Der ideale Umgang mit Notizen

Haben Sie auch schon einmal eine Notiz nicht wiedergefunden?

Notizen sind etwas Alltägliches. Alltäglich sind zu unserem Leidwesen häufig auch die beiden folgenden Erfahrungen:

• Erstens sucht man oft lange oder vergeblich nach Notizen.
• Zweitens kommt es regelmäßig vor, dass wir unsere eigenen Notizen nicht mehr verstehen.

Das sind die Momente, wo alles möglich ist – vom verärgerten Schulterzucken über Schweißausbrüche, Nervosität, oder sogar Herzrasen, Übelkeit und Durchfall.

Beide Probleme sind glücklicherweise leicht lösbar. Das weiß nur kaum jemand. Eher ist es so, dass der Zustand als normal betrachtet wird, oder – teilweise unter großer Anstrengung – immer neue Versuche unternommen werden, Informationen besser abzulegen.

Gerne möchte ich Ihnen als selbsternannte Notizenkönigin beschreiben, wie der ideale Umgang mit Notizen gelingt und auch Sie alle Ihre Informationen mit großer Zuverlässigkeit schnell und leicht wiederfinden.

Die allererste Frage beim Thema Notizen

Wenn ich über das Thema Notizen spreche, werde ich immer zuerst nach meinem Tool der Wahl gefragt. Ich empfehle und arbeite mit Notion.¹ Meiner Meinung nach ist dieses Tool besser als alle anderen geeignet, wirksame Notizen zu erstellen. Wobei: Technologie ist nur Mittel zum Zweck. Der Mensch steht immer im Mittelpunkt. Es ist jedoch wie beim Autofahren: Das Auto allein nutzt nicht viel. Zuerst gilt es, fahren zu lernen und die Verkehrsregeln zu beachten. Das sind die Voraussetzungen, um unfallfrei ans Ziel zu kommen.

Da sich Ihre und meine Definition von Notizen unterscheiden können, erläutere ich kurz, was ich unter dem Begriff verstehe:

• Eine Notiz ist jede Aufzeichnung, die Informationen enthält. Sei es in Wort, Ton oder Bild.
• Alle Notizen enthalten Sprache. Das heißt, ein Foto allein ist noch keine Notiz.
• Oft gibt es keine vorgegebene Struktur, da wir Informationen in den unterschiedlichsten Situationen erhalten.

Ein Merkmal teilen alle meine Notizen: Die enthaltenen Informationen haben das Potenzial, mir oder anderen Menschen zu dienen. Wobei der Zeitpunkt meistens ungewiss ist.

Notizen, die nicht für eine Wiederverwendung bestimmt sind, klammere ich aus. Bspw. solche, in denen man Gefühle aus der Hand auf ein Papier fließen lässt, um dieses anschließend zu verbrennen. Auch Tagebücher können sich in eine solche Richtung entwickeln, falls man nicht vorhat, die gesammelten Gedanken später in Form eines Buches zu verarbeiten.

Zu Beginn des Kapitels habe ich von “wirksamen Notizen” geschrieben. Was meine ich damit?

Die beabsichtigte und die tatsächliche Wirksamkeit von Notizen

Erinnern Sie sich bitte an einen Moment, an dem Sie sich etwas aufgeschrieben haben. Was war Ihre Intention in diesem Moment? Es wird etwas Wichtiges gewesen sein; so viel dürfte feststehen, denn ansonsten hätten Sie sich nicht die Mühe gemacht.

Es ist bspw. vorstellbar, dass es in Ihrer Notiz um einen wichtigen Geschäftskontakt ging. Vielleicht gab es ein Gespräch, welches Details enthielt, die Sie später für die weitere Geschäftsbeziehung gewinnbringend verarbeiten wollten. An dieser Stelle geht mit Ihrer Notiz eine beabsichtigte Wirkung einher.

Ich glaube, wir können davon ausgehen, dass jede Notiz aus einem guten Grund existiert und nicht aus Langeweile verfasst wurde. Und ich bin sicher, dass jeder Mensch intuitiv richtig erfasst, welche Informationen für ihn im entsprechenden Kontext bedeutsam sind.

Wenn Ihre Notiz wirksam ist, dann erfüllt sie im Laufe ihrer Lebensdauer genau die beabsichtigte Wirkung (oder mehr). Und das wiederum kann sie nur dann, wenn Sie die Notiz im richtigen Moment zur Hand haben und den Inhalt verstehen, sodass Sie eine entsprechende Handlung ausführen können.

Was wäre, wenn das Erstellen und Wiederfinden von Notizen einfach wäre?

Wie bereits angedeutet, ist die Realität oft schmerzhaft. Der Moment kommt, wo das Angebot geschrieben oder die Verhandlung geführt werden sollen. Sie möchten sich vorbereiten und die Notiz ist – verflixt und zugenäht – verschwunden. “Natürlich” waren Sie sich sicher, dass Sie die Notiz [zum Stapel auf Ihrem Schreibtisch gelegt] hatten.

Bitte ersetzen Sie den eckig eingeklammerten Text wahlweise mit

• in diesem Notizbuch notiert,
• an den Bildschirm geklebt,
• in dieser App gespeichert,
• im Kalender eingetragen,
• in einer Mail an sich selbst geschickt,
• …

Bei so vielen Optionen, die Sie zum Festhalten von Informationen zur Auswahl haben, kann es eine Weile dauern, bis Sie blätternd, klickend und suchend die richtige Notiz in die Hände bekommen. Geben Sie mir Recht, wenn ich sage, dass das alles andere als ideal ist?

Es kostet Zeit und Nerven. Und viel schlimmer – machen Sie diese Erfahrung zu oft, führt das nicht selten dazu, dass Sie frustriert davon ablassen, überhaupt Notizen zu machen. Und das wäre ein großer Verlust.

Würde die gegenteilige Erfahrung – also in Sekunden die gewünschte Notiz parat zu haben – Ihre Notizfreudigkeit steigern? Aus einer Erfahrung weiß ich: genauso ist es.

Bildlich vorstellbar wird dies, wenn Sie gedanklich mit einem Werkzeug hantieren, das einfach nicht gut funktioniert; ein stumpfes Messer zum Beispiel. Ich glaube, wir haben alle schon einmal eine Rille in eine Tomate gedrückt, anstatt sie sauber in zwei Hälften zu teilen, oder?

Stellen Sie sich jetzt für einen Moment vor, Sie hielten ein sehr funktionales und ästhetisches Werkzeug in den Händen. Würden Sie damit lieber und öfter arbeiten? Ganz bestimmt. Tomatensalat für alle!

Für Notizen gilt das Gleiche. Das scharfe Messer in dieser Metapher steht für die passende Kombination aus Tool und Methode. Die nächste Herausforderung ist nun, die gefundene Notiz in eine entsprechende Handlung umzusetzen.

Wie wird aus einer Information die beabsichtigte Handlungsfähigkeit?

Bei sehr knapp gehaltenen Notizen ist dies zuweilen schwierig. Es sei denn, Sie haben ein ausgezeichnetes Gedächtnis und haben die Notiz selbst angefertigt. Es gibt Menschen, die sich beim Anblick einer Notiz gleich an alle weitergehenden Informationen im Kontext erinnern können. Diese hinzugefügten Erinnerungen machen das Geschriebene erst richtig aufschlussreich. Andernfalls fängt das große Raten und Vermuten an. Auch dies ist ein unbefriedigendes Gefühl und vor allem tritt ein Effekt ein, der nachgewiesenermaßen im Gehirn vonstattengeht und uns Menschen schon so manches Mal auf die falsche Fährte geführt hat:

Unser Gehirn tut, was es am besten kann: Lücken füllen. Aus dem gleichen Grund, warum optische Täuschungen funktionieren, oder wir beim Anblick einfacher gestapelter Legosteine unsere Comic-Helden vor Augen haben, entstehen plötzlich “Fakten”. Diese “Fakten” ergänzen unsere lückenhafte Notiz. Nur leider hat das kaum noch etwas mit der Realität zu tun, auch wenn es sich so anfühlen mag.

Schauen Sie sich bitte das Bild mit den LEGO-Figuren an und raten Sie, welche Comicfiguren hier gemeint sind.² Sie werden feststellen, dass ihr Gehirn alle notwendigen Ergänzungen macht, um die Frage zu beantworten. Natürlich nur, wenn Sie die Comicserien ausreichend oft geschaut haben, dass sich die Synapsen bilden konnten. Und viel Fantasie hilft ungemein.

Bei Ihren Notizen geht es jedoch um Fakten.

Fassen wir zusammen: Aus unterschiedlichen Gründen und in vielen Fällen lässt die tatsächliche Wirksamkeit gegenüber der erwarteten Wirksamkeit zu wünschen übrig.

Mit der richtigen Methode ist jede Art von Notiz wirksam erfasst

Jede Notiz verfolgt das Ziel, Informationen für später festzuhalten. Das heißt, Notizen liegen in der Regel in Textform vor, denn Menschen denken in Sprache. Doch damit sind wir noch nicht am Ende.

Wer bei dem Wort “Notiz” nur an einen farbigen Zettel denkt, der in einem Buch oder am Monitor klebt, den möchte ich einladen, mit mir eine Sightseeing-Tour durch das Reich der Notizen zu machen:

• Beginnen wir in einem Vorlesungssaal. Hier werden von Studenten Mitschriften angefertigt. Diese werden später zum Lernen dienen. Und evtl. werden aus den Studierenden später Lehrer, die unsere Kinder unterrichten. Weiter geht es.
• Rechts sehen Sie einen Musiker, der eine Melodie in sein Smartphone singt und sich dabei Gedanken zum Text macht. Vielleicht werden wir ihn eines Tages in den Charts hören.
• Links kommen wir an einer etwas überfordert wirkenden Person vorbei, die sich ganz viel aufschreibt, denn sie hat kürzlich einen neuen Job angefangen. Sie begegnet vielen neuen Situationen, hat viele Fragen und wird mit vielen Antworten konfrontiert. Vielleicht wird sie bald eine hoch respektierte Abteilungsleiterin.
• Eine Autorin begegnet uns. Sie schreibt ihre Gedanken und Ideen für ein neues Buch auf. Das macht sie gerne unterwegs. Am Handy. Wir sehen, wie sie in das Gerät hinein diktiert. Vielleicht lesen wir eines Tages ihr Buch und erleben lang ersehnte Aha-Momente.
• Ein Landschaftsarchitekt macht Fotos und schreibt dazu Vorschläge zur Umgestaltung. Wir werden vielleicht auf dieser Parkbank sitzen und die fantastische Atmosphäre genießen.
• Ein Geschäftsführer begegnet uns, der täglich mit vielen Fragen seiner Angestellten konfrontiert wird und sich wünscht, seine Angestellten würden Notizen anfertigen und sie miteinander teilen, anstatt ihm gefühlt immer dieselben Fragen zu stellen.

Sicherlich können wir diese Sightseeing-Tour leicht fortsetzen. Was hat uns unsere Reise gezeigt?

1. Notizen sind multimedial, zumindest würde uns dies als Wesen mit Augen und Ohren entgegenkommen.
2. Sie sind thematisch unbegrenzt und verfolgen die unterschiedlichsten Absichten.
3. Notizen werden nicht nur am Schreibtisch sondern auch unterwegs gemacht.
4. Nicht immer werden sie geschrieben, häufig werden sie auch gesprochen.
5. Notizen tragen dazu bei, unsere Welt zu gestalten.
6. Notizen können unser Leben erleichtern.
7. Die Genialität von Menschen ist in ihren Notizen sichtbar.
8. Manche Notizen können eine lange Lebensdauer haben. Manche bleiben uns ein Leben lang als Ohrwurm in Erinnerung.

 

Die kritischen Erfolgsfaktoren von Notizen

Wenn Sie sich entschließen, wirksame Notizen nutzen zu wollen, werden Sie mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert:

Technologische Vielfalt

Viele Menschen nutzen zu viele verschiedene Möglichkeiten, Notizen zu machen. Das Ziel für maximale Effizienz wäre es, wenn Sie sich auf eine einzige Option beschränken. So könnten Sie die Frage, wo Sie Ihre dokumentierten Gedanken abgelegt haben und folglich etwas suchen, in einem Bruchteil einer Sekunde beantworten. Damit wäre bereits ein großes Problem gelöst.

Inhaltliche Vielfalt

Als Menschen sind wir es gewohnt, regelmäßig in unterschiedlichen Situationen und Umständen unterwegs zu sein. Unsere Notizen müssen dennoch immer an einem Ort landen. Darüber hinaus müssen sie jegliche Kombination von Medien mit Text ermöglichen. Haben Sie ein Tool gewählt, was diese Unterschiedlichkeit nicht abbildet, zwingt Sie dies, mehrere Tools zu nutzen. Und so verlieren Sie den Vorteil der zentralen Notizablage.

Ortsunabhängigkeit

Egal wo Sie sind und welches Gerät Sie gerade zur Hand haben – die Notizen-Sammlung muss bedienbar sein. Ist sie das nicht, führt dies unweigerlich wieder zu verstreuten Notizen.

Verständlichkeit

Egal wie viel Zeit verstrichen ist, eine wirksame Notiz ist verständlich. Ist das nicht der Fall, haben Sie einerseits Zeit verschwendet und andererseits vermutlich das Problem, die Information neu beschaffen zu müssen, was ebenfalls Zeit kostet. Alternativ verzichten Menschen einfach auf den Vorteil, den eine aussagekräftige Notiz verschafft hätte. Der Wert, der im Einzelfall dahinter steht, variiert.

Durchsuchbarkeit

Da Notizen umfangreich werden können, ist es sinnvoll, sie so zu verwalten, dass sie digital durchsuchbar sind. Das klingt leicht, denn Suchfunktionen kennen Sie aus vielen Bereichen. Ich werde später noch darauf eingehen, wo hier der Hase im Pfeffer liegt, denn eine einfache Volltextsuche allein wird Ihnen auf Dauer nicht helfen. Filter, Gruppierungen und Sortierungen müssen ebenfalls unterstützt werden.

Im Grunde wissen Sie jetzt, was ein Tool können muss, mit dem Sie Ihre Notizen machen.

Die Kriterien Multimedialität und Durchsuchbarkeit haben Papier-Notizen bereits ins Aus geschossen. Bleiben also digitale Tools übrig. Für jeden Menschen, der gerne mit Stift und Papier hantiert, sei gesagt: Es gibt Hybridlösungen, digitale Handschrifterkennung und Themen, die gerne auf Papier bleiben können. Zum Beispiel wenn Sie ein Tagebuch schreiben und mit dem Vorgang des Schreibens die persönliche Reflexion im Vordergrund steht.

Das Tool, was Sie suchen, ist also digital, multimedial, cloudbasiert und nutzt eine Datenbank. Natürlich gibt es  zahlreiche Tools wie bspw.

• OneNote,
• Evernote,
• Goodnotes,
• Notes oder
• Trello,

welche die ersten drei Kriterien erfüllen. Mein Favorit Notion unterstützt auch Kriterium 4: Datenbank.

Das beste Tool nutzt allerdings nichts, wenn die richtige Methode und das Wissen fehlen, wie es korrekt bedient werden muss. Gerne nehme ich Sie für die Betrachtung der Verhaltenspsychologie und geeigneter Methoden auf eine lohnenswerte Reise:

Station 1: Warum früher oder später Chaos ausbricht

Stellen Sie sich vor, Sie starten – vielleicht zum wiederholten Male – mit einer neuen App oder einer neuen Ordnung, einem neuen System für Notizen. Was passiert?

Es wird schnell unübersichtlich. Manchmal früher, manchmal später. Sie erleben immer wieder diesen Moment der Unsicherheit. Es kommen Fragen und Gedanken wie:

• Wohin schreibe ich das jetzt am besten? Hierhin oder dorthin?
• Wo werde ich diese Information später am besten wiederfinden?
• Ich mach das erstmal schnell so und so und später, wenn ich Zeit habe, mache ich es ordentlich!
• Ich war mir ganz sicher, dass ich es hier finde. Warum ist es nicht da?
• Oh, richtig wohl fühle ich mich nicht mehr mit dieser Lösung, ich weiß gar nicht mehr, wo ich hingucken soll.
• Ich nutze schon die Suchfunktion, warum finde ich es dann nicht?
• Was wollte ich damit sagen?
• …

Alles fing so schön an und sah so logisch und ordentlich aus – bis das Leben seinen Lauf nahm und die Menge der Notizen zunahm.

Die 3 Gründe für Notizenchaos:

1. Das System ist zu starr für das echte bunte Leben.
2. Fehlende Routine im Umgang mit der Technologie.
3. Fehlende oder unzureichende Methode.

Die Reise geht weiter. Wir nähern uns des Pudels Kern. Uns selbst.

Wenn wir Menschen missachten, dass wir fehlbar, vergesslich und bequem sind, und uns darüber hinaus ständig verändern, dann muss jedes System scheitern, das bei diesen Punkten keine Lösungen anbietet.

Station 2: Das Leben ist bunt, Ablagesysteme sind starr – ein Dilemma

Ist Ihnen klar, dass Sie Ihre Notizen für eine andere Person schreiben, obwohl Sie meinen, Sie schrieben sie für sich selbst? Richtig gehört. Es kommt selten vor, dass Sie eine Notiz für sich selbst schreiben.

Hier kommt die Erklärung:

Wenn Sie abends ins Bett gehen, verbringt Ihr Gehirn die Ruhephase damit, Synapsen neu zu verknüpfen. Sie stehen niemals als der gleiche Mensch auf, der zuvor schlafen gegangen ist. Sie sind keine Maschine. Ihr Gehirn ist keine Festplatte. Dinge verändern sich täglich. Die Bereiche, die hinsichtlich Notizen eine große Rolle spielen und die dieser stetigen Veränderung  unterliegen, sind Ihre Logik und Ihre Sprache.

Außerdem treffen Ihre Notizen bei Ihrem zukünftigen Ich auf verschiedene emotionale und physische Zustände. Das müde, traurige, abgelenkte, hungrige, wütende, gestresste zukünftige Ich möchte genauso etwas mit Ihren Notizen anfangen wie das gut gelaunte, fitte, sonnenverwöhnte und ausgeschlafene Ich.

So logisch dies jetzt auch klingen mag, viele Menschen vernachlässigen diesen Umstand im Umgang mit Notizen. Sie verlangen von sich, dass sie ein Ordnungssystem, welches sie heute aufgesetzt haben, auch morgen noch logisch und nachvollziehbar finden. Das ist aber ein Trugschluss.

Ein kurzer Ausflug zu Tools:

Denken Sie bitte an ein Ordner-System, wie es viele Ablagesysteme anbieten. In einem solchen System haben die Ordner Namen, die bestimmten Themenbereichen entsprechen. In einem Schrank würde man Schublade dazu sagen. Sie entsprechen Themen, die Menschen wichtig sind. One Note zum Beispiel arbeitet mit solchen Strukturen: Es gibt die Ebene des Notizbuches. Und davon können Sie mehrere haben. Notizbücher können Abschnitte enthalten und Abschnitte enthalten Seiten. Die Seiten können Sie wiederum einander unterordnen. Das sieht doch auf den ersten Blick logisch und aufgeräumt aus.

Wenn Sie glauben, mit einer guten, jedoch starren, hierarchischen Struktur unserem vielvernetzten Gehirn gerecht werden zu können, dann täuschen Sie sich leider. In unserer analogen Welt waren wir es gewohnt, Dinge in Schubladen zu organisieren. Folglich können Notizen nur an einem Ort existieren.

Station 3: Die Befreiung aus dem Schubladendenken

Sicherlich ahnen Sie bereits, worauf ich hinaus möchte! Niemand zwingt Sie, diese Logik auf digitale Notizen zu übertragen! Warum bauen Sie sich diesen starren Käfig, wenn Technologien existieren, die das Arbeiten mit Notizen deutlich einfacher machen können?

Das Geheimnis liegt darin, ein System zu verfolgen, das Ihnen erlaubt, eine Notiz gleichzeitig in alle passenden Schubladen zu packen. Wie oft wollten Sie sich schon etwas aufschreiben und konnten sich nicht entscheiden, ob jetzt der eine oder der andere Ordner der passende sei? Beide Ordner hätten gepasst, oder? Also ist die Lösung: Sie ordnen nicht die Notiz einem Ordner zu, sondern Sie ergänzen die Notiz um passende Themen.

Die altbekannten Ordner weichen “Themen” oder “Kategorien” und Sie sind jederzeit in der Lage, superflexibel neue Themen hinzuzufügen und Themen nach Bedarf zu gruppieren. So  fallen Hierarchien weg und Ihre Ablage kann praktisch ins Unendliche mitwachsen.

Wie Sie sehen, führt uns unsere Reise immer näher heran an eine menschenfreundliche Notizenwelt. Jetzt rücken wir noch einem weiteren Phänomen zu Leibe: der Sprache.

Station 4: In Babel wurden nicht nur die Weltsprachen, sondern auch Synonyme erschaffen

Was sind Synonyme? Im Lexikon “Deutscher Wortschatz von 1600 bis heute” fand ich eine angenehm verständliche Definition des Wortes: „Synonym, einem anderen ganz oder teilweise in Bedeutung und Gebrauch entsprechendes Wort”.³

Lustigerweise kann mein 7-jähriger Sohn Synonyme überhaupt nicht leiden und bringt regelmäßig ernste Einwände. Doch auch er wird sich früher oder später – wie wir alle – einen Wortschatz mit vielen Synonymen aneignen. Einerseits ist das sehr schön, denn was wären unsere Sprachen ohne all die Facetten und kreativen sprachlichen Alternativen? Ich fände sie langweilig und unnatürlich.

Was hat das aber mit Notizen zu tun? Ganz einfach: Der geschilderte Umstand erzeugt ein weiteres Dilemma!

Stellen Sie sich vor, in Ihrer Notizen-App haben Sie eine Information angelegt, die so lang wie dieser Text ist. Stellen Sie sich jetzt bitte noch vor, Sie sind ein Chemiker und notieren sich Rezepte für Lösungen. Das Wort “Lösung“ kam in diesem Beitrag bisher fünf Mal vor. Nutzen Sie nun die Volltextsucht Ihrer Notizen-App, dann erhalten Sie viele irrelevante Treffer ohne Bezug auf ein gesuchtes Lösungs-Rezept, die sie individuell per Blickkontakt prüfen und aussortieren müssen.

Was ist nun aber die Lösung für diese Herausforderung? Ganz einfach. Mit der richtigen Methode bestimmen Sie und nur Sie allein, welche Notizen mit welchen Suchwörtern gefunden werden sollen. Die Suche der idealen Notizen-App ist also ein Feature. Sie möchten, dass die Suche sich nicht auf alle Notizen bezieht, sondern nur auf eine bestimmte Auswahl an sogenannten Metadaten. So gehen Sie sicher, dass Ihre Notizen sich jederzeit präzise finden lassen.

Eine zusätzliche Volltextsuchfunktion ist natürlich trotzdem willkommen.

Ich kann mir vorstellen, dass bei Ihnen an dieser Stelle der Gedanke aufkommt, dass das jede Menge Arbeit macht und bestimmt nicht alltagstauglich ist. Weit gefehlt!

Kommen wir zur nächsten Station unserer Reise. Diese befasst sich mit dem Aufwand, den Sie vernünftigerweise betreiben können, um Ihr Ziel zu erreichen. Es gilt die Informationen in Sekundenschnelle zu finden, die Sie wirklich suchen.

Station 5: Das macht viel zu viel Arbeit

Ich muss zugeben, dieser Abschnitt unserer Reise könnte holprig werden. Ich erinnere mich an den kleinen Mozart, wie er über die langen Reisen in ungefederten Kutschen über rudimentär angelegte Wege durch Europa klagte. Nun, so schlimm wird es nicht, versprochen.

Ich weiß nicht, wie Sie das wahrnehmen, aber ich finde, wenn es um Perfektion geht, ist unser Kulturkreis stark geprägt. Bloß keine Fehler machen. Alles bis zum Erbrechen konsequent. Wer A sagt, muss auch B sagen. Du musst hart arbeiten. Wer schön sein will, muss leiden. Und der ganze andere Mist.

Davon verabschieden wir uns freundlich und höflich mit Bückling und verlassen rückwärts das ehrwürdige Schloss der Excellenz “Perfektion”, um von draußen die Tür zuzuschlagen und voller Übermut über die Felder zu hüpfen. Hier draußen ist das Leben viel leichter.

Wie machen wir also Notizen? Und damit meine ich nicht das Tool, sondern unseren Kopf. Wir haben zwar noch nicht explizit darüber geredet, aber in meiner Notizenmethode verwenden wir sogenannte Vorlagen, auch Templates genannt. Warum, das ist Thema der nächsten Station.

Was passiert, wenn Sie an Templates denken? Kommt eventuell eine Formularmüdigkeit hoch? Das wäre völlig ok. Jedenfalls, wenn Sie sich dazu entschließen, weiterzulesen.

Ich möchte hier mit einer Metapher arbeiten: Auf YouTube gibt es ein Video, das schon mehr als 20 Mio. Mal angeschaut wurde. Es zeigt, wie ein Portrait von Iron Man in drei verschiedenen Qualitäten gezeichnet wird.⁴

Das Video zeigt, dass es durchaus möglich ist, in 10 Sekunden ein Portrait von Iron Man zu zeichnen, so dass man es noch erkennt. Das ist unser Vorbild. Das ist es, was wir in der Notizen-Methode machen, um Zeit zu sparen. Das Template füllen wir zwar vollständig aus, aber (!) lediglich mit den Begriffen, die wir mit ein paar Sekunden Nachdenken greifen können. Das tun wir allerdings immer in genau dem Moment, wo der Informationsgehalt uns frisch um die Nase weht. Nicht später! Notizen machen wir sofort. Dadurch haben wir mühelos die notwendigen Details parat, die später für das Verständnis der Informationen notwendig sind. Dazu gehören auch Stichworte.

Stellen Sie sich einfach die Frage: Mit welchen Worten könnte ich später nach dieser Information suchen?

Damit greifen Sie lediglich dem Aufwand vor, den Sie später sowieso haben, um die Notiz zu finden. Diese Begriffe fliegen uns jetzt noch ohne Anstrengung zu und können festgehalten werden. Auf Grübeln verzichten wir, denn das kostet wertvolle Zeit.

Bekommt eine Notiz später eine zusätzliche Bedeutung, können Sie jedes Mal, wenn Sie mit der Information erneut arbeiten, Details ergänzen. So hauchen Sie Ihren Notizen von Anfang an Leben ein. Gewöhnen Sie sich an, nur dann mehr Aufwand in die Dokumentation Ihrer Gedanken zu investieren, wenn es dafür einen guten Anlass gibt.

Viele Menschen machen sich viel Stress, in dem sie ALLE alten Notizen sichten, sortieren, kategorisieren, verschlagworten und digitalisieren. Bei dem Gedanken daran stockt mir kurz der Atem. Wer langfristig wirksame Notizen nutzen möchte, der sollte es sich so leicht wie möglich machen.

