Der Kampf ums Budget – ein Gegenvorschlag

Gastbeitrag von | 15.11.2021 | Prozesse & Methoden |

„It’s that time of the year again“ – mit Schrecken stellt Hatice fest, wie viel Budget vom aktuellen Geschäftsjahr noch offen ist. Als Personalleiterin hatte sie sich doch eigentlich vorgenommen, in diesem Jahr besonders darauf zu achten! Und dann hat die Covid-Krise doch wieder viel mehr Aufmerksamkeit gefordert, als gedacht… „Also, was nun? Verfallen lassen geht ja mal gar nicht, nachher bekommen wir deshalb nächstes Jahr weniger vom Kuchen ab!“

Die Realität in zahlreichen Unternehmen sieht heute sehr oft genau so aus: das Bildungsbudget verfällt, während sich an anderer Stelle dringend notwendige Ausgaben stapeln, weil dort das künstlich gesetzte Limit bereits erreicht und ausgeschöpft ist.

Der gesunde Menschenverstand würde nun ja wenigstens noch umschichten, kommt doch eigentlich alles aus der gleichen Quelle – doch selbst das wird oft durch Regularien, Statuten und Grabenkämpfe unterbunden. Da werden lieber wieder die Daten der letzten Jahre betrachtet, Prognosen formuliert, Tendenzen geraten… und dann für die Jahresplanung großzügig 10 Prozent mehr gefordert, als man wahrscheinlich braucht – besser mit Übersteuerung in die Verhandlung, man weiß ja nie!

Und ja, für viele, die von Gerhard Wohland bis beyondbudgeting schon lange in der agilen Welt zuhause sind, ist das, was jetzt kommt, nur müde Wiederholung – und dennoch begegnet es uns noch viel zu häufig, um nicht mal wieder den Finger in die Wunde zu legen.

Budgetplanung, die heilige Kuh

Die Budgetplanung. Eine der letzten heiligen Kühe der vielen nach Wohland „überlebten Steuerungsprozesse“ und dennoch eines der meistgeliebten, heißesten Machtinstrumente im Unternehmen. Haushaltsrunden eignen sich vorzüglich für die perfekte Inszenierung von Hierarchien: wie weit oben werden die großen Summen rausgehauen? Wer hat wie viel zu sagen, wer kann sich gut verkaufen, wer hat die besten Beziehungen, wer kriegt das größte Stück vom Kuchen?

Und eigentlich ist es am Ende für die Person, die letztlich entscheiden darf, ja auch nur konsequente Verlängerung der hierarchischen Hackordnung: Wenn Sie besonders Wert darauf legen, dass Ihre Mitarbeitenden untereinander konkurrieren und sich voneinander abteilen, dann ist die Budgetaufteilung für verschiedene Bereiche, Teams, Zwecke und Abteilungen dafür natürlich ein sehr willkommenes Instrument… ach, das wollen Sie gar nicht? Dann schauen wir lieber noch einmal en detail hin, was hier in klassischen Organisationen eigentlich passiert.

Statt wirklich Führung zu übernehmen wird in diesen Fällen nämlich verwaltet, also gemanaged. Mithilfe der Verteilungen eines bestimmten Geldbetrages auf verschiedene Köpfe und Verantwortlichkeiten wird dabei die jeweilige Leistung der einzelnen Agierenden verglichen, aufgewogen, gelenkt und neu bewertet – gerne in Verbindung mit messbaren Zielen.

Durch diese Verteilung der verfügbaren Ressourcen zeigt die machthabende Position, dass die Kontrolle weiterhin bei ihr liegt – und damit die Planungshoheit über die konkreten Ziele und Projekte des kommenden Jahres.

Allein: In einem dynamischen Umfeld können Sie am Anfang des Jahres noch gar nicht wissen, wofür welches Geld gebraucht wird, welche Investition später Sinn macht, und was noch dran sein wird.

„Stop!“ muss es also spätestens jetzt heißen: „Eigentlich wollen wir doch so auch gar nicht mehr arbeiten.“

Es ist an der Zeit sich einzugestehen, dass die Budgetverteilung in vielen Organisationen tapfer nur noch dazu dient, überhaupt an dieser Illusion festhalten zu können: dass klassisch gesteuert und geplant werden kann.

Heute wissen wir:

Budgetierung als ein Versuch der Planung erstickt Agilität im Keim und lässt bei hoher Dynamik sofort stolpern.

Herangehensweisen für agile Zusammenarbeit

Was also stattdessen tun?

  • Ausloten und gemeinsam echte Entscheidungen treffen statt Budgets stumpf mit der Gießkanne zu verteilen.
  • Dezentralisierung statt Kaskadierung durch starre Hierarchien.
  • Strategie statt Plan.

Was das bedeutet?

Sich untereinander ehrlich machen, begründen, warum zum Beispiel diese Marketingausgabe in den eigenen Augen notwendig und angebracht ist, diskutieren, Ideen verteidigen, sich konstruktiver Kritik und Rückfragen stellen, vielleicht sogar im besten Sinne des Wortes in einen Konflikt gehen.

