Die digitale Zusammenarbeit von verteilten Teams

Gastbeitrag von | 29.07.2019 | Projektmanagement | 0 Kommentare

Ein Beispiel dafür, was bei der Transformation vom Analogen zum Digitalen schief ging und besser geht.

Wenn es um die digitale Zusammenarbeit von verteilten Teams geht, kann man auf unendlich viele Softwareprodukte zurückgreifen. Das Angebot ist so unübersichtlich, dass man bereits erhebliche Zeit benötigt, um sich einen Überblick zu verschaffen. Und das Ergebnis: Jedes Werkzeug kann irgendwas gut, aber man sucht vergeblich nach einem „Alleskönner“. Vielleicht kann es diesen gar nicht geben, denn jeder hat eine andere Vorstellung davon, was wichtig ist. Und will man selbst einen „Alleskönner“ entwickeln, muss man zwangsläufig an der Komplexität der Anforderungen scheitern. Schnell wird programmiert auf Teufel komm raus und so wird vor lauter Verstrickungen im Detail der Kardinalfehler in der IT ein ums andere Mal wiederholt: „Alles ist programmierbar“.

Was macht Zusammenarbeit aus? Und was macht es so schwer, diese in Nullen und Einsen zu strukturieren? Menschen in Organisationen und Projekten entwickeln Ideen und diskutieren diese in kleineren und größeren Ansammlungen. Analog können wir uns das vorstellen: wir sitzen am Tisch und es geht hin und her. Dazu kommt, dass im Team oder bei jedem Einzelnen Dokumente, also Beschriebenes entsteht über das, was wichtig und festzuhalten ist. Das können Skizzen und Zeichnungen sein, aber auch Erkenntnisse aus Versuchen oder schlicht Gedanken. Kennen wir auch. In einem langen Prozess tauschen wir uns aus und geben uns neue Informationen, die wiederum viele Menschen betreffen. Klar, eine neue Entwicklung wird aus vielen Informationen und Ideen von Menschen zusammengetragen. Und das umfasst sehr oft viele 1.000 Dokumente und „Messages“ und Hinweise und Änderungen u.v.m. Bisher haben wir das irgendwie schon hinbekommen.

Wie lässt sich verteilte Arbeit durch die IT unterstützen?

Wie könnten wir das Beschriebene mit den Mitteln der Informationstechnologie lösen? Wenn alle einem Raum sitzen, dann ist es einfach. Wenn Teams aus zwanzig, dreißig oder hunderten Kollegen bestehen, die irgendwo verteilt arbeiten, wird es unübersichtlich. Also was tun?

Beginnen wir die Betrachtung mit einer Abstraktion im Sinne von „was kann IT eigentlich leisten?“ Ohne Frage wurde erreicht, dass hochstrukturierte, sich vielfach wiederholende Prozesse (ERP), recht gut organisiert werden können. Ebenso sind tolle Instrumente entstanden, die das kognitive Arbeiten eines Einzelnen extrem erleichtern (CAD, CAM, Kalkulationssysteme, Grafiksysteme, Animation usw.).

Um zu verstehen, was die Herausforderung bei der Organisation der digitalen Zusammenarbeit ist, müssen wir an die Wurzeln des Sinns von Programmierung ran, also der Automatisierung von Prozessen. Dort wo ein Rechner schneller ist als die paar Bits/Sekunde, die der Mensch hinkriegt, ist es einfach und logisch. Auch bei hochstrukturierten Wiederholungen ist es einfach und für jeden klar. Bei Tools für die Zusammenarbeit ist das aber genau NICHT der entscheidende Aspekt. Man weicht der Frage aus, was die Zusammenarbeit von Menschen ausmacht: Ideen und Spinnereien, neue Lösungen, Dinge, die man ausprobieren muss, um zu sehen, ob sie funktionieren. (Böse Anmerkung: Man entwickelt lieber die Idee von KI, als dass man Menschen vernetzt und diese erstmal intelligent agieren lässt.)

Die Zusammenarbeit im Projektmanagement

Werfen wir einen exemplarischen Blick ins Projektmanagement. Bei der Zusammenarbeit von verteilten Teams gibt es selten eine gemeinsame Klarheit und ist es nicht möglich, sehr schnell darüber Einigkeit zu erzielen, was effektiv und effizient ist – also was wir brauchen, um gut zusammenarbeiten zu können.

Wer nach einfachen Lösungen sucht, muss sich meist durch einen Sturm an Einwänden und Irrtümern kämpfen. Oft kommt man nicht auf die einfachen Lösungen. Man spürt den Ärger und die Ineffizienz, aber es entsteht kein Bild in den Kopf, wie es einfacher ging. Wir verlieren uns in Dingen, die wir zwar schön und partiell „total super“ finden, die aber keinen Nutzen erzeugen. Frage: Was wurde wirklich an Tools geschaffen, die einen „Wertbeitrag“ leisten, der wirklich bedeutsam ist? 

Im Projektmanagement gibt es viele Interessenslagen. In der Planung hätten wir gerne schöne Gantt Diagramme, die im Grunde NULL Relevanz haben. Ich kann sie malen wie ich will, es hat keinen Einfluss auf die Effektivität eines Projektes. Sie sind SHOW! Dann hätten wir gerne perfekte automatische Verschiebung von Terminen und Aufgaben, falls sich was ändert. Der berühmte Netzplan. Ja, und damit sollte die Personal- und Kapazitätsplanung auch abgedeckt sein. Zeiterfassung gibt es auch noch und Vieles mehr. Jeder halbwegs schlaue Projektmanager weiß, was es bedeutet, einen Netzplan zu verändern. Wir unterliegen ständig der Verführung des „alles ist programmierbar“. Klar, es gibt Tools vor allem in der Softwareentwicklung, die wirklich gut sind, aber die haben keine Files und nur überschaubare Iterationen.

Wir unterliegen der Täuschung, dass Optik und angenehme Usability effektiv sind. Es ist absurd, verstehen zu müssen, wieso die Idee eines Kanban Boards sich visuell wieder in einem Projektmanagement Tool wiederfindet, wo doch die Anwendung sehr sinnvoll analog genutzt wurde und einer Werkhalle auch nicht mehr als mit 2 Boards parallel gearbeitet wird. Solange ich eben nur wenige Boards habe, ist alles schön easy.

Umparken im Kopf. Nicht die Frage „Was kann man alles schön programmieren“ ist dabei wichtig, sondern was hält mich auf, was verlangsamt meine Performance, was brauche ich für meine Arbeit am notwendigsten?

Was ist wirklich wichtig?

Wir ignorieren systematisch die Frage: Was ist wirklich wichtig? Wir „leiden“ seit 25 Jahren unter dieser „Missachtung“ von unseren Wünschen und haben nun was unternommen. Aber vorher ein Check! Wenn nachfolgende Kriterien auf Sie zutreffen (oder zwei bis drei davon), dann lesen Sie bitte weiter:

  • Sie sind mehr als 3 Mitarbeiter, die nicht in einem Raum sitzen.
  • Sie tauschen Gedanken und Ideen aus und diskutieren diese (vermutlich mittels E-Mail und Telefon).
  • Sie nutzen MS Excel als Planungs- oder Projektmanagementtool.
  • Sie nutzen MS Excel für Statusbearbeitungen von Vorgängen und Arbeitspaketen.
  • Sie nutzen MS Office (Explorer) als Dokumentenablage.
  • Sie nutzen MS Outlook zur Kommunikation.
  • Sie sind zufällig auch noch ein Unternehmen, das Produkte entwickelt, konstruiert und ggf. produziert und vertreibt.
  • Sie organisieren komplexe Projekte mit vielen Dokumenten und vielen Informationen.
  • Sie arbeiten auf einem Firmenserver (nicht in der Cloud).

Haben Sie sich schon mal bewusst gemacht, was Sie sich damit antun? Sie verschlechtern Ihr Leben, insbesondere Ihr Arbeitsleben. Es mag ja sein, dass sie diese ganzen Absurditäten sogar bezahlt bekommen, aber es kann Sie nicht zufriedenstellen oder gar glücklich machen. Es wird aber nicht besser, wenn Sie sich die genannten „Wohlfühltools“  einkaufen. Nur netter.

Sie haben sich vermutlich „arrangiert“ mit der Situation. Es gibt ja den Spruch: „Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr.“ Aber das ist heute gar nicht mehr das Problem. Es ist viel dramatischer: „Was Hänschen gelernt hat, VERLERNT Hans nimmermehr.“

Wir sitzen in der Falle. Wir haben uns an etwas gewöhnt, was im Grunde so nicht geplant war, aber dann schlicht passiert ist. Wir haben unsere schönen Leitzordner – die von den Sekretärinnen liebevoll und sehr effektiv (ja) gepflegt wurden – ersetzt durch exakt die gleiche Logik, nämlich Ordner, aber in elektronischer Form. Die Ordnung ist aber dabei völlig abhandengekommen. Denn die Sekretärin wurde wegrationalisiert und jeder schreibt in die Ordner rein, wie er will.

