Warum immer noch so viele agile Transformationen scheitern

Gastbeitrag von | 28.06.2021 | Prozesse & Methoden |

Lessons not learned

Sind Sie sich bewusst, dass immer noch zwei Drittel aller Transformationen in deutschen Unternehmen scheitern? Scheitern? Das bedeutet, die gesteckten Changeziele wie u.a. Struktur- und Prozessveränderungen, sowie Organisationsmerkmale wie die Art und Weise der Zusammenarbeit oder den Wandel der Unternehmenskultur nicht erreicht zu haben. Das ist ein Fiasko, denn das resultierende Gefühl des Versagens beinhaltet in der Folge viele Faktoren, die es unnötig schwer machen, einen Neubeginn zu wagen.

Worauf sollten Sie unverzichtbar achten, damit Ihnen solche Szenarien während einer agilen Transformation erspart bleiben? 

Ein Beispiel einer Transformation

Lassen Sie uns so eine agile Transformation bildlich vorstellen und unsere Ihre Fantasie nutzen. Stellen Sie sich einen Umzug vor. Das alte Haus ist zu klein geworden, die Grundmauern marode, sprich das Haus ist nicht mehr zeitgemäß. Das Familienoberhaupt ordnet den Umzug in ein neues Heim an. Dieses bietet eine moderne Struktur, einen energiesparenden Auf- und Ausbau, die Lage ist top und somit alles viel effizienter als beim alten Haus.

Nun ist es bedeutend, wie die neue Fassade aussehen wird, Verblender oder Putz, welche Fenster werden wie und wo geplant, Rollläden ja oder nein… puh, viele Dinge sind zu bedenken. Eins steht fest, das neue Haus möge bitte agil sein!

Das Familienoberhaupt bestimmt drei Familienmitglieder, die hoch motiviert das neue Hausbauprojekt umsetzen sollen. Der Rest der Familie weiß bis dato noch nichts von seinem neuen Glück. Nach einigen Wochen und Monaten ist das neue Haus bezugsfertig, der Umzug geplant, eine Einweihungsparty für die ganze Familie inklusive Change-Kick-off rundet das Vorhaben offiziell ab. Die involvierten Familienmitglieder setzen den Rest der Familie vor vollendete Tatsachen: Raus aus der Komfortzone, rein in die Umzug-Kartons und ab ins neue Haus/Leben! Eventuelle Bedenken und Unsicherheiten auf dem unbekannten Terrain werden ausgeblendet. Herzlich willkommen im neuen Heim!

Und schon ist die Transformation gescheitert!

Wie Sie Ihre Transformation vorteilhafter und klüger planen

Projektieren Sie das neue Haus und den damit verbunden Umzug in einen neuen Lebensabschnitt mit ALLEN Familienmitgliedern von Beginn an GEMEINSAM! Packen Sie die Umzugkartons zusammen und greifen sie sich gegenseitig unter die Arme. Erklären sie als Familienoberhaupt, warum dieser Umzug sinnvoll ist und welche Vorteile er mit sich bringt. Erstellen Sie gemeinsam einen Plan und ein Gerüst, auf dem der Umzug aufbaut und wie Sie die erste Zeit im neuen Haus angehen, wie Sie sich einleben, sodass sich alle wohlfühlen. Essenziell ist die Überkommunikation dessen. Tauschen Sie sich am besten täglich darüber aus:

  • Wo stehen wir aktuell?
  • Wie sieht die Zukunft aus?
  • Welche Bedenken haben einzelne Mitglieder?
  • Welche Einrichtungsgegenstände werden, wann und wie benötigt?

Fühlen Sie sich verpflichtet, alle Menschen in diesem einschneidenden Veränderungsprozess mitzunehmen! Der Aufbau einer starken Kommunikationskultur im Zuge einer Transformation ist unglaublich wichtig, damit alle höchst motiviert sind, sich dauerhaft verändern zu wollen. Die immense Wichtigkeit zeigt sich in einer Studie zum Thema, die besagt, dass lediglich 8 Prozent der Menschen eigene Vorsätze umsetzen. Wie sehr müssen wir uns somit als Außenstehender anstrengen, um jemanden im Inneren zu verändern!

Entwickeln Sie eine kraftvolle und transparente Kommunikationskultur!

Stellt das Familienoberhaupt die restlichen Familienmitglieder vor vollendete Umzugstatsachen, werden diese sich nicht wertgeschätzt, wenig ernst genommen, nicht wichtig genug und nicht ausreichend qualifiziert fühlen. Kommen darüber hinaus im neuen Haus neue agile Rituale zum Tragen, von denen sie noch nicht gehört haben, werden die Familienmitglieder völlig demotiviert sein und bei der Transformation kaum helfen können.

Im alten Haus galt eine klassische, hierarchische Rollenverteilung. Aufgeteilt in den Weisungsgeber und die anderen Familienmitglieder, die Weisungsnehmer. Egal, wie groß die Familie war, hier zählte Rang und Titel. Im neuen Haus sind plötzlich ALLE Weisungsgeber und Weisungsnehmer. Der Product Owner ist das Oberhaupt und gibt das Ziel und die anderen das Wie als Weg zum Ziel vor. Im neuen Haus gelten Wissen und Erfahrung. Rang und Titel, die alten treibende Kräfte, gibt es nun nicht mehr. Sinnbildlich steht hierfür: Das erledigen wir auf dem kurzen Dienstweg. Bedeutet, es gab jemanden in der Familie, eine inoffizielle Person/Autorität, der anhand seines enormen Wissens, langjährige Erfahrung oder hohe Sozialkompetenz, dass Miteinander innerhalb der Familie beeinflusst hat. Sozusagen eine “brauchbare Illegalität” für ausgleichende Ineffizienzen. Im neuen Haus erfolgt dies mittels einer “brauchbaren Legalität”. Mit ihr hält der Austausch über Zwischentöne, fachspezifische oder soziale Sorgen, sowie Bedenken oder tolle Ideen Einzug. Bestenfalls wird dies über agile Rituale abgebildet, wie Plannings, Dailys und Reviews. Der Anspruch ist, den leidigen Flurfunk ein für alle Mal auszuschließen. Nur mit einer transparenten Kommunikation wird der Umzug bzw. die Transformation glücken.

Schaffen Sie Vertrauen im Team als Grundlage Ihrer Kommunikation!

Innerhalb Ihrer Familie herrscht eine Ausgeglichenheit über Eigenständigkeit und Zugehörigkeit. Damit ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Umzug in das agile Haus glückt. Jedes Familienmitglied schätzt eigenständiges Arbeiten, kennt es und fühlt sich wohl. Gleichzeitig empfindet es eine starke Zugehörigkeit zur Familie. Keiner kapselt sich ab von den anderen.

Stärken Sie grundlegend das Vertrauen Ihrer Familie, in die Fähigkeiten jedes einzelnen und dessen individueller Person. Hinterfragen und reflektieren Sie vor, während und nach dem Umzug regelmäßig.

  • Wissen: Haben ALLE innerhalb der Familie ALLE Informationen, um ihre Arbeit zu leisten?
  • Funktioniert der Informationsfluss?
  • Können: Sind die benötigten Fähigkeiten vorhanden oder werden Trainings benötigt?
  • Kommunikationsstruktur: Nutzen ALLE die Rituale fokussiert, so wie vorgegeben?
  • Gestaltungsspielraum: Ist dieser wirklich gegeben oder funken andere aus der Familie rein?
  • Retrospektive: Wie ist die individuelle Wahrnehmung?

 

Fehler sind der Treibstoff für Innovationen

Des Weiteren unverzichtbar bei einer Transformation: die Analyse der Fehlerkultur.

Üben Sie Manöverkritik zu jeder Zeit während des Umzugs. Was läuft gut, was weniger und was wollen wir mitnehmen Empfehlenswert ist eine Art Bestandsaufnahme bereits vor Beginn des Umzugs, stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wie laufen Kommunikationsflüsse in der großen Familie?
  • Wer glaubt, irgendwo nicht die richtigen Fähigkeiten zu besitzen?
  • Wer verfügt über ungenutzte Fähigkeiten?
  • Wo fühlt sich jemand zu sehr kontrolliert bzw. wo wünscht sich jemand mehr Kontrolle/Unterstützung?
  • Wie ist der Umgang mit Fehlern?

Hier kommen kritische Themen mit viel Konfliktpotenzial auf den Tisch. Wählen Sie immer einen guten Moderator bei solchen Familienkonferenzen. Aus diesen Tipps resultiert Vertrauen, so dass jeder gerne mitarbeitet und hilft, um die Ziele zu erreichen!

Psychologische Sicherheit

Eine Google Studie besagt, Zugehörigkeit versteckt sich gerne hinter dem Schlagwort “Psychologische Sicherheit”. Wie kommt diese zustande?

Bei einer agilen Transformation wird grundsätzlich Feingefühl benötigt. Überlegen Sie bspw., ob der Redeanteil in Meetings gleichmäßig auf alle Schultern verteilt ist. Gefühl entsteht durch Beteiligung. Merken andere Familienmitglieder, wenn es jemandem aus der Familie nicht gut geht bzw. wie es ihm überhaupt geht? Entlarven Sie etwaige Störfaktoren besonders während des Umzugs, um diesen entgegenzusteuern.

Empfehlenswert sind diesbezüglich sieben Fragen, die in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel in Retros, an alle Familienmitglieder gestellt werden:

  1. Wie klar sind jedem Mitglied seine eigene Rolle und Aufgabe innerhalb des Familienverbundes?
  2. Wie groß ist der Einfluss der individuellen Arbeit in Bezug auf das gesteckte Ziel?
  3. Wie stark kann jeder seine Fähigkeiten einbringen?
  4. Glaubt jeder, dass jeder im Meeting gleichviel zu Wort kommt?
  5. Wie viele dominante Redner gibt es?
  6. Nehmen alle Beteiligten Rücksicht auf die Bedürfnisse anderer?
  7. Fühlt sich jeder für seine Arbeit wertgeschätzt?

 

Wir sind doch jetzt agil!

Ihr Umzug ist noch nicht in trockenen Tüchern. Eine große Gefahr besteht circa 2-3 Monate nach Beginn der Transformation. Die Rollen sind neu verteilt, neue Werteprinzipien übernommen. Bei einigen Familienmitgliedern stellt sich eine gewisse Müdigkeit ein, nach dem Motto: “Wir sind doch jetzt agil, das reicht doch.” Zu diesem Zeitpunkt stehen allerdings noch zwei Umzugskartons rum, die unausgepackt sind. Legen Sie vorab ein kleines Team Verantwortlicher fest, die dafür Sorge tragen, dass eben unbedingt ALLE Kartons ausgepackt werden!

Ein weiterer kritischer Zeitpunkt, der alles wie ein Kartenhaus zusammenfallen lassen kann, ist nach circa 18 – 24 Monaten. Hier kommt erneut das oben genannte Motto auf. Es reicht doch jetzt. Seien Sie sich alle sicher, es gibt immer irgendwas zu tun im neuen Haus! Es benötigt dauerhafte und beständige Pflege, die überlebenswichtig ist. Achten Sie auf folgende zwei Tipps:

  1. Terminieren Sie über die nächsten Jahre hinweg Ihre regelmäßigen Retrospektiven!
  2. Reflektieren Sie echt, d.h. es sollten viele tiefe Fragen gestellt werden mit dem Ziel, dass diese zum Nachdenken anregen.

 

Retrospektiven sind der unterschätzte Erfolgsfaktor in der agilen Transformation

Seien Sie clever und gehen Sie bei Ihrer agilen Transformation mit Bedacht vor. Legen Sie Wert auf die Werkzeuge, die Sie an die Hand bekommen haben, um einen erfolgreichen Umzug ins neue Haus durchzuführen. Der Umzugswagen kann kommen und dann klappt es auch mit dem Nachbarn! Halten Sie Ihr neues Heim jederzeit gut in Schuss, bei Bedarf räumen Sie flexibel um, misten regelmäßig aus und bleiben Sie immer im Flow!

 

Hinweise:

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Halina Maier
Halina Maier

Halina Maier ist Expertin für Agile Methoden (Scrum, Agile Sales, Kanban, OKR), Vertriebsstrategie, Verkaufstechniken und Innovationsworkshops. Als Agile Sales Coach und CEO der Agile Sales Company GmbH unterstützt sie erfolgreiche Unternehmen, die einen agilen und starken Vertrieb benötigen.