Mit Gelassenheit zu mehr Erfolg

Haben Sie sich schon einmal mit dem Thema Einführung von agilen Arbeitsweisen in Projekten beschäftigt?

Ist Ihnen dabei aufgefallen, dass das Gelingen einer solchen Einführung auch von unserem Denken und unserer inneren Haltung abhängen?

Es gibt Menschen, die haben Sorge, fortan nicht mehr selbständig und eigenverantwortlich über ihre Arbeitszeit bestimmen zu können. Andere tun sich schwer mit wertorientierten Zielen, denn in ihren Organisationen galten bis dato praktisch nur leistungs- und gewinnorientierte Ziele wie Schnelligkeit, Effizient oder Wirtschaftlichkeit. Auch der Wandel in Richtung einer offenen Fehlerkultur ist nicht für jeden leicht.

Die Veränderungen von Arbeitsweisen fordert häufig mehr Flexibilität von jedem Einzelnen. Flexibilität bedeutet jedoch, dass viele Aspekte nicht mehr einfach planbar und kontrollierbar sind. Das kann Unsicherheiten, Hilflosigkeit und sogar Ängste auslösen. Hier kann eine aktive Veränderung des Mindsets helfen, mit dem wir trotz Ungewissheit zuversichtlich bleiben und bei auftauchenden Schwierigkeiten nicht sofort wieder in alte Verhaltensmuster zurückfallen. Dabei spielen unsere Gefühle und unsere oft unbewussten Gewohnheiten eine sehr große Rolle.

Im Folgenden möchte ich Ihnen drei wichtige Erfolgsfaktoren vorstellen, die für jeden Projektmanager und jeden Projektmitarbeiter extrem nützlich sind, um trotz Unsicherheit und Ungewissheit gelassen, fokussiert und zuversichtlich durch den Projektalltag zu kommen.

Achtsamkeit

Sind Sie manchmal angespannt, gestresst, genervt oder verärgert? Unsere aktuelle Arbeitskultur bietet den meisten Menschen wenig geeignete Bedingungen, um achtsam zu sein. Denn alle um uns herum sind betriebsam und fast immer aktiv. Wie sähe es aus, wenn Sie sich in einem solchen Moment einfach die Zeit nehmen, um inne zu halten, in sich hinein zu spüren, und so herauszufinden, wie es Ihnen gerade geht? Es erscheint uns irgendwie absurd, denn seit unserer Kindheit und später im Berufsleben haben wir gelernt,  dass nur durch die Erbringung von Leistung und die Erfüllung von Erwartungen erhalten wir Anerkennung und kommen voran. Durch meine Arbeit und meine eigenen Erfahrungen habe ich die Überzeugung gewonnen: Wenn wir unsere Arbeit langfristig mit Elan, Engagement und Freude gestalten wollen, dann ist es wichtig, dass wir herausfinden, wie die Dinge wirklich funktionieren. Mein Tipp dazu lautet: Nehmen Sie sich einen Tag in der kommenden Woche und halten Sie an diesem Tag regelmäßig, so alle zwei bis drei Stunden, inne. Spüren Sie in sich hinein: Welche Gedanken gehen Ihnen durch den Kopf? In welcher Stimmung sind Sie? Wie würden Sie das charakterisierende Gefühl bezeichnen, das Sie gerade haben? Wie wirkt sich ihr momentaner Zustand auf ihre Arbeit aus? Sie werden vielleicht überrascht sein, was Sie alles fühlen. Hier einige Beispiele unserer Kunden:

• Ich erkenne, wie mich meine eigenen Erwartungen, den Bericht bis zum gesetzten Termin fertigzustellen, unter Druck setzen. Ich bin angespannt und ärgerlich.
• Ich habe das Gefühl, ich sehe von außen/oben auf meinen Arbeitsplatz und mir wird bewusst, wie hektisch und unkonzentriert ich gerade bin.
• Mir wird bewusst, was ich alles an diesem Tag schon geschafft habe und ich werde automatisch ruhiger und zufriedener.

Achtsamkeit heißt präsent und mit der Aufmerksamkeit in der jeweiligen Situation, in der Gegenwart, zu sein – nicht in der Zukunft und nicht in der Vergangenheit. Nur in der Gegenwart können Sie wahrnehmen was gerade ist, Ihre Möglichkeiten erkennen und sich für eine passende Handlung entscheiden. Wenn Sie nach einem anstrengenden Arbeitstag erschöpft zuhause eintreffen, sind all diese Gelegenheiten vorbei. Wenn Sie direkt in einer solchen Situation erkennen, dass Sie frustriert, angespannt oder wütend sind, dann machen Sie einfach eine kleine Atemübung, die Ihnen auch bei der inneren Gelassenheit hilft. Oder freuen Sie sich bewusst darüber, dass es Ihnen gerade so gut geht.

Innere Gelassenheit

Haben Sie schon einmal versucht, in einer sehr angespannten, hektischen Situation eine gute Entscheidung zu treffen? Können Sie unter Zeitdruck kreativ sein und zum Beispiel an einem Konzept arbeiten? Wenn wir ehrlich sind, funktioniert das nicht wirklich gut. Es ist anstrengend und oft fällt uns auch gar nichts Neues ein. Innere Gelassenheit ist deshalb so wichtig, weil wir gerade in diesem Zustand über unsere maximalen, mentalen Kapazitäten verfügen. Wissenschaftler haben herausgefunden, dass in Stresssituationen – dazu gehören auch Situationen, in denen wir angespannt sind und uns unter Druck fühlen – unsere gesamte Energie auf den Körper verlagert wird, genauer gesagt zum Kämpfen, Flüchen oder tot stellen. Wir schütten Stresshormone wie Kortisol und Adrenalin aus, die uns zwar kurzfristig mobilisieren, uns aber mittel- bis langfristig eher schaden. Das wäre so, als würden Sie den ganzen Tag über sprinten. Und das kann nicht gutgehen.

Der zweite, für die Arbeit wichtigere Effekt ist: Die Verbindung zu ihrem denkenden Gehirnteil, dem Neokortex funktioniert nur noch eingeschränkt. In einer Stresssituation haben Sie nicht unbegrenzt viel Energie zur Verfügung und die Energie, die Sie haben, wird gerade zur Bewältigung der Stresssituation und Wiederherstellung Ihrer Handlungssicherheit benötigt. Die Denkfunktion ist in diesem Moment eher nebensächlich. Das bedeutet konkret: Nur in einem gelassenen, ausgeglichenen Zustand verfügen Sie über ihre maximalen mentalen Kräfte. Sie sind fokussiert, lassen sich nicht leicht ablenken oder von Ihren eigenen oder fremden Erwartungen und Ansprüchen unter Druck setzen.

Mein Tipp dazu: Wenn Sie schnell in einen ruhigen, gelassenen Zustand wechseln möchten, dann konzentrieren Sie auf ihre Atmung. Eine tiefe und gleichmäßige Atmung wirkt ausgleichend und beruhigend auf unser autonomes Nervensystem – auch das haben Wissenschaftler herausgefunden. Achten Sie sich einfach auf ihre Atmung und richten Sie mit ihrer Aufmerksamkeit für nur zwei bis drei Minuten auf diese Atmung – der Effekt ist beeindruckend. Meine Kunden sind jedenfalls immer sehr erstaunt darüber, wie effektiv eine so einfache Übung wirkt. Schnell löst sich die eigene Wahrnehmung vom Problem und neue Handlungsmöglichkeiten öffnen sich. Allerdings benötigen Sie etwas Routine – einmal die Woche irgendwann atmen, wenn man zufällig daran denkt, ändert nichts an Ihrem Mindset.

