6 Vorlagen für bessere Zusammenarbeit

„Wie wichtig ist Ihnen Wertschätzung am Arbeitsplatz?“

Mit dieser Frage habe ich kürzlich einen Beitrag hier im Blog von t2informatik begonnen. Wertschätzung ist eine wichtige Zutat für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Unternehmen. Heute möchte ich Ihnen einige Vorlagen empfehlen, die das Miteinander in ihrem Unternehmen positiv beeinflussen können.

Hinweis: Keine der Vorlagen, die ich empfehlen werde, ist theoretisch fundiert. Keine der Vorlagen basiert auf empirischer Evidenz. Ich glaube auch nicht, dass es allgemeingültige Erfolgsfaktoren, Methoden oder Vorlagen gibt, die allein durch ihre Erwähnung in einem Team nachhaltige Veränderungen zum Besseren bewirken können. Ich kenne keine Blaupause, die auf alle sozialen Systeme oder Individuen passt. Dennoch stelle ich Ihnen 6 konkrete Vorlagen vor – vielleicht ist die eine oder andere für Sie oder Ihre Kolleginnen und Kollegen hilfreich.

Ich kann…

Können Sie malen?

Ich vermute, dass viele Erwachsene auf diese einfache Frage eher mit „Nein“ und sehr viele Kinder eher mit „Ja“ antworten. Natürlich wachsen mit zunehmendem Alter die Ansprüche an uns selbst, wir lernen herausragende Künstlerinnen und Künstler kennen und ja, wir vergleichen unsere Fähigkeiten mit den Werken von Berühmtheiten. Und tatsächlich werden die allermeisten Menschen nach einem Vergleich mit Salvador Dali zu Recht sagen: „Nein, ich kann nicht malen“. Hätte man allerdings Picasso gefragt, hätte auch er mit Blick auf Dalís Kunst vermutlich „nein“ geantwortet. Gut, dass sich der Begriff „einmalig“ nicht steigern lässt, gut, dass Sie und ich auch einmalig sind. Die einzig richtige Antwort lautet also: „Ja. Natürlich kann ich malen.“

Ich kann… ist die einfachste Vorlage, die Sie in unserem Downloadbereich finden. „Fehlt da nicht etwas?“ fragte mich einmal ein Newsletter-Empfänger, nachdem er die Vorlage heruntergeladen hatte. Nein, es fehlt nichts; es ist tatsächlich nur ein leeres Blatt Papier mit den Worten „Ich kann…“ darauf. Und ja, es fehlt etwas: Ihre Beschreibung der Dinge, die Sie können.

Jeder von uns kann tausend verschiedene Dinge. Oft sehen wir sie nicht mehr, weil sie uns normal erscheinen. Was wir nicht sehen (oder fühlen oder wissen), können wir nur sehr schwer wertschätzen. Vielleicht kennen Sie die ersten 20 Dezimalstellen von Pi auswendig, vielleicht können Sie den Zauberwürfel in weniger als drei Minuten fertig stellen? Vielleicht können Sie das Alphabet rückwärts aufsagen oder sich an die Umsatzzahlen der letzten 12 Monate erinnern? Oder haben Sie ein fotografisches Gedächtnis und können jedem, den Sie auf einer Messe oder Konferenz getroffen haben, einen Namen zuordnen?

Ich kann… ist eine kleine Vorlage, die Ihnen hilft, über Ihre Fähigkeiten nachzudenken. Benötigen Sie dafür einen Download? Nein, natürlich nicht. Alles, was Sie benötigen, ist ein Stift und 10 Minuten Zeit. Trotz fehlender empirischer Belege bin ich mir sicher, wenn Sie sich anschließend das Blatt Papier mit Ihren Antworten anschauen, werden Sie überrascht sein werden, was Sie alles können!

Bedienungsanleitung für mich

Schön, wenn Sie wissen, was Sie alles können. Aber wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen, wie sie am besten mit Ihnen zusammenarbeiten können? Kennen sie Ihre Vorlieben oder Dinge, die Ihnen schwer fallen?

Die Bedienungsanleitung für mich ist eine Vorlage, die Sie für sich, aber auch die Mitstreitenden in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung nutzen können. Mit ihr erfassen Sie bspw. Zeiten, zu denen Sie gerne arbeiten. Stört es Sie beispielsweise, wenn Sie morgens um 7:00 Uhr eine E-Mail oder abends nach 20:00 Uhr einen dringenden Anruf erhalten? Fühlen Sie sich in Ihrer Wochenendruhe gestört, wenn eine kleine Aufgabe für Montagmorgen in den Team-Chat flattert?

Wie kommunizieren Sie eigentlich am liebsten? Per Mail, Whats App oder Zoom? AmTelefon oder von Angesicht zu Angesicht? Und was brauchen Sie, um gut arbeiten zu können? Zwei ungestörte Stunden, eine klare Arbeitsanweisung oder ein konkretes Ziel?

Die Bedienungsanleitung für mich ist ein Hilfsmittel, das Ihnen Klarheit darüber verschafft, was für Ihr berufliches Wohlbefinden wichtig ist. Und es ist eine Möglichkeit für Ihre Kolleginnen und Kollegen, die für Sie wichtigen Dinge – soweit möglich – zu berücksichtigen. Stressauslöser, die Sie vermeiden möchten. Feedback, das Ihnen hilft. Im Idealfall nehmen Sie im Gegenzug auch die Ausführungen aller anderen zur Kenntnis – schließlich geht es darum, gemeinsam die Zusammenarbeit zu verbessern.

Erkenntnisse festhalten mit der Personal Retro

Spätestens mit dem Einzug agiler Vorgehensweisen haben viele Organisationen die Vorteile von Retrospektiven [1] schätzen gelernt. Natürlich gab es auch schon vorher Lessons Learned Meetings [2], Pre-Mortems [3] oder Projektreviews [4]. Trotz dieser Vielzahl an Möglichkeiten wird ein Format relativ selten praktiziert: die Personal Retro.

Wie der Namen schon sagt, ist eine Personal Retro eine persönliche Rückschau. Eine Rückschau, bei der Sie für sich selbst Informationen sammeln, Erkenntnisse festhalten und Maßnahmen festlegen.

Mit der Personal Retro Vorlage dokumentieren Sie, was Sie als Nächstes ausprobieren oder aufgrund Ihrer Erfahrungen künftig häufiger tun möchten. Sie halten sowohl Aspekte der Arbeit fest, die für Sie gut funktionieren und die Sie sinnvollerweise beibehalten, als auch Dinge, die Sie ab sofort nicht mehr tun oder nutzen wollen.

Ob Sie Ihre Erkenntnisse und Maßnahmen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen oder nicht, hängt vom Kontext ab. Wenn Sie sich z.B. entscheiden, abends in einem Tagebuch drei positive Dinge des Tages aufzuschreiben und diese Information im Team kommunizieren, dann teilen Sie zwar etwas Persönliches mit, es hat aber möglicherweise keine konkrete Auswirkung auf die Zusammenarbeit im Team. Wenn Sie aber entscheiden, dass es für Sie keinen Sinn ergibt, ein Sprint Review ohne anwesende Stakeholder durchzuführen, dann ist das für alle Beteiligten sehr relevant.

Wünsche an Kolleginnen und Kollegen

Wenn Sie in einem Team arbeiten, fällt Ihnen sicher auf, dass es bei Ihren Kolleginnen und Kollegen einige Aspekte der Arbeit gibt, die Sie sehr gut finden. Vielleicht gibt es aber auch den einen oder anderen Aspekt, den Sie nicht ganz ideal finden. Hier kommt die Wunschliste ins Spiel.

Die Wunschliste ist eine Vorlage, die inhaltlich ähnlich aufgebaut ist wie die Personal Retro Vorlage. Sie können die Vorlage nutzen, um Aspekte zu kommunizieren, die eine Kollegin oder ein Kollege öfter tun könnte (z.B. Butterbrezeln zum Meeting mitbringen oder als Sprachrohr des Teams fungieren, wenn die Aussagen des Managements unklar sind). Sie können Hinweise geben, was eine Kollegin ausprobieren könnte (z.B. lernen, nein zu sagen oder das Tool DeepL Write zur Überprüfung von Texten nutzen). Sie können auch Wünsche äußern, was ein Kollege weniger tun sollte (bspw. abfällig über Kollegen aus anderen Bereichen zu sprechen oder Witze auf Kosten abwesender Personen zu machen). Und Sie können sich für eine Kollegin etwas wünschen (bspw. „Ich wünsche Dir mehr öffentliche Anerkennung und werde versuchen, Dich dabei aktiv zu unterstützen“).

Aus meiner Sicht sind Wünsche etwas Persönliches, daher würde ich sie nicht öffentlich kommunizieren. In gewisser Weise ist der Wunschzettel ein schriftliches Feedback unter Kolleginnen und Kollegen, und das entfaltet Wirkung, wenn es wohlwollend formuliert und gegeben wird. Und wohlwollendes Feedback kann eine gute Zutat für eine bessere Zusammenarbeit sein, oder?

Sich gegenseitig mit einer Zeitgutschrift unterstützen

Die Sprache der Wertschätzung ist von Mensch zu Mensch verschieden. Für die einen ist Zeit ein sehr kostbares Gut. Wer seine Tochter pünktlich vom Kindergarten abholen muss, kann das gut nachvollziehen. Im Idealfall unterstützen sich die Kolleginnen und Kollegen eines Teams gegenseitig. Oft klappt das auf Zuruf, manchmal werden Aufgaben in Besprechungen nach freien Kapazitäten verteilt. Was aber, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert und der Kunde etwas sehr schnell braucht, die Zeit für die Produktion und Lieferung aber nicht ausreicht? Hier kann die Zeitgutschrift spielerisch helfen.

Mit der Zeitgutschrift Vorlage schenken Sie einer Kollegin oder einem Kollegen einfach etwas Zeit. Minuten, Stunden, Tage – den Umfang des Geschenks bestimmen Sie selbst. Mit Sicherheit machen Sie Menschen eine Freude, für die Zeit ein sehr wertvolles Gut ist. Vielleicht gelingt es Ihnen, durch die Zeitgutschrift etwas Druck aus einer Situation zu nehmen. Und vielleicht schaffen Sie zusätzlich einen mentalen Freiraum – sicher auch eine gute Basis für eine wünschenswerte Zusammenarbeit.

Komplimente zum Mitnehmen

Zu guter Letzt möchte ich Ihnen noch eine Vorlage empfehlen, die mit ziemlicher Sicherheit die Zusammenarbeit im Team auf nette Art und Weise verbessern und den Beteiligten mehr als nur ein Lächeln ins Gesicht zaubern wird. Komplimente zum Mitnehmen ist ein einfacher Zettel mit verschiedenen Papierstreifen zum Abreißen. Quasi ein Wohnungsgesuch, wie man es gelegentlich an Haustüren oder Ampeln findet, angepasst an die Situation im Unternehmen. Auf den Papierstreifen stehen einzelne Komplimente wie „Du bist ein Organisationstalent. Absolute Weltklasse!“, „Auf Dich ist immer Verlass. Vielen Dank!“ oder „Mit Deinem Einsatz hast Du das Projekt gerettet! Toll!“.

Komplimente zum Mitnehmen sind natürlich kein Ersatz für Mitarbeitergespräche, sie sind kein Ersatz für eine vierteljährliche Routine oder eine Retrospektive im Team. Aber wenn es darum geht, die Stimmung in der Kaffeeküche oder im Besprechungsraum aufzulockern, ein Wir-Gefühl zu erzeugen oder vielleicht sogar eine Diskussion über die Feedback- und Fehlerkultur im Unternehmen anzustoßen, dann sind Komplimente zum Mitnehmen ein Instrument, das sich sehr leicht einsetzen und anpassen lässt.

Fazit

Es gibt verschiedene Vorlagen, die Ihnen dabei helfen können, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Keine der genannten Vorlagen müssen Sie nutzen oder herunterladen. Wenn Sie für sich erkennen, was Ihnen wichtig ist, wenn Sie wissen, worauf Ihre Kolleginnen und Kollegen Wert legen und wenn Sie sich im Team gegenseitig unterstützen, dann haben Sie schon viele Zutaten für eine gute Zusammenarbeit. Fehlt aber an der einen oder anderen Stelle etwas Klarheit, dann wissen Sie jetzt, wo Sie kleine, vielleicht nützliche Vorlagen finden.

Hinweise:

[1] Hier finden Sie Tipps zur Durchführung von Retrospektiven.

[2] Hier finden Informationen zum idealen Zeitpunkt von Lessons Learned.

[3] Hier finden Sie einen Ablauf beim Pre-Mortem.

[4] Hier finden Sie Informationen zum Zweck und Nutzen von Projektreviews.

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Michael Schenkel hat weitere Beiträge im t2informatik Blog veröffentlicht, u. a.: