Offboarding

Offboarding – die strukturierte Trennung von Mitarbeitern

Die Trennung von Arbeitnehmern bzw. der Wechsel von Arbeitgebern ist im Laufe eines Berufslebens eher die Regel als die Ausnahme. Folglich sind Onboarding und Offboarding eher Normalität als Sonderfall. Onboarding ist der Prozess zur Aufnahme und Integration neuer Mitarbeiter in eine Organisation. Offboarding beschreibt den strukturierten Prozess der Trennung von Mitarbeitern, die für eine Organisation tätig waren. “Letting someone getting off board” (“jemanden von Bord lassen”) ist die Umkehrung von “taking someone on board” (jemanden an Bord nehmen).

Von Offboarding wird häufig im Kontext von

• Outplacement,
• Personalfreisetzung oder
• Exit Management

gesprochen. Im Gegensatz zum Onboarding geht es aber nicht um eine zügige und möglichst effektive Einarbeitung neuer Arbeitskräfte und ist damit um eine Art Investitionsschutz, sondern um eine sinnvolle und auch reibungslose Trennung der beteiligten Parteien. Darüber hinaus sollte es auch wertvollen Input für ein künftiges Onboarding liefern. Fragen wie

• Was sind die Gründe für die Trennung?
• Was kann die Organisation zukünftig besser machen?
• Wie gelingt eine exaktere Stellungbeschreibung, eine bessere Personalauswahl oder eine bessere Einarbeitung?
• Oder was müsste geschehen, dass Sie wieder für uns arbeiten wollen?

können aktiv bei der Weiterentwicklung von Organisationen helfen.

Offboarding als Chance

Ja, Offboarding kann eine Chance für alle Beteiligten darstellen. In vielen Organisationen gibt es diese Chance aber nicht, denn die Trennung von oder durch Mitarbeiter geht in vielen Fällen mit Kränkungen, Zurückweisungen, Ablehnungen, verletzten Gefühlen, Missverständen etc. einher. Natürlich ergibt es auch in solchen Fällen Sinn, den ehrlichen Dialog zu suchen, um die Ursachen der nicht übereinstimmenden Erwartungen in Erfahrung zu bringen.

Es fällt aber den beteiligten Parteien verständlicherweise nicht immer leicht, das große Ganze im Blick zu behalten, um für alle das Beste aus einer solchen Situation zu ziehen. Offboarding kann also eine Chance darstellen, die sich in der Praxis nicht immer nutzen lässt.

Offboarding Phasen

Beim Onboarding lassen sich vier Arten (formales, fachliches, soziales und kulturelles) und drei Phasen (Preboarding, Orientierung und Integration) unterscheiden. Theoretisch lassen sich die Arten und Phasen des Onboardings als strukturgebende Aspekte auch beim Offboarding nutzen, in der Praxis wird aber meist zwischen zwei alternativen Arten bzw. Prozessen unterschieden:

• dem technisch bzw. systematischen und
• dem sozio-emotionalen Prozess.

Der technische Prozess adressiert systematische Aspekte der Trennung wie bspw.

• die verbale und schriftliche Kündigung,
• die Klärung von Rahmenbedingungen (letzter Arbeitstag, Urlaubs- und Überstundenansprüche, Lohnfortzahlung, mögliche Gewinn-, Umsatz- oder Unternehmensbeteiligungen, mögliche Abfindungen, Geheimhaltungs- oder Wettbewerbsverbotsvereinbarungen, die Rechte am eigenen Bild etc.),
• die Übergabe von Arbeitsmaterialien (Laptop, Zugangskarten, Firmenschlüssel, Firmenwagen, Tankkarte, Firmenkreditkarte etc.),
• die Sperrung oder Löschung von Benutzerkonten in diversen Systemen (bspw. Zugänge zu Mail-Systemen, CRM, Speichersystemen, Entwicklungsumgebungen, Netzwerken etc.) oder die gemeinsame Änderung von Passwörtern, die Umleitung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen etc.
• den Datentransfer von individuell genutzten Arbeitsgeräten (Laptops, Mobilfunkgeräten) auf zentrale Systeme,
• die Wiederverwendung der Arbeitsgeräte und -materialien oder<
• ggf. die Mitteilung an indirekt betroffene Bereiche (Parkplatzverwaltung, Kantine etc.)

