Wie gelingt fachliches Onboarding in der IT?

Die Onboarding-Studie von Haufe 2023 zeigt alarmierende Zahlen auf: „21 Prozent der Befragten gaben an, dass neue Mitarbeitende das Unternehmen schnell wieder verlassen haben, weil es kein professionelles Onboarding gab.“¹

Haufe benennt als möglichen Grund, dass „bei vielen Unternehmen immer noch Prozessstrukturen und definierte Standards für das Onboarding fehlen“.

Nur, wer ist für das Thema verantwortlich und wer treibt es voran? Die Computerwoche schreibt: „Natürlich ist das Onboarding eine Teamaufgabe, in die viele Personen eingebunden werden sollten. Doch es braucht Mitarbeitende, die den Prozess planen, koordinieren und Aufgaben verteilen. Ohne klare Verantwortlichkeiten besteht die Gefahr, dass das Onboarding nicht richtig stattfindet.“²

Auf der anderen Seite, bei gutem Onboarding ist die Chance größer, dass „neue Mitarbeitende schneller produktiv“ werden und „selbständig Aufgaben und Projekte übernehmen, wodurch das Unternehmen früher von ihrer Leistung profitiert“, so die Schlussforderung der Computerwoche weiter.

Das fachliche Onboarding in der IT ist also der Schlüssel, um einen erfolgreichen Start zu gewährleisten. In diesem Artikel möchte ich Ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie Sie Ihr Onboarding aus dem Fachbereich in der IT optimal gestalten können. Um sich diesen Prozess noch besser vorstellen zu können, werden wir getreu unserer Branche innovativer und gehen einen ungewöhnlichen Weg: Wir versetzen uns in unsere Charaktere Max, Stefanie und Anna. Max‘ Onboarding Reise beginnt jetzt!

Ein vielversprechender Beginn in einem IT-Unternehmen

Max, ein frischgebackener Absolvent im Software Engineering, hatte sich jahrelang auf diesen Moment vorbereitet. Sein erster Arbeitstag als Entwickler in einem renommierten IT-Unternehmen war endlich gekommen. Die Vorfreude auf die bevorstehenden Herausforderungen mischte sich mit Aufregung und ein wenig Nervosität. Doch Max war bereit, denn vor seinem Start hatte er bereits per Videonachricht sein zukünftiges Team, seine Führungskraft Stefanie und seine Mentorin Anna kennen gelernt.

Der erste Eindruck am Starttag war geprägt von einer herzlichen Begrüßung. Stefanie, die Teamleiterin der Entwicklung, empfing ihn persönlich. Sie führte Max durch das Büro, stellte ihm seine neuen Kolleg:innen vor und erklärte ihm die Unternehmenskultur. Stefanie betonte, wie wichtig ein solider Start in seiner Karriere sei, und wies auf die Bedeutung eines gut durchdachten Einarbeitungsplans hin.

Eine herzliche Begrüßung und die Bedeutung der Vorbereitung

Stefanie war nicht nur eine erfahrene Teamleiterin, sondern auch eine leidenschaftliche Befürworterin des erfolgreichen Einstiegs neuer Mitarbeitenden. Der Einarbeitungsplan bestand aus klaren Schritten und Zielen, die Max helfen sollten, seinen Fortschritt zu verfolgen. Die Struktur des Plans sorgte dafür, dass Max sich in seiner neuen Umgebung zurechtfinden konnte.

Stefanie nahm sich vier Wochen vorher genug Zeit, um einen Plan für das Onboarding von Max zu erstellen. Sie besprach den Plan ebenfalls vorab mit Anna, Max‘ Mentorin für die Einarbeitungszeit. Der Plan enthielt konkrete Aufgaben für die ersten 4 Wochen, wie Kennenlern-Gespräche mit konkreten Personen aus dem Unternehmen, die Einarbeitung in die organisatorischen und fachlichen Tools. Datenschutzschulungen, Arbeitssicherheit und IT-Security-Trainings standen ebenfalls auf dem Plan. Bei allen Themen enthielt der Plan eine definierte Zielsetzung, eine Priorisierung, den geschätzten Aufwand von sehr hoch bis sehr niedrig, sowie Ansprechpartner:innen aus dem Unternehmen, die bei diesen Themen helfen können.

Als sie in den ersten Tagen den Plan mit Max durchging, ermutigte sie ihn, die ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen zu nutzen und alle Fragen offen zu stellen. Sie war fest entschlossen, Max’ Erfolg zu gewährleisten.

Ebenfalls nahm sich Stefanie die Zeit, mit Max seine persönlichen SMART-Ziele zu besprechen. Es ist wichtig, dass Mitarbeitende von Anfang an wissen, woran sie gemessen werden und wie sie ihre Aufgaben priorisieren müssen. Diese Ziele waren spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Max erkannte schnell, wie wichtig diese Kriterien waren, um seine berufliche Entwicklung zu planen und zu messen.

Die Bedeutung von SMART-Zielen

Durch die Festlegung von SMART-Zielen konnte Max seine berufliche Reise in klare Etappen unterteilen. Anna half ihm dabei, gemeinsam die Ziele so zu formulieren, dass sie spezifisch und präzise waren. Er verstand, dass dies der erste Schritt war, um zu wissen, was erreicht werden musste.

Die Messbarkeit der Ziele half Max, seinen Fortschritt zu verfolgen. Anna ermutigte ihn, seinen Fortschritt regelmäßig zu überprüfen und sich dazu bei Bedarf in regelmäßigen Terminen auszutauschen. Die Ziele waren herausfordernd, aber erreichbar, was Max motivierte, das Beste aus sich herauszuholen.