Der klassische Effizienzfehler

Ich weiß wovon ich spreche, ich habe als Kind im Familienunternehmen die Organisation damals schon interessiert verfolgt. Ich habe gesehen, dass sich am Ordneranfang sogenannte Fortschreibelisten befanden. Da wurde jede Bewegung IM Ordner in einer Zeile dokumentiert. Alles was passierte, wurde festgehalten. Jeder konnte es nachvollziehen. Informationen wurden auf Notizblöcken festgehalten und in den Ordner abgelegt. Natürlich wieder mit Information dazu. Auftragspapiere im Unternehmen wurden per Rohrpost versendet. Ja, klingt verrückt, war aber effektiv. Die Fertigungssteuerung (Leitstand) fand über ….ja… eine Person statt. Über Sprechanlagen haben die Mitarbeiter ihren Auftragsstatus gemeldet. Das hat alles reibungslos funktioniert, vor allem weil unstrukturierte Informationen von einem Menschen sofort kognitiv verarbeitet und die richtigen Leute informiert wurden. Änderungen im Produktionsprogramm waren ein Klacks. Ja, es sieht so aus, als würde ich gerne zurück in die „gute alte Zeit“. Mitnichten.

Es geht mir um etwas ganz anderes. Bevor wir zur Auflösung kommen, will ich eine weitere kleine Geschichte einer Fehlentwicklung erzählen: Dass Briefe (ja Papierbriefe) langsam waren, ist unbestritten. Aber genau deshalb haben sich die Verfasser sehr bemüht, sinnvolles und vollständig Verständliches zu formulieren. Ein Brief hatte einen Zweck. Aber der enthielt (meist) keine hektische Botschaft, sondern grundlegende Handlungsoptionen, Vertragsbeschreibungen oder durchaus persönlichen Austausch. Die Antwort konnte man abwarten. Mit der elektronischen Kommunikation ist nichts effektiver und effizienter geworden, mit Ausnahme der Geschwindigkeit. Man hat aber nicht gelernt, in den 20 Jahren, seit die elektronische Kommunikation kommerziell genutzt ist, aus dieser elektronischen Kommunikation ein effektives Arbeitsinstrument zu machen. Es ist immer noch – und da sind wir wieder bei Hänschen – ein Brief, der lediglich elektronisch erstellt und versandt wird.

Der elektronische Brief ist aber zum völlig widersinnigen Steuerungsinstrument für ganze Organisationen geworden. In den letzten Jahren hat man erkannt, dass zumindest die Kommunikation besser über Chatrooms oder Messengertools funktioniert. Aber sonst hat man praktisch nichts dazugelernt. Wir sind schlampig geworden, was unsere Sekretärinnen nie zugelassen hätten. Es ist nichts mehr zu finden, wir haben nur noch Informations- und Dokumentengräber. Aber alles ist nett und super schön anzusehen. Leider handelt es sich um den klassischen Effizienzfehler, bei dem zwar Primärkosten vermieden, aber Sekundärkosten um ein vielfaches erhöht werden.

Negative Nützlichkeit und neue Absurditäten

Ich habe die gigantischen Gewinne der Digitalisierung bei sich wiederholenden Prozessen schon gewürdigt, aber für die Zusammenarbeit von Menschen hat sich nichts verbessert. Im Gegenteil. Neben der völligen Verfehlung bei der Nutzung der E-Mail hat es sich etabliert, auch wunderbare Tools wie MS Excel für Aufgaben zu nutzen, die völlig am Ziel vorbeischießen und dabei unglaublich viel Ressourcen verbrauchen. Plötzlich gibt es Themen, die es vorher nicht gegeben hat. Mehrere Menschen können ein Dokument öffnen und bearbeiten und niemand weiß, was nun der wirklich aktuelle Stand ist. Es weiß noch nicht einmal jeder, dass überhaupt ein Dokument entstanden/geändert/gelöscht wurde.

Zusammenfassend kann man sagen, dass sich kaum welche von den früheren Problemen gebessert haben:

  • Wir wissen nicht Bescheid, wer was wann warum und wie macht.
  • Wir haben keine Ahnung, was im Projekt an Themen behandelt wird und was wichtig ist.
  • Wir kennen keinen aktuellen Stand von Dokumenten und sonstigen Informationen.
  • Wir tappen im Dunkeln und erhalten Informationen, die für unsere Arbeit elementar sind, nur zufällig oder unvollständig oder per cc als Nebeninfo.

Wollen Sie so als Entwickler, Ingenieur, Konstrukteur, Techniker, Beschaffer, Prototypenbauer, Kundenbetreuer usw. arbeiten? Auch wenn es total öde klingt und vielleicht ist: Es braucht etwas Nützliches und nicht etwas Nettes. Klar wäre es schön, wenn man beides kombinieren könnte, aber das wäre dann der echte Kunstgriff, an dem wir noch arbeiten. Es geht um das, was wir am notwendigsten brauchen:

  • Das Analoge mit dem Digitalen in Effizienz setzen!
  • Was leisten Menschen? Sie stellen Zusammenhänge her, sie kombinieren und sie entwickeln Lösungen.
  • Was Leisten Softwareprogramme? Sie sind viel schneller als wir, sie tragen Millionen abruffähiger Informationen in sich und sie können damit Menschen verbinden, wie das ja bei Facebook usw. hinreichend bekannt ist.

 

Mein Anliegen: Die Kombination der beiden Welten

Menschen erzeugen Informationen, erstellen Dokumente und wollen Dinge vorantreiben. Wenn man nun tausende Informationen mit tausenden Menschen und tausenden Dokumenten superleicht verknüpfen will, dann stellt sich eine entscheidende Frage: WIE? Für das WIE habe ich SYSTEMDREI entwickelt. SYSTEMDREI ist ein Analog/Digital Umsetzer, der zum Verständnis beiträgt, „was kann die Maschine leisten, was können wir besser und wie kann man beide Welten kombinieren?“.

Für die Kombination der beiden Welten ist es wichtig, dass Unternehmen ihre eigene Kultur der Zusammenarbeit beachten. Uneingeschränkte Informationen über Aspekte, die in einer Organisationen ablaufen, sind oftmals sozial unverträglich. Obwohl ein Unternehmen eine hochsachliche Angelegenheit ist, sind die Akteure Menschen aus Fleisch und Blut, die selbst festlegen, wer wann welche Information in welcher Form bekommen soll. In den meisten Unternehmen gibt es (noch) keine Kultur der grenzenlosen Zusammenarbeit. Unternehmensleitungen sollten daher bei einer Toolauswahl stets die Unternehmenskultur im Blick behalten und nicht nur die technischen Spielereien von Tools, die viel Eindruck schinden.

 

Hinweis:

SYSTEMDREI ist eine Anwendung, die auf MS Office basiert und intelligent Mensch und Information verknüpft. Mensch und Tool haben zu gleichen Teilen Verantwortung, so dass die Organisation um ein Vielfaches besser werden kann. Informationen zu SYSTEMDREI finden Sie unter https://systemdrei.de/.

Axel Wimmer

Axel Wimmer

Hineingeboren in eine Familienunternehmen - der Großvater stellte die „Wimmer Motorräder“ in den 1920er Jahren her - wurde Axel Wimmer schon als Kind mit Unternehmensprozessen konfrontiert. 1964 geboren erlebte er die Transformation vom Analogen ins Digitale in seiner kompletten Ausprägung. Der Vater, ebenfalls ein Erfinder, war sehr interessiert an neuesten Technologien, und schaffte bereits 1979 ein ERP- System an bei 80 Mitarbeitern. Auch ein IBM- PC mit 20 Mb Festplatte und 64 k Speicher (10.000 DM!) musste her. Er war völlig ohne Nutzen. Axel Wimmer, der Maschinenbau studiert hat, konnte unmittelbar beobachten, wie das Digitale wahllos angeschafft wurde. Er konnte sehen, was effizient und nützlich war und was hochgradig die Prozesse verschlechtert hat. Nach dem erfolgreichen Verkauf des Unternehmens, nahm Axel Wimmer die Beratungstätigkeit auf und studierte Philosophie, Politik und Wirtschaft an der LMU in München. Er ist Spezialist für das Zusammenwirken von Mensch und Maschine. Er ist kritisch gegenüber einem völlig überbordenden Digitalisierungswahn, und gegen völlige unreflektierte Auslieferung an die Maschine. Er berät Unternehmen zum Zusammenspiel Strategie, Struktur und Kultur und hier auch den Einsatz von IT. Aus diesem Bewusstsein ist die Software Systemdrei entstanden, die eine sehr einfache Symbiose von Mensch und Maschine liefert.

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