Hybrid-Office – das neue Arbeitsmodell

Arbeiten im Hybrid-Office – wie funktioniert das eigentlich?

Im Zuge der Pandemie hat sich unser Arbeiten und insbesondere unser Arbeitsplatz verändert und neu geformt. Home-Office hat einen neuen Stellenwert erlangt und auch wenn schrittweise Büros wieder öffnen und von einer Rückkehr zur Normalität gesprochen wird, ist eines sicher: Diese Normalität sieht für viele Arbeitnehmer:innen anders aus als vor der Pandemie, denn ein Großteil bevorzugt nun eine Kombination von Home-Office und Präsenzarbeit.

Unternehmen planen mit 30 % Belegung in ihren Büros

Diese Kombination und ein flexibles Arbeiten beschreibt das hybride Office. Arbeitnehmer:innen können demnach entscheiden, ob sie ausschließlich in den eigenen vier Wänden arbeiten oder dies gelegentlich im Büro tun. Viele Unternehmen stellen bereits jetzt verschiedene Büro- und Arbeitsmodelle zur Verfügung, bei denen die Arbeitsplätze im Büro bspw. zeitweise geteilt werden. Schließlich ist ein großes Büro mit Schreibtischen, die nicht genutzt werden, da Arbeitnehmer:innen von zuhause aus arbeiten, nicht mehr notwendig.

Das Weltwirtschaftsforum empfiehlt eine zukünftige Belegung der Büros von 30 % und viele Unternehmen planen auch genau damit.¹ Dazu passend wollen wenige Arbeitnehmer zurück in eine Vollzeit Präsenzarbeit, denn an die vielen Vorzüge wurde sich bereits gewöhnt. Laut dem Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Institut möchte jeder zweite im Home-Office bleiben.²

Stress-Entlastung mit Home-Office

Zu Beginn der Pandemie fürchteten viele die negativen Auswirkungen durch die Umstellung aufs Home-Office. Tatsächlich zeigt sich jedoch an mehreren Stellen eine Verbesserung. Laut einer Umfrage von Hogan Assessments geben 44 % der Befragten an, im Home-Office produktiver zu sein, 42 % sind zu Hause mindestens genauso produktiv wie im Büro.³ Auch die Teamleistung erfährt eine Steigerung mit der Arbeit von Zuhause.

Ebenfalls genießen die meisten Arbeitnehmer:innen das Wegfallen von Fahrtwegen und den Gewinn durch etwas mehr Zeit mit der Familie, da sich die Arbeit besser über den Tag verteilen lässt. Die Work-Life-Balance zu halten bzw. positiver zu gestalten, gelingt besser mit der Möglichkeit öfters zuhause zu sein. Insgesamt lässt sich demnach bei einem Großteil eine erhöhte Arbeitszufriedenheit feststellen. Die Digitalisierung ist hier ein wesentlicher Faktor, welcher im Zuge der Corona-Krise als Entlastung wahrgenommen wird.⁴

Stress-Belastung in Isolation

Ein grundlegend verbessertes Stress-Erleben führt dazu, dass die meisten Arbeitnehmer:innen weiterhin gerne von zuhause aus arbeiten. Was viele jedoch kritisieren bzw. weshalb bei einem anderen Teil der Arbeitnehmer:innen der Wunsch besteht, zurück ins Büro gehen zu können, ist der soziale Aspekt. Viele soziale Beziehungen, die man täglich im Büro pflegt, tragen wesentlich zu unserem Wohlbefinden bei. Die während der Lockdowns entstandene Isolation hat bei vielen Menschen das Bedürfnis nach sozialen Kontakten verstärkt. Negative Auswirkungen der fehlenden Kontakte spiegeln sich in den ansteigenden Zahlen der psychischen Belastungen.

Auch die Vereinbarung von Privat und Beruf gelingt nicht jedem im Home-Office und viele Arbeitnehmer:innen erfahren die fehlende Trennung als Konfliktfaktor. Während demnach für die einen eine Entlastung entsteht, bedeutet es für die anderen eine weitere Stress-Belastung. Einen positiven Einfluss auf die Karrierechancen hat die Arbeit im Home-Office allerdings nicht, denn die sind weiterhin höher, wenn man ins Büro geht. Wer zuhause arbeitet, wird nicht genug gesehen.⁵

Hybrides Arbeiten vereint verschiedene Interessen

Der Arbeitsplatz ist nicht nur ein Ort des Arbeitens, vielmehr ein Ort des Miteinanders und des Zusammenkommens. Im Zuge der vielen Stunden im Home-Office wird deutlich, dass das Büro auch als “Begegnungsstätte”⁶ gesehen werden kann und gesehen werden möchte. Es dient als ein Ort für echte Meetings, Kundengespräche, Team-Events oder situativen Austausch.

Die Möglichkeit unsere Arbeitsmodelle an eine hybride Form anzupassen, eröffnet viele Möglichkeiten und eine Verbindung verschiedener Bedürfnisse von Arbeitnehmer:innen. Die Voraussetzung dafür ist es, dass sowohl im digitalen Raum als auch in den Arbeitsräumen die richtigen Bedingungen für ein produktives Arbeiten gegeben sind. Hier liegt es insbesondere an den Vorgesetzten, ihr Team bestmöglichst zu unterstützen.

Wie gestalten Sie ein Hybrid-Office?

Zum einen empfehlen wir, ein Bewusstsein für das Hybrid-Office zu definieren und in der Unternehmenskultur zu etablieren. In der hybriden Arbeitswelt wird nicht immer synchron gearbeitet, sodass Sie dafür zu sorgen, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt und jeder die volle Transparenz über Informationen erhält. Digitale Strukturen sollten demnach passend gewählt sein, es ist demnach klar zu definieren, welche Kommunikationskanäle genutzt werden und welche Informationen, wo zu finden sind.

Hilfreich ist es zudem, eine Hybrid-Office-Policy zu entwickeln. In dieser werden Kriterien festgelegt, wie im Büro bzw. im Home-Office gearbeitet wird. Eventuell möchten Führungskräfte an dieser Stelle festlegen, ob Mitarbeiter:innen eine bestimmte Anzahl von Tagen im Büro verpflichtend anwesend sein sollen oder ob zu bestimmten Veranstaltungen die Teilnahme aller Mitarbeiter:innen gewünscht wird. Zudem können auch Erwartungen definiert werden, welche Plattformen oder Tools genutzt werden sollen und demnach auch ein Verständnis für diese erwartet wird.

Wie sieht es mit dem tatsächlichen Raum aus, in dem gearbeitet wird? Sowohl das Büro als auch der Arbeitsplatz zuhause sollten angepasst werden. Eventuell wird mit deutlich weniger Mitarbeiter:innen vor Ort nicht mehr so viel Platz benötigt, sodass ein Büro-Sharing eine Option wird. Wenn der Raum hauptsächlich für Team-Veranstaltungen genutzt wird oder aber eher für potentielle Kund:innen, kann dieser dementsprechend gestaltet werden. So kann der Fokus zum einen auf eine gemütliche Atmosphäre mit einem offenen Platz mit mehreren Sitzmöglichkeiten gesetzt werden, an welchem viele zusammenkommen können, um sich auszutauschen oder gemeinsam zu essen. Zum anderen kann der Raum schlicht gehalten werden mit einem schönen Eingangsbereich und der Fokus liegt auf den einzelnen Arbeitsbereichen.

Auch der Arbeitsplatz zuhause sollte eine gerechte Arbeitsatmosphäre schaffen und keine Ablenkungen sowie nicht zu viel Vermischung mit dem Privaten ermöglichen. Der Arbeitgeber sollte hier dafür sorgen, dass die Mitarbeiter:innen eine angemessene Ausstattung haben, das bedeutet zum Beispiel einen richtigen Schreibtisch und einen Arbeitsstuhl.

Zuletzt ist die Relevanz der IT zu erwähnen. Überprüfen Sie, ob die genutzte Software auch für alle Mitarbeiter:innen zuhause funktioniert oder ob zusätzliche oder andere Lizenzen benötigt werden. Unternehmen sollten hier dabei unterstützen, eine gute Remote-Arbeitsumgebung zu schaffen. Sei es mit dem zur Verfügung stellen von Laptop und Headset oder mit benutzerfreundlichen Projektmanagement-Tools.

Nachfolgend finden Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten für einen möglichen Umstieg auf ein ein Hybrid-Office:

Checkliste Hybrid-Office

• Integration und Transparenz: Ein Bewusstsein im Unternehmen für das neue Arbeitsmodell schaffen und die passenden Kommunikationsstrukturen festlegen.
• Hybrid-Office-Policy: Kriterien und Leitlinien, an denen sich die Mitarbeiter:innen orientieren können.
• Gestaltung des Arbeitsplatzes: Büroraum effizient nutzen sowie Home-Office arbeitsgerecht gestalten.
• Die richtige IT-Infrastruktur: Mitarbeiter:innen eine gute Remote-Arbeitsumgebung ermöglichen.

Außerdem wichtig bei der Entscheidung hybrid zu arbeiten:

• Definieren Sie für sich, von welchen Vor- und Nachteilen Sie zuhause bzw. im Büro profitieren, um so darüber Klarheit zu gewinnen, wann Sie wie arbeiten möchten.
• Schaffen Sie Klarheit mit Ihrem Vorgesetzten, wie die Erwartungen an Kommunikation und Arbeitszeiten sind.
• Etablieren Sie eine Routine und planen Sie aktiv und ausreichend Pausen ein, um produktiv zu bleiben.
• Nutzen Sie Kommunikationskanäle und halten Sie engen Kontakt mit Kollegen.
• Gehen Sie mit der Intention ins Büro, Kontakt zu schaffen, der Ihnen zuhause verloren geht.

Hinweise:

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[1] MacLellan, Lila (2021): Is it safe? And three other questions to ask before you go back to the office.
[2] [5] Scheller, Stefan (2021): Karrierekiller Homeoffice – Karriereknick statt Erfolg?
[3] Winner, Michelle (2021): Verbundenheit zum Unternehmen und Produktivität steigen – trotz Coronakrise und Home Office.
[4] Bodanowitz, Jörg (2020): Digitalisierung und Homeoffice entlasten Arbeitnehmer in der Corona-Krise.
[6] Heycater (2021): Hybrid Office – wie gelingt das hybride Büro?

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