Die Kommunikation in kleinen und großen Unternehmen

Gastbeitrag von | 27.02.2020 | Prozesse & Methoden | 0 Kommentare

Gibt es „im Business“ einen Wandel in der Kommunikation? Gilt in Bezug auf die Kommunikation, auf Regeln und Kanäle selbiges für kleine wie für große Unternehmen? Bis zu welcher Unternehmensgröße funktioniert die Kommunikation am besten? Und was ist ein gutes Hilfsmittel, um den Austausch zwischen Mitarbeitern über die Zeit zu verbessern?

Typische Kommunikationsprobleme in Unternehmen

In Start-Ups oder Familienbetrieben sollte man meinen, dass der Informationsfluss besser und direkter läuft. Schließlich ist das Betriebsklima amikal und jeder kennt, wie in einem Dorf, auch die privaten Sorgen des anderen. Ein internationales Unternehmen hingegen gleicht einer Großstadt: Es gibt viel mehr Privatsphäre als in ländlichen Strukturen und man genießt in der Anonymität die Rückzugswinkel.

Erstaunlicherweise berichten mir jedoch viele meiner Kunden aus Klein- und Mittelbetrieben von exakt den gleichen Kommunikationsproblemen, wie jene aus den “Big Corporates”. Die beiden häufigsten Beschwerdepunkte sind dabei recht widersprüchlich:

  • „Ich habe das Gefühl, dass ich bei jeder Mail in cc gesetzt und daher zugemüllt werde mit uninteressanten Informationen.“
  • “Ich bekomme wichtige Informationen nicht.”

Kennen Sie das Gefühl, alles doppelt erzählen zu müssen? Oder vergeblich auf Informationen zu warten, nur um dann im Nachgang zu hören, Informationen wären ja eine Holschuld? Es ist ein Dilemma!

Welcher Kommunikationskanal darf’s denn sein?

Wenn Sie eine Nachricht an eine Gruppe von Menschen schreiben sollen, nutzen Sie dafür eine Mail oder einen Dienst wie WhatsApp? Der größte Unterschied zwischen großen Organisationen und kleineren Arbeitseinheiten ist wohl die Art, wie miteinander kommuniziert wird: Je flacher die Hierarchie umso eher werden Botschaften via Whatsapp geteilt. „Es ist schneller, man kann sehen, ob alle Empfänger die Nachrichten gelesen haben und auch die Rechtschreibung ist nicht so wichtig“ wird gerne als Begründung angeführt.

Natürlich ist die Bevorzugung von WhatsApp – oder vergleichbaren Diensten wie Threema oder Signal – gegenüber der Kommunikation via Mail nicht nur eine Frage der Unternehmensgröße, sondern auch eine des Alters der Kommunikationsteilnehmer. Daher überrascht es auch nicht, dass in großen, internationalen Firmen, in denen oft eine Vielzahl von Mitarbeitern über „einiges an Lebenserfahrung“ verfügt, andere Kommunikationskanäle genutzt werden. Oder können Sie sich vorstellen, dass bei Siemens zwischen Vorstand und mittlerem Management regelmäßig per SMS kommuniziert wird?

In Bezug auf die verwendeten Kanäle ist also ein Wandel in der Kommunikation zu erkennen. Und wie wandelt sich die Kommunikation in der Hierarchie?  

Hierarchie und Kommunikation

Große Organisationen profitieren von standardisierten Abläufen und klaren Berichtsstrukturen. Müller untersteht Huber und dieser reportet an Schmidt. Nur in Ausnahmefällen wendet man sich direkt an seinen „Chefchef“. Üblicherweise „overruled“ man die eigene Führungskraft nicht.

Wenn der Bereichsleiter seinem Abteilungsleiter eine Idee abdreht, dann ist dieser logischerweise darüber nicht erfreut. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Menschen in großen Unternehmen Absagen weniger persönlich nehmen als in freundschaftlich geführten KMUs. Ignoriert der Küchenchef Sepp den eingebrachten Vorschlag des Restaurantleiters Leo, dann läuft die Sache selten friktionsfrei ab. Kommt dann noch ein entscheidungsschwacher Chef ins Bild, der nach dem Motto „Macht’s ihr das untereinander aus“ führt, dann kommt schnell Sand ins Getriebe.

Interessanterweise hat mir Matthias Horx, ein Zukunfts- & Trendforscher, kürzlich erzählt, dass „Organisationen bis knapp 50 Personen am besten funktionierten, da sie dörflichen Strukturen gleichen würde. Für die Leitungsspanne und Hierarchietiefe wären kleinere Units auch in großen Unternehmen überschaubarer und die Kommunikationskreise entsprechend leichter zu lenken.“ Klingt nachvollziehbar, oder? Ein Wandel in der Kommunikation kann ich hier aber nicht erkennen.

Spielregeln der Kommunikation

Entscheidungsschwache Chefs sind nie ein Segen, sie werden jedoch durch die vorhandenen Strukturen in großen Organisationen besser abgefedert. In kleineren Firmen ist ein “Wackeldackel” als Führungskraft eine permanente Gefahr für seinen Betrieb und für die Stimmung im Team. Warum? Die natürlich gewachsenen Autoritäten unter den Mitarbeitern werden ihn bald von unten führen und sich als graue Eminenzen etablieren. Ungerechtigkeiten und Sonderprivilegien sind die logische Folge. Manche dieser gewachsenen Befugnisse und Sonderstellungen sind für andere im Team nicht nachvollziehbar. Deshalb sind gerade in kleinen Unternehmen klare Spielregeln nötig.

