Anforderungsprofil

Was ist ein Anforderungsprofil, wo liegen Vorteile und welche Tipps gibt es für die Erstellung?

Wissen kompakt: Das Anforderungsprofil beschreibt, welche Qualifikationen, Fähigkeiten, Kompetenzen und Potenziale eine Person für eine zu besetzende Position haben muss.

Anforderungsprofil Definition

Für viele Organisationen, Entwicklungen oder Projekte ist die Besetzung von Positionen erfolgskritisch. Wer eignet sich am besten für eine zu besetzende Stelle? Welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen werden benötigt? Mit Hilfe eines Anforderungsprofils versuchen Unternehmen, solche Fragen zu beantworten.

Das Anforderungsprofil beschreibt, welche

  • Qualifikationen,
  • Fähigkeiten,
  • Kompetenzen und
  • Potenziale

eine Person für eine zu besetzende Position haben muss.  Als Instrument wird es bei der Personalsuche, Personalauswahl, Personalentwicklung und der Mitarbeiterbeurteilung genutzt.

Anforderungsprofil - Die Beschreibung von Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen, die für eine Postion benötigt werden.

Wege zum Anforderungsprofil

Nach der DIN 33430:2016-07¹, die Anforderungen an eine berufsbezogene Eignungsdiagnostik beschreibt, werden in einem Anforderungsprofil die Anforderungen dokumentiert, die eine Organisation an Mitarbeiter zur Erfüllung einer definierten Position stellt. Laut DIN gibt es 2 Wege zur Erstellung des Anforderungsprofils:

  1. Die Arbeitsanalyse, in der die Gesamttätigkeit in Aufgabenbereiche, zugeordnete Einzelaufgaben bis hinunter zu einzelnen Tätigkeiten aufgeschlüsselt wird.
  2. Die Anforderungsanalyse, bei der ein Arbeitsplatz aus dem Blickwinkel der arbeitenden Person betrachtet wird und ermittelt wird, welche Eignungsmerkmale für die erfolgreiche Bewältigung notwendig sind.

Ziel ist es, einen Kandidaten zu finden, der die notwendigen und auch wünschenswerten Voraussetzungen mitbringt, um eine freie Position bestmöglich zu besetzen. Dabei kann es sich um einen externen oder ggf. auch internen Kandidaten handeln.

Die Inhalte eines Anforderungsprofils

Folgende Inhalte gehören in ein Anforderungsprofil:

  • Qualifikationen bzw. formale Anforderungen wie ein definierter Schulabschluss, eine Ausbildung oder ein absolviertes Studium, sowie mögliche Weiterbildungen, Sprachkenntnisse oder Führerscheine.
  • Fachliche Kompetenzen bzw. Fähigkeiten wie das Beherrschen konkreter Programmiersprachen, Projektmanagement-Methoden oder Tools und auch die Menge der Erfahrung mit ebendiesen.
  • Soziale Kompetenzen bzw. Soft Skills wie bspw. der Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und Kollegen, die Teamfähigkeit, die Konfliktfähigkeit, das Arbeiten unter Termindruck, das Durchsetzungsvermögen etc.
  • Potenziale ermöglichen den Kandidaten individuelle Eigenschaften und Kompetenzen zu entwickeln, bspw. die Übernahme von Verantwortung, der Erwerb von Entscheidungskompetenzen, die Führung von Mitarbeitern etc.

