Die agile Organisation der Arbeit im Handwerk

Gastbeitrag von | 30.09.2019 | Prozesse & Methoden | 0 Kommentare

Ein Bäcker organisiert sich agil – klingt komisch, ist aber so.

Wenn Sie jetzt gedacht haben: “Cool, das agile Brötchen”, dann ist das eine relativ normale Erstreaktion. Die Reaktion ist zwar witzig, doch irgendwie auch völliger Quatsch. Das spannende im Handwerk ist, dass der Satz: “Wenn unser Produkt keinen Mehrwert für unsere Nutzer bringt, wird auch niemand dafür bezahlen” in dieser Branche existenzielle Auswirkung hat. Ein Bäcker, dem das Gschmäckle seiner Kunden egal ist, hat auf lange Sicht ein Problem. Regionale Gebräuche und die Tradition des Handwerks spielen hier eine wichtige Rolle.

Natürlich muss man dem Handwerk nichts von Nutzerzentrierung erzählen. Das würde nur zu Kopfschütteln führen. Doch auch das Handwerk steht vor Herausforderungen. Welche Herausforderungen hat bspw. ein moderner Handwerksbäcker? Wozu und wie können agile Arbeitsweisen helfen, eine stabile und flexible Organisation zu etablieren?

Herausforderungen im Handwerk

Der Zentralverband des deutschen Bäckerhandwerks e.V. hat es 2015 geschafft, dass die deutsche Brotkultur zum immateriellen Weltkulturerbe der UNESCO erhoben wurde. Aktuell gibt es in Deutschland noch rund 11.300 Bäckereibetriebe, doch die Zahl sinkt stetig. Damit ist das Brotland Deutschland von der Anzahl der Betriebe auf Platz 2 hinter Frankreich gerutscht. Zwar steigt die Zahl der Filialen, doch gerade die kleineren Handwerksbetriebe müssen schließen. Auch durch Backstationen steigt der Druck auf die Handwerksbäcker. Dabei haben die in Supermärkten boomenden und mit industriell gefertigter Ware aus Rohstoffen vom Weltmarkt bestückten Regale nichts mit einem sorgfältig gefertigten Handwerksprodukt zu tun. Zusätzlich haben die oft familiengeführten Handwerksbetriebe die schwierige Herausforderung der Unternehmensnachfolge. In diesem unsicheren Umfeld befinden sich aktuell zahlreiche deutsch Bäckereibetriebe.

Was in großen Konzernen, IT Unternehmen und Agenturen häufig schon selbstverständlich ist, ist bei mittelständischen Handwerksbetrieben noch wenig angekommen: die Digitalisierung. Selbst finanzielle Unterstützung vom Bund für die Digitalisierung des Handwerks wird spärlich abgerufen. Dabei eignen sich sowohl Digitalisierung, als auch neue und agile Arbeitsweisen hervorragend für das Handwerk.

Die Organisation der Arbeit im Fokus

Die Bäckerei Bergmann ist eine Familienbäckerei aus Thüringen. Sie besitzt knapp 50 Filialen und gilt damit als mittelständige Bäckerei. Seit über anderthalb Jahren ist auf dem Weg, die Vorteile agiler Arbeitsweisen für die Organisation zu nutzen und für sich weiterzuentwickeln. Angefangen hat es mit dem Wunsch von Matthias Bergmann, mehr Innovation und unternehmerisches Handeln im Führungsbereich der Vertriebsorganisation der Bäckerei zu etablieren. Dabei war dem Junior-Chef zu Beginn der Reise klar, dass es sich um einen längeren Prozess handeln wird.

Zitat: „Wir wussten, dass wir ganz weit vorn sind, was unsere Fähigkeiten und Prozesse betrifft, wenn es ums Backen geht – aber in der Organisation unserer Arbeit stehen wir total am Anfang.“

Nach einigen intensiven und erkenntnisreichen Workshops rund um Potenzialentfaltung, Kommunikation und sanfte Einführungen agiler Arbeitsweisen war schnell klar, dass die Potenziale für Innovation schon längst tief im Unternehmen verankert sind. Die durch das Wachstum von 2005 bis 2019 auf knapp 50 Filialen gewachsene chaotische Struktur ist auch in kleineren Betrieben des Bäckereihandwerks üblich.

Eine Filiale hat mehrere MitarbeiterInnen und je nach Anzahl der Mitarbeiter eine Filialleitung. Mehrere Filialen werden nach geografischen Einteilungen durch Vertriebsleiter organisiert. Darüber gibt es den Vertriebschef. Je nach Größe der Bäckerei ist zwischen dem Vertriebschef und den Vertriebsleitern noch eine zusätzliche Ebene. Themen werden also personengebunden linear diese Hierarchie hoch und wieder nach unten getragen. Eine Verbindung von dieser Vertriebsorganisation zur Backstube (dort entstehen tatsächlich die Produkte) oder der Logistik gibt es über die Führungspersönlichkeiten. Dringende Fälle, gerade in Schicht-Planungen oder bei besonderen Vorkommnissen,  überspringen in der Kommunikation auch gern mal eine Stufe. Es gibt auch den umgekehrten Ansatz, dass manche Regeln nur manchmal gelten. Was konnte man also tun, um die Organisation der Arbeit und die Abläufe zu verbessern?

Das Team und die Aufgaben

Die Befähigung der Gruppe von Führungskräften, sich als ein gemeinsames Team zu verstehen und entsprechend zu handeln, zeigte größte Wirkung. In diesem Team wurden in gemeinsamen regelmäßigen Terminen mit klarer Struktur die gemeinsamen Projekte besprochen. Die Aufgaben wurden eigeninitiativ nach jeweiligen Stärken übernommen. Das hieraus resultierende

  • bessere Verständnis für die Fähigkeiten der anderen,
  • ein kollegiales Unterstützen auf Basis der jeweiligen Stärken,
  • eine größere Bereitschaft bei Bedarf Aufgaben im Gebiet der Kollegen zu übernehmen,
  • ein größerer Wissensaustausch im gesamten Filialgebiet

und noch ganz viel mehr hat sich die Führungsmannschaft des Vertriebs im Laufe eines Jahres durch Agile Coaches unterstützt erarbeitet. Der Nutzen dieser neuen, transparenten und über Meetings und ein Aufgabenboard organisierten Zusammenarbeit musste sich einige Zeit später auch wirtschaftlich unter Beweis stellen.

Die Feuertaufe

Die echte Feuertaufe für diese neue Arbeitsorganisation war das Backstubenfest, einer der wichtigsten Tage im Jahr der Bäckerei Bergmann. Ein Tag der offenen Tür, an dem die Bäckerei sich selbst mit der gesamten bio-regionalen Wertschöpfung zu einem Hoffest ihren Kunden präsentiert. An diesem Tag wird das ca. 500 Einwohner große Dorf und die ansässige Bäckerei jährlich zur kulinarisch-touristischen Attraktion für über 4000 Menschen aus der Region.

Die Vorbereitung dieses Tages war immer ein außerordentlicher Kraftakt für das gesamte Unternehmen. Durch die neue selbstorganisierte Struktur, Transparenz und agile Arbeitsweise konnte das gesamte Bäckerei Team die Veranstaltung 2019 völlig stressfrei organisieren. Das sonst übliche und nervenaufreibende Micromanagement wurde vermieden. Im Detail bedeutet das:

  • Schichtpläne und Aufbauarbeiten waren mehr als einen Tag im Voraus gemacht,
  • das Programm hatte mehr Punkte als in allen Jahren davor,
  • die Gäste blieben im Schnitt um eine Stunde länger,
  • ein neu eingeführter Stand für Bewerbungen konnte über 100 Gespräche und führen und sich über überdurchschnittlich viele Bewerbungen freuen.
  • Bei ungefähr gleichbleibender Gästeanzahl zum Vorjahr stieg der Umsatz an diesem Tag um knapp 25%.

Und warum ist dieser Tag so wichtig? Die Bäckerei nutzt ihn seit Jahren, um Innovationen im Produktbereich und bei ihren Prozessen zu testen. Wenn eine Idee den Ansturm an diesem Tag stand hält, dann hat sie das Potenzial für einen positiven Beitrag für die Zukunft der gesamten Bäckerei, der Region und allen Kunden. Und die Einführung agiler Arbeitsweisen hat der Bäckerei geholfen, erfolgreicher und innovativer aufzutreten, am Einfachsten abzulesen und an Zahlen zu belegen durch das besonders erfolgreiche Backstubenfest 2019.

Wir wünschen Ihnen einen guten Appetit bei Ihrem Handwerksbäcker des Vertrauens.

 

Hinweise:

Wenn Sie mehr über die beiden Autoren Sebastian Daume und Daniel Dubbel erfahren wollen, lohnt sich ein Blick auf YNEO.org.
Weitere Informationen zur Unterstützung der Bäckerei Bergmann durch YNEO finden Sie hier »

Sebastian Daume

Sebastian Daume

In den letzten 10 Jahren als Konzept-Mensch und Stratege hat Sebastian Daume seine eigene digitale Agentur geleitet, als freier Berater für führende Agenturen in verschiedenen Rollen als Product Owner, Konzepter und Stratege nationale und internationale digitale Projekte unterstützt und anschließend zwei Jahre verschiedene digitale Strategiethemen DER Touristik online mit betreut. Als Teil des YNEO Netzwerks agiert er als Inspirator und Coach um Menschen, Teams und Organisationen im Veränderungsprozess zu begleiten.

Daniel Dubbel

Daniel Dubbel

Mit über 20 Jahren Berufserfahrung, mehr als 12 Jahre davon agil in unterschiedlichen Rollen, verfolgt Daniel Dubbel stets das Ziel, die Zusammenarbeit in Teams, Abteilungen und Organisationen zu verbessern für großartige Mitarbeitende in erfolgreichen Unternehmen für zufriedene Kunden.

Seit 2018 arbeitet er als Agile Coach und in unterschiedlichen weiteren Rollen für die DB Systel GmbH, dem Digitalpartner der Deutschen Bahn mit Fokus auf Kompetenzaufbau in agilen Methoden und Praktiken jenseits von Cargo Cult und der Organisationsentwicklung von Einheiten. Nebenberuflich ist er Mitbegründer des YNEO Netzwerks, unterstützt als Mentor, Trainer, Coach und Berater agiles Arbeiten und Transformationen. Außerdem betreibt er den Blog inspectandadapt.de.

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