Souveränität und Selbstvertrauen

Wie schnell lassen Sie sich von der Meinung anderer aus dem Konzept bringen? Geraten Sie in unproduktive Phase, weil Sie sich fragen, was Sie hätten anders oder besser machen können? Solche Schleifen und Zweifel haben früher meinen Projektalltag begleitet: Es werden neue IT-Systeme eingeführt, agile Arbeitsweisen propagiert, man probiert neue Formen der Zusammenarbeit aus und meinem Verstand war klar, dass dies nicht ohne Ausprobieren, Fehler und die draus resultierenden Erkenntnisse funktionieren kann. Dennoch habe ich oft dagesessen und mir im Nachhinein Gedanken gemacht, ob ich es nicht hätte besser vorbereiten und planen können. Oder ob es reibungsloser gelaufen wäre, wenn ich oder andere aufmerksamer gewesen wären und an dieses oder jenes gedacht hätten. Solche Phasen gibt es natürlich auch in Vorbereitung auf ein Projekt: Habe ich auch wirklich an alles gedacht? Habe ich alle einbezogen? Mit solchen inneren Dialogen kann Stunden, ja ganze Tage und Nächte verbringen. Und das Schlimme ist, sie sorgen für eine negative, bedrückende Stimmung aus Zweifeln, Sorge, manchmal auch Wut und Ärger. Sie untergraben zusätzlich das eigene Selbstwertgefühl. Sie fressen unsere Energie und für viele ist es schwierig, aus einem solchen Teufelskreis auszubrechen.

Damit unser Selbstvertrauen nicht dauerhaft leidet, ist es wichtig, aus diesen unproduktiven inneren Dialogen aus Zweifeln, Ansprüchen und Bewertungen auszusteigen. Sofort. Direkt wenn Sie einen solchen inneren Dialog bemerken. Dabei helfen Ihnen die beiden Erfolgsfaktoren Achtsamkeit und Gelassenheit mit den beschriebenen Tipps. Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen und die Energie von positiven, stärkenden Dingen nutzen, in dem Sie einfach ihre Perspektive verändern:

• Richten Sie Ihre Wahrnehmung auf die Dinge, die Ihnen und dem Team gut gelungen sind. Spüren Sie bewusst die damit verbundenen Gefühle wie Zufriedenheit, Freude und Stolz.
• Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit gezielt auf die Erkenntnisse, die Sie und das Team bei Aktivitäten, Fehlern oder dem Ausprobieren neuer Wege gewonnen haben.

Dabei ist es besonders wichtig, Gefühl und Verstand in Einklang zu bringen. Mein Tipp dazu lautet: Schreiben Sie sich jede Woche drei Dinge auf, die Ihnen gut gelungen sind. Wenn Sie das über einen Zeitraum von vier bis sechs Wochen tun, richten Sie ihre Aufmerksamkeit ganz automatisch auf die Dinge, die funktionieren, anstatt auf jene, die nicht klappen. Ihnen wird bewusst, wie sehr Sie aus ihren Fehlern und Erfahrungen lernen und daran wachsen. Sie lassen das alte Leistungsdenken los und werden immer selbstbewusster im Ausprobieren von neuen Verhaltensweisen.

Fazit

Für Projektmanager ist es sinnvoll nicht nur neue Methoden anzuwenden, sondern auch aktiv an ihrer inneren Haltung zu arbeiten. Erfolgreiche Projektarbeit braucht eine selbstbewusste innere Haltung. Diese nützt Ihnen auch bei der künftigen Anwendung agiler Methoden und Ansätze. Wir sollten achtsamer und bewusster mit unseren Gefühlen und Gedanken umgehen, sonst fallen wir immer wieder in unsere unpassenden, unbewussten Verhaltensmuster zurück. Das ist anstrengend, kostet Zeit, Nerven und viel Energie. Mit den drei genannten, inneren Erfolgsfaktoren schaffen Sie sich ein neues, aufbauendes Mindset. Dazu benötigen Sie Zeit und Beharrlichkeit. Es lohnt sich aber, denn unsere Geisteshaltung beeinflusst alle unsere Handlungen. Bei regelmäßiger Anwendung werden sich schnell Erfolge einstellen. Probieren Sie es einfach aus.

Hinweise:

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Martina Baehr hat weitere Beiträge im t2informatik Blog veröffentlicht, u. a.

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