Und damit sind wir auch schon an der letzten Station unserer Reise angelangt.

Station 6: Ein bisschen Struktur für das Gehirn

Hätten Sie gedacht, dass es dem Gehirn gegenüber unfreundlich ist, ihm einen weißen Zettel hinzulegen und zu sagen: Nun schreib Deine Information auf?

Walter Pauk hat um 1945 die Cornell-Methode⁵ entwickelt, um seinen Studenten zu helfen, bessere Mitschriften von den Vorlesungen zu machen. Dabei gliederten die Studenten ein Blatt in verschiedene Abschnitte, in denen das Thema, das Erstellungsdatum, offene Fragen, die eigentlichen Notizen und eine Zusammenfassung festgehalten wurden.

Was hat das mit Notizen im Allgemeinen zu tun? Bei Herrn Pauk ging es doch nur um Studenten?

Gegenfrage: Dieser Zettel, auf dem nur eine Nummer steht. Nichts weiter. Den Sie da zwischen den anderen Zetteln auf dem Schreibtisch finden. Sagt der Ihnen noch irgendwas? Oft nicht, oder?

Jede Information, die wir aufschreiben, steht in irgendeinem Zusammenhang mit anderen Daten. Mindestens ein Datum, eine Uhrzeit, eine Absicht, ein Ding oder eine Person, oft ein To-Do. Es gibt dementsprechend immer die Möglichkeit – nein, die Notwendigkeit – ein bisschen mehr aufzuschreiben. Denn wie oft schreiben wir “mal eben schnell” etwas auf, was wir “gleich” erledigen wollen und dann passiert das echte Leben. Es kommt was dazwischen. Unschön, wenn man einige Stunden oder Tage später nur noch weiß, dass es wichtig war, aber leider mehr auch nicht.

Deshalb, und das ist meiner Trainerinnenerfahrung nach der Aspekt, der vielen Menschen am schwersten fällt, gibt es in guten Notizen wenigstens eine Minimal-Struktur. Je nach Anwendungszweck können Sie diese Struktur zweckmäßig erweitern. Grundsätzlich enthält jede Notiz in meinem Notion folgende Abschnitte:

• Titel
• Kategorie
• Stichworte
• Erstellungsdatum
• letztes Änderungsdatum
• Situation
• Inhalt

Soll eine Sammlung von Buchempfehlungen entstehen, würde das Template bspw. den Autor und die ISBN-Nummer sowie einen Link zum Shop und ein Buchcover enthalten.

Die Anwendungsfälle sind praktisch unbegrenzt.

Fazit

Vielleicht gehören Sie zu den Menschen, die oft und lange nach Notizen suchen? Und vielleicht haben auch Sie ab und an Probleme, Ihre dokumentierten Gedanken nachzuvollziehen. Wenn dem so ist, sollten Sie daran etwas ändern. Aber möglicherweise nicht wie bei früheren Versuchen nur mit einer neuen Ablagestruktur oder einem relativ beliebigen alternativen Tool. Nähern Sie sich dem Thema Notizen methodisch. Entlasten Sie Ihr Gehirn mit ein bisschen Struktur. Nutzen Sie eine flexible App wie Notion und verwenden Sie ein Template. Erfassen Sie wirksame Notizen. Und denken Sie bei der Dokumentation Ihrer Gedanken an Ihr morgiges Ich, denn dieses Ich muss Ihre heutige Notiz verstehen können. Die Zeit ist reif für den idealen Umgang mit Notizen. Bei Bedarf unterstütze ich Sie gerne dabei!

 

Hinweise:

Wollen Sie Ihren Umgang mit Notizen verbessern und die verschiedenen Tipps zu einer Gewohnheit werden lassen, dann sprechen Sie Joana Thebe gerne auf LinkedIn oder über ihre Website an.

[1] Notion
[2] LEGO Comic Rätsel
[3] Deutscher Wortschatz von 1600 bis heute: Synonym
[4] Drawing Iron Man in 10 Minutes, 1 Minute & 10 Seconds
[5] Cornell Methode

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