 

Tipps zu Erstellung von Anforderungsprofilen

Es gibt eine Reihe von Tipps, die bei der Erstellung von Anforderungsprofilen nützlich sind:

  • Idealerweise wird ein Anforderungsprofil auf Basis einer vorhandenen Stellenbeschreibung, aber nicht anhand der Qualifikation eines vorhandenen Mitarbeiters erstellt.
  • Da jede Organisation frei ist, Profile nach Lust und Laune zu definieren, lohnt sich der Blick auf Beschreibungen von anderen Organisationen. So lässt sich Gutes kopieren und Schlechtes vermeiden.
  • Die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, der eine Stelle zu besetzen hat, und Personalbereich, der über entsprechende Erfahrungen zur Erstellung von Profilen verfügt, ist sinnvoll. Eine Abstimmung mit dem Betriebsrat ist an sich nicht notwendig.
  • Aus den Arbeitsbedingungen lassen sich passende Anforderungen ableiten. Wer eng und regelmäßig im Support mit Kunden interagiert, benötigt bspw. ein verbindliches und freundliches Auftreten.
  • Kompetenzen und Fähigkeiten sollten gewichtet werden, bspw. in Muss- und Kann-Kompetenzen.
  • Anforderungen entwickeln sich weiter. Es lohnt sich daher, Anforderungsprofile regelmäßig zu aktualisieren.
  • Organisationen tendieren dazu, sehr viele Anforderungen in Stellenausschreibungen zu dokumentieren, so dass der Eindruck entsteht, dass die Organisation nur nach Superhelden sucht. Es kann daher sinnvoll sein, nicht das gesamte Anforderungsprofil im Zuge einer Stellenbeschreibung zu veröffentlichen.

 

Vorteile des Anforderungsprofils

Die Erstellung von Anforderungsprofilen ist mit einigem Aufwand verbunden. Warum lohnt sich dieser Aufwand? Oder anders gefragt: wo liegen die Vorteile von Anforderungsprofilen?

  • Eine klare Beschreibung von Vorstellungen und Erwartungen ist die Basis für eine zielgerichtete, belegbare und faire Personalsuche und Personalauswahl. Ohne Anforderungsprofil würden viele Entscheidungen lediglich nach Bauchgefühl getroffen.
  • Es ist eine Art Filter, der den Fokus von der Quantität auf die Qualität von Bewerbungen verschiebt. Klare Anforderungsprofile vermitteln Kandidaten, was von ihnen erwartet wird. Oftmals führen ungenaue Beschreibungen zu vielen, aber unpassenden Bewerbungen.
  • Sie liefern eine Grundlage für die Auswahl der besten Kandidaten, sowohl bei der Selektion der Bewerbungen als auch bei der Durchführung von Bewerbungsgesprächen.
  • Und sie können als Leitfaden für Mitarbeiterbeurteilungen dienen.

Interessanterweise profitieren nicht nur Organisationen von aussagekräftigen Anforderungsprofilen, sondern auch Bewerber. Schnell erkennen sie, was von ihnen erwartet wird, und welche Überschneidungen es mit eigenen Wünschen und Potenzialen gibt.

Impuls zum Diskutieren:

Für die Erstellung eines Anforderungsprofils ist es unerheblich, ob es sich um eine zu besetzende Abteilungsstelle, eine Projektrolle oder eine zeitlich befristete Tätigkeit durch einen Freelancer handelt.

Hinweise:

Die Anforderungsanalyse ist nicht identisch mit dem gleichnamigen Begriff aus dem Requirements Engineering. Dort geht es um die Ermittlung von korrekten, eindeutigen, widerspruchsfreien, nach Wichtigkeit und/oder Stabilität bewerteten, prüfbaren und verfolgbaren Anforderungen an eine zu entwickelnde Lösung bzw. ein Produkt.

Ähnlich verhält es sich auch mit dem Begriff Anforderungsprofil. Wie beschrieben definiert dieser Begriff nicht, welche Attribute eine Anforderung haben muss. Mögliche englische Übersetzungen wie job profile, qualification profile oder evtl. auch application profile finden daher auch Anklang.

[1] Informationen zur DIN 33430 finden Sie hier.

Wenn Sie nach einer Unterstützung bei der Erstellung von Anforderungsprofilen suchen, haben wir eine Empfehlung für Sie: Madeleine Kern.

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Hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog:

t2informatik Blog: Candidate Journey

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