Bereiche wie die Fachabteilung, die Personalabteilung, die IT-Abteilung, die Buchhaltung und in manchen Fällen auch die Rechtsabteilung werden meist in den systematischen Prozess involviert.

Beim Offboarding als sozio-emotionalen Prozess steht der Mensch im Mittelpunkt. Es geht bspw. um

• den Austausch über Gründe der Trennung und nicht erfüllte Erwartungen, sowie die Ermittlung von Lessons Learned im Dialog mit Personalabteilung, Vorgesetzten und Kollegen,
• die interne und externe Kommunikation inklusive einer Begründung der Trennung,
• den Wissenstransfer und eine sinnvolle Dokumentation von Wissen,  sowie
• ggf. die Bereitstellung eines Coaches in der Zeit der Trennung, und zwar für den Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, als auch für die Kollegen, die fortan ohne das Teammitglied oder den Kollegen auskommen müssen.¹

Auch der konkrete Ausstand (idealerweise inklusive Danksagung und ggf. Geschenken vom Arbeitgeber und/oder den Kollegen) gehört zum sozio-emotionalen Prozess.

Die Meinungen variieren, ob das Schreiben von Zeugnissen eher als systematische oder soziale Aufgabe verstanden wird. Das Anbieten als Referenz für künftige Arbeitgeber oder Arbeitnehmer zur Verfügung zu stehen (je nach Grund und Situation der individuellen Trennung), gehört eindeutig zum sozio-emotionalen Prozess und funktioniert natürlich nur, wenn die Trennung möglichst reibungslos vonstattengeht.

Gründe für ein Offboarding

Warum ist ein strukturiertes Offboarding wichtig? Hier finden Sie einige Gründe:

• Es stellt sicher, das im Zuge des Prozesses alle zu erledigenden Aufgaben (formelle Aspekte, Rückgabe der Arbeitsmaterialen, Erstellung eines wohlwollenden Arbeitszeugnisses, Feedback etc.) adressiert und erledigt werden.
• Es verbessert die Zusammenarbeit (und evtl. auch die Motivation) bei einem notwendigen Wissenstransfer.
• Es ist ein Beleg für eine gegenseitige Wertschätzung, wenn die Beendigung einer Zusammenarbeit ähnlich viel Aufmerksamkeit erfährt wie der Beginn einer Kooperation. Und das trägt zu einer guten Beziehung trotz Trennung bei (und schadet vermutlich auch nicht bei Arbeitgeberbewertungen im Internet nach Beendigung der Zusammenarbeit).
• Durch die Rückgabe von Arbeitsmaterialien und der Sperre von Zugängen werden Sicherheitslücken und -risiken geschlossen bzw. minimiert, bevor sie entstehen.
• Es ist ein Element der Unternehmenskultur und zahlt auf den Ruf des Unternehmens ein.

Und last but not least: es kann die Grundlage für ein späteres Reboarding sein; Mitarbeiter beginnen nach einem zwischenzeitlichen Intermezzo wieder für das ehemalige Unternehmen zu arbeiten.

Ab wann empfiehlt sich ein – evtl. auch externer – Einsatz eines Coaches beim Offboarding?

Hinweise:

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[1] Immer wieder hört man, wie wertvoll es für Unternehmen ist, wenn ein Coach mit Mitarbeitenden spricht, die gekündigt haben. So kommen wertvolle Erfahrungen und Einsichten ans Tageslicht und das kann auch einer von vielen Gründen dafür sein, dass beide Seiten später wieder zusammen finden.

Im Zuge von Offboarding wird auch von der sogenannte Trennungskultur von und in Unternehmen gesprochen. Hier könnte sich ein Blick in das Buch Trennungs-Kultur und Mitarbeiterbindung von Laurenz Andrzejewski lohnen.

Auch bei der Softwareentwicklung gibt es ein Offboarding. Es findet am Ende jeder Entwicklung (und dem Ende der Dienstvereinbarung) durch einen Entwicklungspartner statt und folgt nach der Übergabe und Abnahme einer realisierten Lösung.

Hier finden Sie ein Video mit 7 Schritten im Offboarding.

Hier finden Sie eine kostenlose Offboarding Checkliste als Download.

Und hier finden Sie ergänzende Informationen aus dem t2informatik Blog: