Lessons Learned ohne Lernen?

Warum Erfahrungswissen in Projekten oft verloren geht

Kennen Sie das aus Ihren Projekten? Ein kritisches Problem taucht auf und plötzlich sagt jemand im Team: „Genau das hatten wir vor zwei Jahren schon einmal.“

Oder ein Projekt scheitert an denselben Abstimmungsproblemen wie der Vorgänger. Obwohl es damals bereits Lessons Learned gab. Und trotzdem beginnt das nächste Projekt wieder fast bei null.

Der Grund ist nicht, dass Mitarbeitende nichts lernen wollen. Der Grund ist, dass Erfahrungswissen in vielen Organisationen nur unzureichend reflektiert, geteilt und weitergetragen wird. Lernen aus Erfahrungen und die Wiederverwendung von Lessons Learned sind häufig nicht fest in die regulären Projektprozesse integriert.

Dabei entsteht in Projekten jeden Tag wertvolles Wissen: Teams improvisieren unter Druck, lösen Konflikte, treffen schwierige Entscheidungen und entwickeln kreative Lösungswege. Genau dort entstehen Erfahrungen, die zukünftige Projekte erfolgreicher und effizienter machen könnten. Und trotzdem verschwinden viele dieser Erkenntnisse wieder. Nicht aus böser Absicht, sondern weil im Projektalltag oft die Zeit, die Struktur und manchmal auch die Kultur fehlen, um gemeinsam daraus zu lernen.

Dokumentation ist noch kein Lernen

Vielleicht haben Sie das selbst schon erlebt: Nach Projektabschluss wird noch schnell ein Lessons-Learned-Dokument erstellt. Alle tragen etwas ein, das Dokument wird abgelegt und danach spricht kaum noch jemand darüber.

Formal betrachtet wurden Erkenntnisse also dokumentiert. Doch in der Praxis zeigt sich dann häufig eine andere Realität: Erkenntnisse werden dokumentiert, aber nicht wirklich verstanden, weiterentwickelt oder im nächsten Projekt genutzt. Denn was dort gespeichert wird, sind zumeist Informationen, aber noch kein gemeinsam reflektiertes Erfahrungswissen.

Wirkliches Lernen entsteht nicht durch das Ablegen von Dokumenten. Es entsteht dann, wenn Menschen Erfahrungen gemeinsam einordnen, Zusammenhänge verstehen und Erkenntnisse auf ihre eigene Praxis übertragen können.

Genau darin liegt die Herausforderung. Vielleicht kennen Sie Situationen, in denen erst im Gespräch plötzlich klar wurde, warum eine Entscheidung damals wirklich getroffen wurde. Nicht wegen der offiziellen Projektlage, sondern wegen Zeitdruck, Unsicherheit oder fehlender Abstimmung zwischen Beteiligten.

Genau solche Erfahrungen stehen selten in Projektdokumentationen. Und trotzdem prägen sie zukünftige Entscheidungen oft stärker als jede Prozessbeschreibung.

Erfahrungswissen ist nie rein sachlich. Es entsteht aus individuellen Wahrnehmungen, Entscheidungen, Beziehungen und konkreten Situationen in Projekten. Mitarbeitende wissen häufig deutlich mehr, als sie spontan erklären oder dokumentieren können. [1] Und genau deshalb reicht es nicht aus, Projektwissen einfach zu archivieren.

Warum Erfahrungswissen so schwer zugänglich ist

Viele wichtige Erfahrungen bleiben unausgesprochen. Denn sie sind schwer greifbar. Gerade kritische Situationen enthalten oft besonders wertvolle Lernimpulse:

• Warum wurde ein Risiko unterschätzt?
• Weshalb funktionierte die Zusammenarbeit in einer Phase besonders gut oder plötzlich gar nicht mehr?
• Welche impliziten Annahmen haben Entscheidungen beeinflusst?
• Was würden Beteiligte heute anders machen?

Doch solche Erkenntnisse entstehen selten auf Knopfdruck. Vielleicht kennen Sie selbst Lessons-Learned-Workshops, in denen zunächst nur oberflächliche Aussagen fallen wie:

• „Die Kommunikation hätte besser laufen können.“
• „Wir hätten früher eskalieren müssen.“

Und trotzdem haben alle Beteiligten das Gefühl, dass eigentlich noch viel mehr dahintersteckt.

Genau deshalb brauchen solche Gespräche geeignete Fragen und häufig auch Moderation. Denn Erfahrungswissen wird nicht einfach „abgerufen“. Es entsteht im gemeinsamen Reflektieren, Erzählen und Einordnen von Situationen.

Hinzu kommt ein weiterer entscheidender Faktor: Fehlerkultur.

Erfahrungswissen wird besonders dort sichtbar, wo Menschen offen über Unsicherheiten, Irrtümer und Probleme sprechen können. Doch genau das fällt in vielen Organisationen schwer. Wer negative Erfahrungen teilt, macht sich potenziell angreifbar. Deshalb bleiben kritische Erkenntnisse oft unreflektiert und ungeteilt, obwohl gerade sie den größten Lernwert enthalten.

Eine wirksame Wissenskultur braucht deshalb mehr als Prozesse und Tools. Sie braucht Vertrauen und psychologische Sicherheit. Forschung zu psychologischer Sicherheit und organisationalem Lernen zeigt, dass nachhaltiges Lernen besonders dort entsteht, wo Reflexion, Wissensaustausch und eine angstfreie Gesprächskultur gefördert werden. Erst wenn Mitarbeitende ohne Angst vor Ablehnung, Sanktionen oder Bloßstellung sprechen können, werden Fehler und Zweifel zu Lernanlässen. [2]

Das eigentliche Problem: Lessons Learned hat keinen festen Platz im Projektalltag

In vielen Organisationen soll Lernen „nebenbei“ stattfinden.

Vielleicht kennen Sie das selbst: Zwischen Deadlines, Statusberichten und operativem Druck bleibt kaum Raum für bewusste Reflexion. Lessons Learned werden in klassischen Wasserfall-Projekten häufig erst am Ende eingeplant, wenn die Beteiligten gedanklich längst im nächsten Thema stecken.

Kein Wunder also, dass viele Lessons Learned eher wie eine Pflichtübung statt wie ein echter Lernmoment wirken. Das Problem ist deshalb selten fehlendes Wissen. Das Problem ist fehlende Priorität für Reflexion.

Organisationen, die Lernen ernst nehmen, schaffen deshalb bewusst Räume dafür:

• regelmäßige Debriefings,
• Retrospektiven,
• Lernformate im Projektalltag,
• bereichsübergreifende Austauschformate
• oder Communities of Practice.

Nicht als zusätzliche Aufgabe, sondern als festen Bestandteil erfolgreicher Zusammenarbeit. Einige Unternehmen schaffen dafür inzwischen ganz bewusst feste Reflexionsräume. So betonte beispielsweise auch Union Investment in einem Handelsblatt-Interview, wie wichtig strukturierte Lern- und Austauschformate für nachhaltiges organisationales Lernen geworden sind. [3]

Lernen braucht Wiederholung, Austausch und soziale Einbettung – erst dadurch wird aus individuellen Erfahrungen kollektives Wissen.

Wissensmanagement ist kein Selbstzweck

Vielleicht haben Sie selbst schon erlebt, dass neue Plattformen oder Tools mit der Hoffnung eingeführt wurden, Wissen endlich besser zu sichern. Anfangs war die Motivation groß. Doch nach einigen Monaten wurde zwar dokumentiert, aber kaum noch gelesen, reflektiert oder weitergedacht.

Genau hier zeigt sich ein häufiger Denkfehler im Wissensmanagement: Wissen wird wie ein Objekt behandelt – sammeln, speichern, verwalten. Doch Wissen entfaltet seinen Wert nicht im Archiv.

Wissensmanagement sollte deshalb nicht als Selbstzweck verstanden werden. Seine Aufgabe ist nicht die Einführung möglichst vieler Tools oder Plattformen. Seine Aufgabe ist es, die eigentlichen Wertschöpfungsprozesse in der Organisation wirksam zu unterstützen.

Oder einfacher gesagt: Wissen muss dort helfen, wo Entscheidungen getroffen, Probleme gelöst und Projekte gesteuert werden. Erst dann entsteht echter Nutzen.

Im Prinzip lässt sich nahezu jedes wiederkehrende Problem in Organisationen zumindest teilweise auf fehlenden Wissensaustausch, mangelnde Reflexion oder unzureichendes Lernen zurückführen. Zudem verändert sich dadurch auch die Rolle des PMO. Ein modernes PMO verwaltet nicht nur Prozesse und Standards. Es schafft Rahmenbedingungen, in denen Lernen möglich wird:

• durch feste Reflexionsroutinen,
• durch Austauschformate,
• durch Vernetzung
• und durch eine Kultur, in der Erfahrungen offen geteilt werden dürfen.

In lernenden Organisationen wird „Wissen reflektieren und teilen“ nicht als Zusatzaufgabe verstanden. Es wird Teil der normalen Zusammenarbeit. Und genau dort beginnt nachhaltige Wissenskultur.

Warum Geschichten wirksamer sind als Reports

Erinnern Sie sich an Inhalte aus Tabellen? Vermutlich, wenn Sie sie erst letzte Woche gesehen haben. Aber die Risiko-Tabelle vom vorletzten Projekt ist sehr wahrscheinlich schon in Vergessenheit geraten. Situationen hingegen erinnern Sie viel länger.

Genau deshalb spielt Storytelling im Wissensmanagement eine so wichtige Rolle. Geschichten transportieren nicht nur Informationen, sondern auch Kontext, Emotionen und Bedeutung.

Wenn jemand erzählt,

• wie ein Projekt beinahe scheiterte,
• wie eine Entscheidung unter Druck getroffen wurde
• oder welche kleine Veränderung plötzlich den Durchbruch brachte,

dann entsteht etwas, das reine Dokumentation selten schafft: Anschlussfähigkeit.

Andere Teams können sich in die Situation hineinversetzen. Sie verstehen Zusammenhänge schneller und übertragen Erkenntnisse leichter auf ihre eigene Praxis.

Storytelling bedeutet dabei nicht, Erfahrungen „schön zu erzählen“. Es geht darum, Wissen verständlich, nachvollziehbar und anschlussfähig zu machen. Gerade für PMOs entsteht hier enormes Potenzial: Lessons Learned werden dadurch nicht länger statische Dokumente, sie werden lebendige Lernimpulse.

KI kann keine Lernkultur ersetzen

Auch Künstliche Intelligenz verändert aktuell den Umgang mit Wissen in Organisationen. Vielleicht experimentieren Sie selbst bereits mit KI-Tools, um Informationen schneller aufzubereiten oder Inhalte effizienter zusammenzufassen.

Tatsächlich kann KI dabei unterstützen,

• Erkenntnisse zu strukturieren,
• Inhalte zusammenzufassen,
• Muster sichtbar zu machen
• oder Erfahrungsberichte verständlicher aufzubereiten.

Das kann Teams spürbar entlasten. Aber KI ersetzt weder Vertrauen noch Austausch. Die eigentliche Herausforderung bleibt menschlich: Wie schaffen Organisationen Räume, in denen Erfahrungen offen geteilt und gemeinsam reflektiert werden können?

Erst wenn diese Grundlage vorhanden ist, kann Technologie ihre Wirkung sinnvoll entfalten.

Damit Wissen Kreise zieht

Wissen entfaltet Wirkung, wenn es in Bewegung kommt. Wenn Erfahrungen reflektiert, erzählt und weitergetragen werden, entsteht Lernen auf mehreren Ebenen:

• individuell,
• im Team
• und in der gesamten Organisation.

Genau deshalb sind Communities of Practice so wertvoll. Sie schaffen sichere Räume, in denen Menschen voneinander lernen können, freiwillig, praxisnah und über Projektgrenzen hinweg.

Dort wird Wissen nicht nur gespeichert, sondern stetig gemeinsam weiterentwickelt. Und genau das brauchen viele Organisationen heute dringender denn je: Nicht noch mehr Informationen, sondern mehr Verbindung zwischen Menschen, Erfahrungen und Lernen.

Denn jedes Projekt enthält Erkenntnisse, die für andere wertvoll sein können. Die entscheidende Frage ist nur: Bleiben diese Erfahrungen isoliert oder dürfen sie Kreise ziehen?

Hinweise:

[1] Michael Polanyi: The Tacit Dimension
[2] Amy C. Edmondson: Die angstfreie Organisation: Wie Sie psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz für mehr Entwicklung, Lernen und Innovation schaffen
[3] Sonja Albers von Union Invest bei Handelsblatt live: Lernende Organisation: Der Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit

Wenn Sie sich intensiver mit Erfahrungswissen beschäftigen wollen, und Sie sich dafür interessieren, wie es sichtbar, teilbar und im Alltag wirksam werden kann, dann empfehlen wir Ihnen das kostenfreie Webinar von Victoria Köstner am 22. September 2026. Dort liefert sie weitere wertvolle Impulse, Praxisbeispiele und Reflexionsansätze präsentiert. Zusätzliche Informationen und Freebies finden Sie zudem auf ihrer neuen Website.

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