Die folgenden Fragen sollte jeder Chef sofort beantworten können:

Wer kontrolliert bei uns die Zeitakkuratesse?

“Kathi kommt immer zu spät in Meetings. Das ist bei ihr so. Aber dafür kann sie gut arbeiten.” In manchen Betrieben wird mit unterschiedlichem Maß gemessen. Das geht bei den Hygienefaktoren wie Zeitvereinbarungen oder Gehalt nicht.

Wer verkauft mir Lösungen statt Probleme?

„Management by Babysitter“ ist einer der häufigsten Führungsfehler. Wann nimmt die Mutter das Kind aus der Wiege? Genau, wenn es schreit. Mitarbeiter, die lieber Probleme anmelden, haben instinktiv gelernt, dass man ihnen zuhört. Chefs kümmern sich liebend gerne um die Motzer, während andere, die brav ihre Arbeit verrichten und selbständig Lösungen anbieten, um diese Aufmerksamkeit gebracht werden.

Was sind die Motivatoren meiner Mitarbeiter und welche Hygienefaktoren finden sie vor?

Der US-amerikanische Professor für Arbeitswissenschaft Frederick Herzberg hat schon in den 60er Jahren des letzten Jahrhunderts auf zwei wesentlich Faktoren im Berufsleben hingewiesen. Die Motivatoren für einen Mitarbeiter sind beispielsweise Anerkennung, Lob oder Geltung und vor allem die abwechslungsreiche Tätigkeit. Außerdem geht es Menschen in der “Rushhour des Lebens” vorrangig um die Perspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten.

Andererseits brauchen Mitarbeiter solide Hygienefaktoren wie Gehalt, Führungsstil und die Arbeitsbedingungen. Darunter fallen zwischenmenschliche Beziehungen zu Mitarbeitern und dem Chef ebenso wie ein sicherer Arbeitsplatz.

Wer ist meine Stellvertretung im Notfall und warum ist es diese Person?

In einigen Betrieben hat man den Eindruck, dass nach dem “Verkalkungsprinzip” bezahlt und befördert wird. Wer am längsten im Rennen ist, steigt am ehesten auf. Das gibt besonders jungen Teammitgliedern wenig Hoffnung. Die Stellvertretung hat deshalb eine wichtige Funktion; sowohl was das Ansehen im Betrieb angeht, aber auch die konkreten Aufgaben im Übernahmefall.

Welche Mitarbeiter sind auf der Durchreise?

In jedem Unternehmen gibt es Reisende. Manche gehen einige Kilometer mit uns, bringen sich ein und lernen von uns. Danach ziehen sie weiter. Das ist ein natürlicher Prozess, der sogar befruchtend sein kann, solange die Führungskraft weiß, wer die Touristen im Unternehmen sind.

Welche Rolle spielt das Unternehmen im Leben des einzelnen Mitarbeiters?

Nicht jeder Mensch arbeitet nur des Geldes wegen. Für manche geht es viel eher um Geltung. Sie sind stolz auf den Namen des Hauses und freuen sich über diese Referenz im Lebenslauf. Für andere steht das operative Netzwerk im Vordergrund, das man sich hier aufbauen kann. „Harmonizer“ genießen die sozialen Bindungen und empfinden das Team als eine Art zweite Familie.

Ein praktischer Tipp

Zu den modernen Kommunikationsregeln gehört auch – wie der Kapitän eines Schiffes – Logbuch zu führen. Über die Jahre entsteht ein Organisationshandbuch, das wie ein Manual alle wichtigen Entscheidungen, Problemlösungen und Strategien festhält. Es ist laufend zu warten, es dient in Firmen mit Compliance-Anforderungen als Dokumentation und bietet vor allem neuen Mitarbeitern eine gute Einschulungsgrundlage. In einer fluktuierenden Zeit garantiert das Logbuch einen weiteren Vorteil: Langjährige Mitarbeiter werden nicht mit dem Gefühl gefrustet, dass sie „das Rad der Zeit jedes Jahr neu erfinden“. Das Organisationshandbuch eignet sich für große Firmenteams ebenso, wie für Klein- und Mittelbetriebe.

 

Hinweise:

Informationen zu Tatjana Lackner finden Sie unter www.sprechen.com. Wissenswertes rund um das Thema Kommunikation veröffentlicht sie regelmäßig unter www.sprechen.com/blog.

Tatjana Lackner hat hier im t2informatik Blog einige weitere Beiträge veröffentlicht:

Trends in der Kommunikation
Emojis in der Kommunikation
Generation Talk 

Tatjana Lackner
Tatjana Lackner

Tatjana Lackner gehört zu den führenden Kommunikations- & Verhaltens-Profilern. Ihr Auge erfasst Menschen. Ihr Ohr hört persönliche Details aus jeder Stimme. Sie erkennt kleinste Verhaltensaspekte. Die „Trainerin des Jahres“ (Magazin Training) ist Politiker-Coach, 6-fache Bestseller-Autorin und 2-fache Mutter und schon junge Oma. Tatjana Lackner ist durch ihre wirkungsvollen Coachings Top-Trainerin deutschsprachiger Radio- und Fernsehmoderatoren, vieler Führungskräfte, Manager, Politiker und erfolgreicher Unternehmen im In- und Ausland. Blitzschnell erkennt sie die potenziellen Lernfelder ihrer Kunden. Ihr Trainer-Feedback formuliert sie präzise, inhaltlich punktgenau und spürbar ehrlich. Tatjana Lackners Trainings, Seminare und Veranstaltungen garantieren hohen Fun-Faktor.

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