Anna betonte auch die Relevanz der Ziele für Max’ berufliche Ambitionen und die Ziele des Unternehmens. Dies half ihm, einen klaren Zusammenhang zwischen seiner Arbeit und den größeren Zielen des Unternehmens herzustellen.

Durch die Festlegung von klaren Zeitvorgaben für seine Ziele konnte Max sicherstellen, dass er kontinuierlich auf Kurs blieb und seine berufliche Entwicklung im Blick behielt. Die SMART-Ziele waren wie eine Landkarte für seine Karriere, die ihm half, den Weg zu einem erfolgreichen Entwickler zu planen und zu verfolgen.

Anna, die engagierte Mentorin

Stefanie wusste, dass der Einarbeitungsplan und die SMART-Ziele nur der Anfang war. Max benötigte eine engagierte Mentorin, die ihm half, sich im neuen Unternehmen zurechtzufinden. Anna war bestrebt, ihm nicht nur technische Fähigkeiten beizubringen, sondern auch die Feinheiten der Arbeitskultur des Unternehmens zu vermitteln. Annas Aufgabe war es ebenfalls, Max zu den Mittagessen mitzunehmen und soziale Kontakte innerhalb des Unternehmens zu knüpfen. Außerdem fiel es ihm leichter, sich bei organisatorischen Fragen an Anna zu wenden, als mit jeder Frage direkt zu Stefanie zu gehen.

Soft Skills und die Unternehmenskultur

Neben den technischen Fähigkeiten betonte Anna auch die Bedeutung von Soft Skills. Die Kommunikation, Teamarbeit, Problemlösung und Zeitmanagement waren in der IT genauso wichtig wie der technische Sachverstand.

Die Fähigkeit, Probleme zu lösen, wurde von Anna als unerlässlich angesehen. Sie zeigte Max nach und nach mit der Shadowing-Methode, wie man effektiv Probleme identifiziert, analysiert und Lösungen entwickelt. Max lernte anhand seiner Beobachtungen, dass Probleme oft Gelegenheiten für Wachstum und Innovation darstellen.

Das Zeitmanagement war ein weiterer wichtiger Aspekt. Max musste lernen, wie er seine Zeit effizient einteilte und Prioritäten setzte, um in einem sich schnell verändernden Umfeld erfolgreich zu sein. Bei Unsicherheiten, z.B. bei der Zeiterfassung oder Kundenanfragen, konnte er Anna und seine anderen Kolleg:innen um Rat fragen und so lernen.

Anna half Max auch dabei, die Unternehmenskultur zu verstehen. Sie erklärte ihm die Werte des Unternehmens und die Erwartungen an die Mitarbeitenden. Er fühlte sich nun nicht nur technisch gut vorbereitet, sondern auch in der Lage, sich in die Kultur des Unternehmens einzufügen.

Die Evaluierung des Onboarding-Prozesses

Während seiner ersten Monate in der Firma entwickelte Max seine technischen Fähigkeiten und seine Soft Skills kontinuierlich weiter. Anna und Stefanie standen ihm mit Ratschlägen und praktischer Hilfe zur Seite. Ihre regelmäßigen Treffen halfen Max, auf dem richtigen Weg zu bleiben und seine Ziele zu verfolgen.

Die Evaluierung des Onboarding-Prozesses in einem Feedbackgespräch nach 3 Monaten war ein weiterer wichtiger Schritt in Max’ Reise. Stefanie hörte aufmerksam auf Max’ Feedback und stellte sicher, dass seine Bedürfnisse erfüllt wurden. Ebenfalls konnte sie Max ihr Feedback geben, und weitere Schritte für die gemeinsame Entwicklung planen. Sie erkannten, dass der Onboarding-Prozess ein kontinuierlicher Prozess war, der regelmäßig überprüft und angepasst werden musste.

Max als Mentor

Max war von der Unterstützung und der Unternehmenskultur beeindruckt. Er fühlte sich in seiner neuen Position wohl und motiviert. Sein Weg zur erfolgreichen Karriere in der IT war dank des strukturierten Einarbeitungsplans, der SMART-Ziele und der engagierten Mentorin Anna gut auf Kurs.

Inspiriert von seiner eigenen Reise zur erfolgreichen IT-Karriere, entschloss sich Max, selbst Mentor für neue Mitarbeitende zu werden, und gab sein Wissen und seine Erfahrung weiter. Er war fest davon überzeugt, dass der beste Weg, um erfolgreich zu sein, darin bestand, anderen auf ihrem Weg zu helfen.

Fazit: Ein vielversprechender Weg in die IT-Welt

Max’ Geschichte ist ein Beispiel dafür, wie ein strukturierter Einarbeitungsplan, klare Ziele und eine gutes Mentorenprogramm den Weg zu einer erfolgreichen Karriere in der IT ebnen können. Gemeinsam mit Ihrer HR, Ihren Führungskräften und engagierten Kolleginnen und Kollegen können Sie ein solides Grundgerüst bauen und es füllen, loslegen und den Prozess nach und nach, iterativ, verbessern. Es braucht eine gute interne Kommunikation, klare Rollenverteilung, ausreichend Zeit, Vertrauen und Engagement, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen und sie zu langjährigen Kollegen und Kolleginnen zu entwickeln.

Hinweise:

Veronika Birkheim steht gerne als Sparingspartnerin für Ihre Onboarding-Prozesse und die Bindung von Mitarbeitenden zur Verfügung. Kontakt können Sie leicht über PEOPLETALENT aufnehmen. Es lohnt sich bestimmt!

[1] Haufe Onboarding Studie
[2] Computerwoche: Arbeitgeber unterschätzen und ignorieren Onboarding

Hier finden Sie einen kostenlosen Onboarding Guide als Download.

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