschäftskritisch?
• Wo liegen die größten Engpässe und Risiken?
• Welche technischen Abhängigkeiten bestehen zu anderen Systemen?

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Dokumentation. Bei veralteter Software sind wichtige Details häufig nur im Kopf einzelner Mitarbeitender vorhanden. Eine sorgfältige Erfassung dieser Informationen ist essenziell, um spätere Überraschungen zu vermeiden.

2. Die richtigen Strategien: Von Refactoring bis Neuentwicklung

Je nach Ausgangslage gibt es verschiedene Ansätze, die sorgfältig gegeneinander abgewogen werden müssen. Wichtig ist es, nicht nur auf kurzfristige Kosten zu schauen, sondern auch auf die langfristige Tragfähigkeit der gewählten Lösung.

Refactoring: Modernisierung unter der Haube

Beim Refactoring wird die bestehende Software in ihrer Grundfunktionalität beibehalten, der Code jedoch modernisiert. Ziel ist es, die Wartbarkeit zu verbessern, technische Schulden abzubauen und die Stabilität zu erhöhen. Ein Beispiel: Eine Unternehmenssoftware läuft zwar stabil, aber der Code ist über die Jahre unübersichtlich geworden. Hier kann Refactoring sinnvoll sein, um die Lebensdauer des Systems zu verlängern, ohne die Geschäftslogik komplett neu zu bauen.

Vorteil: Die bestehenden Abläufe bleiben erhalten, und die Veränderungen sind für die Nutzenden meist kaum spürbar. Das Risiko ist gering, weil keine neue Architektur eingeführt wird.

Nachteil: Grundlegende Probleme, etwa veraltete Technologieplattformen oder unflexible Strukturen, werden nicht gelöst. Refactoring eignet sich daher vor allem als Zwischenlösung, nicht als Dauerstrategie.

Re-Platforming: Eine neue technologische Basis

Re-Platforming bedeutet, die bestehende Software auf eine neue technische Plattform zu migrieren, ohne die Kernfunktionalität grundlegend zu verändern. Ein typisches Szenario ist die Verlagerung von On-Premises-Systemen in die Cloud. Damit lassen sich Skalierbarkeit, Performance und Wartungsfreundlichkeit verbessern. Zum Beispiel kann eine ERP-Lösung in die Cloud gehoben werden, um flexibler auf wachsende Anforderungen zu reagieren.

Vorteil: Die Geschäftslogik bleibt erhalten, die technologische Basis wird jedoch fit für die Zukunft gemacht. Oft können dadurch Betriebskosten langfristig gesenkt und neue technologische Möglichkeiten erschlossen werden.

Nachteil: Wenn die bestehende Software architektonisch nicht für die neue Plattform geeignet ist, stößt Re-Platforming an Grenzen. Die Gefahr besteht, dass nur die „Fassade“ modernisiert wird, während tiefere strukturelle Schwächen bestehen bleiben.

Neuentwicklung: Der strukturierte Neuanfang

Eine Neuentwicklung ist der umfassendste Schritt. Hier wird die bestehende Software durch eine völlig neue Lösung ersetzt. Das bietet die Chance, Prozesse zu überdenken, veraltete Denkmuster abzulegen und neue Technologien voll zu nutzen. Ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte seine in die Jahre gekommene Eigenentwicklung nicht nur technisch erneuern, sondern die Prozesse gleichzeitig an moderne Marktanforderungen anpassen und mit neuen digitalen Services kombinieren.

Vorteil: Maximale Freiheit und die Möglichkeit, ein System zu bauen, das wirklich zukunftsfähig ist. Prozesse können optimiert, Benutzerfreundlichkeit verbessert und moderne Architekturen wie Microservices von Beginn an berücksichtigt werden.

Nachteil: Der Aufwand ist hoch, sowohl finanziell als auch organisatorisch. Die Risiken steigen mit der Komplexität. Zudem dauert es länger, bis der Nutzen vollständig spürbar wird.

Anmerkung:

Keine dieser Strategien ist grundsätzlich „besser“ als die andere. Entscheidend ist die Ausgangslage des Unternehmens: Welche technischen und geschäftlichen Anforderungen bestehen? Wie groß ist das Budget? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Oft kann auch eine Kombination sinnvoll sein, zum Beispiel zunächst Refactoring als Brückenlösung, während parallel die Planung einer langfristigen Neuentwicklung vorangetrieben wird.

3. Technische und organisatorische Modernisierung verzahnen

Eine häufige Falle: Das Projekt wird als reines IT-Thema betrachtet. Doch die Einführung einer neuen Software ist immer auch ein Change-Prozess. Mitarbeitende müssen geschult werden, bestehende Prozesse müssen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Unternehmen, die diesen kulturellen Wandel vernachlässigen, riskieren, dass die neue Lösung nicht die gewünschte Wirkung entfaltet.

Wichtige Erfolgsfaktoren sind deshalb:

• Frühzeitige Einbindung der Nutzerinnen und Nutzer
• Transparente Kommunikation über Ziele, Fortschritte und Herausforderungen
• Schrittweises Vorgehen, um die Belastung zu verteilen und Erfahrungen zu sammeln
• Realistische Zeit- und Ressourcenplanung, die auch Puffer für unerwartete Probleme berücksichtigt

Eine Modernisierung ist kein Projekt, das nebenbei erledigt wird. Sie verlangt strategisches Denken, konsequentes Handeln und die Bereitschaft, alte Zöpfe abzuschneiden. Wer diesen Prozess jedoch richtig angeht, schafft nicht nur eine moderne IT-Landschaft, sondern legt auch das Fundament für zukünftiges Wachstum und Stabilität.

Fazit: Handeln, bevor Stillstand noch teurer wird

Veraltete Software ist mehr als ein technisches Ärgernis. Sie bremst nicht nur Abläufe und sorgt für steigende Wartungskosten, sondern gefährdet auf Dauer auch die Innovationsfähigkeit und das Vertrauen von Mitarbeitenden und Kunden. Viele dieser Effekte sind schleichend und schwer messbar, doch sie wirken jeden Tag im Hintergrund.

Damit Sie einen schnellen Überblick über die wichtigsten Anzeichen erhalten, hier noch einmal die zentralen Punkte im Überblick:

Eine Modernisierung ist kein Selbstläufer, aber sie ist ein notwendiger Schritt, um die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Wer frühzeitig handelt, stellt sicher, dass das Unternehmen leistungsfähig bleibt und nicht irgendwann von überalterten Strukturen ausgebremst wird.

Hinweise:

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Michael Schenkel hat weitere Beiträge im t2informatik Blog veröffentlicht, u. a.: