Das Tooling im hybriden Projektmanagement

Die Entwicklung von der herkömmlichen Stab-, Linien- oder Matrixorganisation zur agilen Projektorganisation schreitet voran. Die hohe Dynamik verlangt schnelle Entscheidungen auf der Grundlage sicherer Informationen. In diesem Kontext werden Lösungen für hybrides Projektmanagement gesucht, die das gesamte Spektrum von der Projektarbeit über das Projekt-Controlling und das Demand- und Budgetmanagement abdecken. Ebenfalls sollen sie die agile Planung in Teams berücksichtigen, die nur selten vorausschauend ausgelegt ist und damit die Planung von Projekten und Ressourcen im Unternehmen zunächst erschwert. Daher ist für die erfolgreiche, hybride Durchführung von Projekten die Kombination beider Lösungen zwingend. Wie kann das gelingen?

Aus meiner Sicht mit einer klassischen Projektmanagement Software, die die agile Projektmanagement-Welt via Schnittstelle integriert. Auf diese Weise wird die Effektivität des agilen Arbeitens, die häufig mit Lösungen wie beispielsweise JIRA geplant werden, mit der zur budget- und terminkonformen Umsetzung von Projekten erforderlichen Transparenz einer klassischen Projektplanungs-Lösung verbunden. Das Ergebnis ist ein hybrides Projektmanagement, das klassische Ansätze mit agilen Ansätzen des Projektmanagements kombiniert.

Was ist klassisches Projektmanagement?

Die klassische Projektmanagement-Landschaft sieht meist einen Projektleiter vor, ein Project Management Office, diverse Teamleiter und eben die Mitarbeiter in den Teams. Für die Detailplanung verwendet die eingesetzte Software-Lösung häufig ein Gantt-Chart, das Projekte, Phasen, Aufgaben, Meilensteine und die geplanten Ressourcen anzeigt. Damit verfügen Projektleiter in der klassischen Projektplanung über detaillierte Ansichten und damit über Transparenz bezüglich Fertigstellungsterminen, Kosten, eingesetzten Mitarbeitern usw.

Was tun agile Teams?

Im Gegensatz dazu bieten agile Arbeitsmethoden vor allem in der Softwareentwicklung und anderen komplexen Umgebungen Vorzüge. Dabei wird ein Team zusammengestellt, das fortlaufend an Versionen einer Software arbeitet, während diese schon von Anwendern genutzt wird. Die Teammitglieder kennen sich in der Materie aus und priorisieren die Arbeitsschritte individuell. Agile Teams verfügen häufig über einen Product Owner, einen Scrum Master und diverse Teammitglieder. Die Teams sind weitgehend selbstorganisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf hinweg. Dabei sind regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven ebenso Pflicht wie tägliche Besprechungen über den Fortschritt des jeweiligen Sprints. Gearbeitet wird nach den Vorgaben des Backlogs. Alle vorgenannten Arbeitsschritte werden in einer Lösung für agiles Projektmanagement – häufig bspw. JIRA – abgebildet. Was fehlt, ist vor allem eine Ressourcenplanung, die auch bei agilen Teams relevant wäre, da aufgrund krankheitsbedingter Abwesenheit, Urlaub, Fortbildung etc. niemand durchgehend zur Erledigung von Projektaufgaben zur Verfügung steht. Was bei der agilen Arbeitsweise ebenfalls fehlt, ist ein Überblick über die gesamte Projektlandschaft per Mausklick.

Häufig genutztes agiles Tool: JIRA

Ist-Zustand in vielen Unternehmen mit hybriden Arbeitsweisen unter Verwendung des häufig genutzten agilen Tools JIRA und klassischer Projektplanung ist zunächst folgender: Es besteht eine agile Parallel-Arbeitswelt, die zunächst intransparent erscheint. Dieser Umstand erschwert die erfolgreiche Planung und Realisierung von Projekten und Ressourcen in Time und Budget in der klassischen Projektumgebung. Gleichzeitig ist unumstritten, dass agile Arbeitsweisen kreatives Potential freisetzen und Neues hervorbringen können. Deswegen möchten Unternehmen unbedingt daran festhalten. Bei Entwickler-Teams erfreuen sie sich ebenfalls größter Beliebtheit. Sie schätzen die agile Zusammenarbeit mit Kollegen, denn scheinbar unstrukturiertes Vorgehen eröffnet Raum für kreatives Arbeiten in überschaubaren Planungsabschnitten und bietet größtmögliche Flexibilität zur Umsetzung der Aufgaben. In dieser Methode liegt viel Potential – schon Albert Einstein formulierte: Nichts kann entstehen ohne Chaos!

Der Blickwinkel des Projektleiters

Projektleiter sehen sich einer großen Anzahl von Projekten gegenüber, die laufend wächst und mit täglichen Umplanungen verbunden ist. Doch damit nicht genug: weite Teile der Planungspflichten unterliegen erschwerten Bedingungen, da nicht transparent ist, welche Mitarbeiter aktuell in agilen Projekten wie lange woran arbeiten. Insofern kann die Ressourcenplanung nur geschätzt erfolgen. Auch verbindliche Aussagen zum Projektfortschritt und Fertigstellungsterminen gegenüber Kunden gestalten sich herausfordernd, da der Einblick in die agile Welt fehlt und damit keine vollständige Übersicht gegeben ist. Ebenfalls zeichnet der Projektleiter für die Verwendung des geplanten Budgets und der Mitarbeiter verantwortlich. Da jedoch viele Parameter hinsichtlich der Ressourcenverwendung im Dunkeln liegen, ist dies schlicht nicht möglich. Auch das brachte Einstein auf den Punkt: Nichts kann existieren ohne Ordnung! Mit anderen Worten bedarf es einer Zusammenführung der zwei Welten des klassischen und agilen Planens, um das Gelingen von Projekten sicherzustellen.

Die Integration von klassischen und agilen Tools

Während Entwicklungsabteilungen auf agile Methoden schwören, stellen diese Vorgehensweisen für Projektmanager und Portfoliomanager einen großen Blindfleck in der Planung dar: Wie schon beschrieben weiß der Projektleiter oft nicht, ob und wann die agilen Teams die Arbeiten (Arbeitspakete bzw. Storys) für sein Projekt umsetzen. Zudem kommt eine Kapazitätsplanung in agilen Methoden nicht vor, was das unternehmensweite Ressourcenmanagement des Portfoliomanagers erschwert. Das Informationsdefizit kann nur durch einen hohen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand ausgeglichen werden. Hier bieten klassische Software Tools mit Schnittstellen zu agilen Lösungen einen echten Mehrwert.

Um beide Welten bestmöglich zu verbinden, sollte eine Lösung zur klassischen Projektplanung Epics und zugeordnete Storys eines terminierten Sprints aus der agilen Welt per Schnittstelle in die klassische Planungsumgebung überführen und dort als Arbeitspakete mit den zugewiesenen Ressourcen und deren abgeschätzten, aus den Story Points errechneten Aufwänden in der Projektplanung anlegen und visualisieren. Auf diese Weise bleiben die Stärken der agilen Arbeitsweise vollständig erhalten. Gleichzeitig wird eine komfortable Visualisierung des Projektfortschritts durch eine KI-unterstützte Kapazitätsplanung in der klassischen Projektmanagement Lösung möglich, die das professionelle Management des Projektes in Time, Budget und Quality erlaubt. Der Projektleiter ist laufend über die Ressourcen- und Budgetverwendung im Bilde und kann sich, um den für ihn relevanten Informationsfluss sicherzustellen, mit beliebig vielen agilen Projekten verbinden.

Ein sinnvolles Tooling

Durch die Verwendung einer Software für hybrides Projektmanagement entsteht eine Win-Win-Situation, sofern es gelingt, die klassische und die agile Projektwelt miteinander zu verbinden. Dazu müssen

• Projekte durch Abbildung der Inhalte aus der agilen Welt planbar werden und in Time und Budget – bspw. durch Zuteilung von Budget und Personal sowie Steuerung der Verwendung dieser Ressourcen – umgesetzt werden können.
• Lösungen den Abgleich der Ressourcenverwendung anbieten; dieser Abgleich zeigt auf, wie viel des kalkulierten Zeit-Budgets bereits verbraucht wurde und wie viel Zeit zur Erledigung der Storys anschließend noch zur Verfügung steht – entweder bezogen auf ein Team oder auch bezogen auf eine Person. Dieses kann je nach Unternehmensphilosophie individuell gehandhabt werden.
• Projektmanager einen transparenten Einblick in die Aktivitäten eines Sprints bekommen, um in der Folge die Ressourcenplanung durchführen und den Projektfortschritt dokumentieren zu können.
• Projektleiter nur auf der Phase planen, während die Feinplanung in der agilen Software stattfindet.
• Informationen wie User Storys, Epics und Sprints aus der agilen Lösung im klassischen Projektmanagement-Tool als Arbeitspakete visualisiert werden können.
• hybride Arbeitsweisen in Projekten koexistieren können, ohne dass Entwicklerteams doppelte Datenpflege in verschiedenen Systemen auf sich nehmen müssen.
• aufwändige und teilweise auch unnötige Abstimmungen entfallen.
• unternehmensweite Kapazitätsplanungen unterstützt werden.
• die positionsgetreue Weitergabe der Datensätze (z.B. PSP-Nr.) in angebundene Drittsystemen – bspw. zur betriebswirtschaftlichen Abrechnung von Stundensätzen – ermöglicht werden.

Eine vollständige Unterstützung des SAFe-Vorgehensmodells ist übrigens keine zwingende Voraussetzung, lohnt sich aber sicherlich für das eine oder andere Unternehmen. 😉

Fazit

Das agile Projektmanagement bringt eine neue Denkstruktur und eine neue Arbeitsweise mit sich, die die Zusammenarbeit in Projektteams positiv verändert. Unternehmen profitieren von dieser Entwicklung vor allem, wenn das Management sich für die passende Projektmanagement-Software entscheidet, die die Arbeit im Team – wie auch die Selbstorganisation der Mitarbeiter – unterstützt und lenkt – und damit ein hybrides Projektmanagement ermöglicht. Bei der Auswahl dieser Lösung für hybrides Projektmanagement sollte man darauf achten, dass

• agile Teams weiterhin selbständig, flexibel und mit überschaubaren Planungshorizonten arbeiten können.
• Projektleiter die Möglichkeit bekommen, Projekte zu priorisieren.
• Budget und Personal passend zugeteilt werden können.
• Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Ressourcen herrscht.
• Projekte erfolgreich umgesetzt werden können (in Time und in Budget) und damit ein Beitrag zum wirtschaftlichen Erhalt des Unternehmens geleistet wird, ohne auf die kreativen Spielräume mit agilen Teams zu verzichten.

Hinweise:

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Thomas Schlereth ist Geschäftsführer von Can Do GmbH und bietet eine Software für hybrides Projektmanagement an. Aus diesem Grund haben wir ihn gebeten, seine Sicht der Dinge zum Tooling in einer hybriden Welt darzustellen. 

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