Was es dafür braucht?

  • Kenntnis.
  • Verantwortung.
  • Zusammenarbeit.

Kenntnis darüber, wie die gesamte Situation des Unternehmens ist. Einen klaren Rahmen über die aktuellen Zahlen, Arbeitsabläufe, Auftragslage, Verbindlichkeiten, Ausblick auf die kommenden Monate. Mit für sich gepachtetem und zurückgehaltenem Herrschaftswissen fahren Sie hierbei nur all zu schnell vor die Wand.

Echte Verantwortung, möglich gemacht durch konsequente, gleichwertige Selbstorganisation in einer dezentralen, lernenden Struktur und einer gemeinsamen Strategie.

Eine tiefgehende, neue Erfahrung darüber, was es heißt, etwas gemeinsam zu erarbeiten – um wirksam zu sein, um ein Problem für einen Kunden zu lösen, um das eigene Produkt oder die eigene Dienstleistung noch attraktiver zu machen.

Mit vollen Händen

Doch stattdessen wird es aktuell wohl vielen Budgetverantwortlichen so gehen wie Hatice – wenn plötzlich auffällt, wie viel Geld vom Anfang des Jahres noch mit vollen Händen ausgeschöpft werden darf, gerade weil Sparsamkeit eher als Untätigkeit verurteilt wird – und nun noch schnell die wilden Planungen losgehen müssen.

Auch deshalb halten wir zu oft noch überteuerte Weihnachtskarten oder Werbegeschenke in den Händen, werden Festessen geschmissen oder noch schnell diverse Coachings für ganz besonders verdient gemachte Führungskräfte eingekauft.

Statt im besten Sinne FÜR das Unternehmen zu agieren und Verantwortung für strategische Entscheidungen zu übernehmen, wird einfach verjubelt, was noch da ist, um sich so paradoxerweise schon mal für kommende Verteilungskämpfe zu positionieren.

Aber auch, und das legt einen tiefen Blick auf die herrschende Unternehmenskultur frei, um „denen“ ja nichts zu schenken. Gemeint sind dann meist entweder die Kolleg:innen oder die Führungsabteilung.

Doch was tun, wenn der Zaster jetzt aber noch weg darf?

(Bitte lesen Sie den folgenden Satz mit der Stimme von Hella von Sinnen aus dem Jahre 1989:)

„Tinaaaa, was haben wir denn noch für Budget über?“

Sensibilisierung statt Weihnachtskarten

Fühlen Sie sich von den Herleitungen ein wenig erwischt und wollen es kommendes Jahr anders machen? Hervorragend.

Und liegt nun dennoch auch bei Ihnen noch das ein oder andere Sümmchen rum?

Nun gut – dann kommt hier mein revolutionärer Vorschlag: Machen Sie wenigstens etwas Vernünftiges damit.

Stellen Sie die richtigen Weichen, trauen Sie sich an die heiligen Kühe, lösen Sie strategische Knoten!

Wie wäre es zum Beispiel mit einer Sensibilisierung statt Weihnachtskarten? Holen Sie sich eine:n Diversity Expert:in ins Haus, um mal die eigenen Abläufe und Bewerbungsprozesse näher zu betrachten und in einem Impuls zu beleuchten, wie vor allem strukturell und dadurch nachhaltig für mehr Vielfalt und Teilhabe gesorgt werden kann.

Statt der Schokonikoläuse für Alle – lassen Sie sich beraten, künftig co2-ausgleichend oder sogar klimapositiv zu arbeiten, also in Aspekten wie bei den verwendeten Produkten, Stoffen, beim Transport, beim Hosting oder verwendeter Energie weniger zu verbrauchen als der Industriestandard und parallel beispielsweise Wiederaufforstung zu unterstützen.

Oder gehen Sie gemeinsam mit mir in Strategietage, remote oder bei Ihnen in der Organisation: um die letzten Monate zu verarbeiten und anschließend mit geschärftem, frischen Blick auf die nächsten Etappen zu blicken.

So oder so – gehen Sie nicht mit dem gleichen Fehler in das nächste Jahr. Es ist jetzt die Zeit, etwas zu verändern.

Hinweise:

Interessieren Sie sich weitere Tipps aus der Praxis? Dann melden Sie sich zu unserem wöchentlichen Newsletter.

Wenn Sie mit Lena Stiewe in Kontakt tretten wollen, lohnt ein Blick auf ihre sehr gelungene Website: https://www.mitdenkerei-stiewe.de/

Lena Stiewe
Lena Stiewe

Lena Stiewe ist Organisationsentwicklerin und Konzepterin für Unternehmenskommunikation, bearbeitet also mit „New Work“ und „Marketing“ zwei Themenfelder, die viel Einordnung und Pragmatismus gebrauchen können: Sie erklärt Zusammenhänge, übersetzt Trends, findet die für Sie passende Strategie und denkt als Sparringspartnerin gern an Ihrer Seite mit, um so die Themen Organisationsdesign, Interne Kommunikation und Außenauftritt sinnvoll und wirksam in Einklang zu bringen.

(Photo von: Yasmine Lieske)