Not-to-do-Liste

Not-to-do-Liste – bewusste Entscheidungen gegen Etwas dokumentieren

„Deciding what not to do is as important as deciding what to do“ soll Steve Jobs einst gesagt haben. „Die Entscheidung, was nicht zu tun ist, ist genauso wichtig wie die Entscheidung, was zu tun ist.“

Eine Not-to-do-Liste ist ein Hilfsmittel zur Dokumentation von Dingen, gegen sich man sich bewusst entscheidet. Sie ist damit ein Pendant zur bekannten To-do-Liste und legt den Fokus auf Aufgaben oder Aktivitäten, die man vermeiden, oder auf Erkenntnisse, die man fortan beachten möchte.

Der Ursprung der Not-to-do-Liste ist unklar, das Konzept erfreut sich jedoch in der Zeitmanagement- und Produktivitätsliteratur wachsender Popularität. Die Verwendung des Konzepts kann nützlich sein, da es hilft, Ablenkungen zu minimieren oder Zeitverschwendungen mit  unwichtigen oder unproduktiven Dingen zu vermeiden. Auch wenn es wohl keinen konkreten Beweis dafür gibt, dass Not-to-do-Listen tatsächlich Wirkung entfalten, finden viele Menschen sie hilfreich, um ihre Gedanken zu ordnen und Prioritäten zu setzen. Zudem kann sie auch dazu beitragen, das Bewusstsein für zeitvergeudende Gewohnheiten zu schärfen und es dem Einzelnen ermöglichen, bewusste Entscheidungen zu treffen, um eben diese zu vermeiden.

Inhalte und Beispiele einer Not-to-do-Liste

Natürlich steht es jedem Menschen frei zu entscheiden, ob er persönliche, berufliche oder auch strategische Elemente in einer Not-to-do-Liste dokumentiert.¹ Und es steht auch Organisationen frei, entsprechende Listen zu führen. Hier finden Sie eine Auswahl von möglichen Inhalten und Beispielen:

• Als Organisation erkennen Sie den Nutzen von Formaten zum Austausch und wollen daher zukünftig nicht mehr darauf verzichten: „Ohne After Action Review schließen wir kein Vorhaben mehr ab.“
• Als Führungskraft wollen Sie nicht mehr alle Aufgaben selbst durchführen und entsprechend die Verantwortung tragen, sondern Mitarbeiter stärker einbinden: „Ich mache nicht mehr alles selbst, sondern delegiere Tätigkeiten oder übertrage die Verantwortung in Themengebieten komplett an ausgewählte Mitarbeiter.“
• Als Geschäftsführerin wollen Sie Ablenkungen vermeiden: „Ich lasse mich nicht permanent durch neue E-Mails ablenken und schalte daher sämtliche Benachrichtigungen aus.“
• Als Mitarbeiter möchten Sie keine Aufgaben übernehmen, wenn Ihnen der Sinn nicht klar ist: „Ohne Klärung von Zielen, Motiven, Gründen kann ich keine Aufgaben übernehmen.“
• Als Mensch wollen Sie keinen Raubbau mehr an sich selbst betreiben und alles andere höher priorisieren: „Ich verzichte nicht auf das Frühstück und nicht auf regelmäßige Pausen. Ich arbeite nicht im Urlaub und bin auch nicht ständig erreichbar.“
• Als Mitarbeiter wollen Sie sich nicht vor unangenehmen Aufgaben drücken: „Ich vermeide das Ausschieben von Aufgaben und Eat-that-Frog.“

Sämtliche Beispiele könnten mit angepasster Formulierung auch auf einer To-do-Liste stehen. Da beide Listenarten das jeweilige Gegenstück darstellen, ist das auch nicht überraschend. Menschen können „Dinge zu Ende bringen“ als To-do oder „Dinge nicht ganz zu Ende bringen“ als Not-to-do deklarieren.

Unterschiede zwischen einer To-do-Liste und einer Not-to-do-Liste

In gewisser Weise handelt es sich bei beiden Ansätzen um zwei Seiten einer Medaille; dennoch ist das Konzept der Not-to-do-Liste etwas Besonderes:

• Auf einer Tätigkeitsliste tauchen normalerweise sämtliche Tätigkeiten auf, die in einem definierten Zeitraum zu erledigen sind. Auf einer Not-to-do-Liste finden sich hingegen Tätigkeiten, die nicht getan werden sollten, oftmals eher allgemeiner Natur sind („Nimm keine Anrufe mit unbekannter Nummer an!“) und teilweise auch nicht aktiv geplant werden.
• Eine Not-to-do-Liste kann Appelle, Erkenntnisse oder Weisheiten beinhalten, die eher als grundsätzliche Orientierung gedacht sind. („Ich mache es nicht allen recht!“) Auf einer „normalen“ Tätigkeitsliste stehen hingegen zu erwartende Tätigkeiten, die aktiv zur Umsetzung anstehen.
• Meistens werden die Elemente auf einer üblichen Tätigkeitsliste nach Erledigung abgehakt oder durchgestrichen, bei dem Pendant werden Einträge hingegen eher selten gestrichen oder als erledigt gekennzeichnet. Dies liegt auch daran, dass es quasi kein „erledigt“ gegen kann, bei einer Tätigkeit, die nicht durchgeführt werden soll. Oder anders formuliert: Die eine Liste bietet eine Art Erfolgskontrolle, die andere nicht.
• Der Umfang einer To-do-Liste wächst und reduziert sich meist relativ schnell. Kontinuierlich kommen neue Tätigkeiten hinzu, während andere erledigt werden. Im Verhältnis dazu wächst die Not-to-do-Liste eher langsam und einzelne Elemente werden nicht oder eher selten gelöscht.
• Viele To-do-Listen werden mit zusätzlichen Informationen – geplante Aufwände, beteiligte Kollegen, Deadlines, etc. – versehen. Solche Informationen werden bei der Not-to-do-Liste mehrheitlich nicht benötigt und fehlen entsprechend.
• Übliche Tätigkeitslisten werden priorisiert, während Listen mit Dingen, die nicht getan werden müssen, nicht priorisiert werden.

Vorteile einer Not-to-do-Liste

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die sich durch die Nutzung einer „Nicht-zu-tun-Liste“ realisieren lassen:

• Vermeidet Zeitverschwendung für weniger wichtige oder unproduktive Aufgaben.
• Verbessert die Fokus und hilft aktiv, um aus Erkenntnissen und Erfahrungen zu lernen.
• Fördert die Delegation von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten (sofern entsprechende Mitarbeiter zur Verfügung stehen).
• Hilft, persönliche Verhaltensweisen schrittweise zu verändern und mögliche Unentschlossenheit zu verringern.

Und zu guter Letzt kann die Liste auch dabei helfen, Stress zu vermeiden: „Übernimm nicht mehr Aufgaben, als Du erledigen kannst!“

Hinweise:

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[1] In manchen Publikationen wird eine solche Einteilung auch als „Dimensionen der Not-to-do-Liste“ bezeichnet.

In der Softwareentwicklung gibt es immer wieder Diskussionen, über die Dokumentation im Code. Sollte dies evtl. auch auf einer Not-to-do-Liste stehen?

Hier finden Sie ein englischsprachiges Video über The Importance Of The Not-To-Do List.