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Zeitplanung

Das Selbstmanagement der zur Verfügung stehenden Zeit

Die Zeitplanung beschäftigt sich mit Maßnahmen, die verfügbare Zeit in einem definierten Zeitrahmen – ein Jahr, ein Monat, eine Woche, einen Tag, eine Stunde – zu planen. Implizite Voraussetzung der Zeitplanung ist damit das Selbstmanagement bzw. Zeitmanagement von Menschen, die im Berufsalltag zwar häufig Aufgaben und gegebenenfalls Termine vorgegeben bekommen, im Zuge dessen aber selbstbestimmt die Realisierung der Aufgaben planen können. Aber auch im Privatleben gibt es die Zeitplanung, die versucht Freizeitaktivitäten zu strukturieren. Es gibt ein großes Portfolio an Vorschlägen, welche Aspekte bei der Zeitplanung nützlich sind:

  • Die Erstellung von Wochen- und Tagesplänen
  • Das Verplanen von maximal 60% der verfügbaren Zeit
  • Die Priorisierung von Aufgaben
  • Die Unterteilung von Aufgaben
  • Das Delegieren von Aufgaben
  • Die Nutzung von Pausen, Puffern oder „einsamen“ Stunden
  • Das Vermeiden von endlosen Verschiebungen
  • Das Vermeiden von Ablenkungen und Störungen
  • Den Übertrag von unerledigten Aufgaben auf den nachfolgenden Tagesplan

Grundsätzlich sollte die Zeitplanung eine Orientierung bieten. Bleiben regelmäßig Aufgaben unbearbeitet, liegt dies häufig an der Menge der Aufgaben oder einer ungenügenden Aufwandsschätzung. Hier bietet sich die Dokumentation der Aufgabe an; meist reicht dafür bereits ein einfacher Zettel, ein Stift und die schlichte Benennung der Tätigkeit. Damit einhergehend sollte sowohl die geschätzte Dauer für die Erledigung der Aufgabe als auch die tatsächliche Dauer erfasst werden. Der Abgleich zwischen geschätzter und tatsächlicher Dauer ist die Basis für eine Auseinandersetzung mit den Gründen möglicher Diskrepanzen. Bspw. können Verzögerungen durch schlechte Selbsteinschätzungen, das Übersehen von Teilaufgaben, oder Fragen, die erst im Laufe der Tätigkeit auftreten, entstehen. Idealerweise führen die gewonnenen Erkenntnisse zu einer verbesserten, zukünftigen Zeitplanung.

Hinweis:

Eine Vorlage zur Dokumentation von Aufgaben inklusive der geschätzten und der tatsächlichen Dauer zur Erledigung finden Sie hier.

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