6 Prinzipien für gute Online-Workshops und -Meetings

Die Durchführung von Meetings und die Gestaltung von Workshops gehört für viele Unternehmen zum Tagesgeschäft. Längst hat es sich rumgesprochen, dass es bspw. sinnvoll ist,

• die Agenda mindestens 48 Stunden vor dem Meeting-Beginn zu verschicken, so dass sich die Teilnehmenden auf die Inhalte vorbereiten und einstellen können,
• die Agenda abwechslungsreich zu gestalten, um das Interesse der Teilnehmenden zu wecken und einen qualitativen Austausch über relevante Themen zu initiieren,
• die aktive Moderation und Protokollierung im Vorfeld zu klären,
• pünktlich zu beginnen (eine Form der Wertschätzung gegenüber den bereits Anwesenden) und (falls sinnvoll und möglich früher als geplant) zu enden,
• die Eröffnung gut vorzubereiten (insbesondere für den Fall, dass noch nicht alle Teilnehmenden anwesend sind)
• und passend zum Meeting bzw. Workshop geeignete Methoden zu wählen, so dass z.B. fokussierte Diskussionen auf Augenhöhe geführt, Ideen entwickelt oder Entscheidungen gemeinsam getroffen werden können.

Darüber hinaus ergibt es natürlich auch Sinn, großzügig Pausen einzuplanen und einzuhalten (lieber eine zu viel als eine zu wenig), sich an die Agenda zu halten, Ablenkungen zu minimieren (ist es wirklich sinnvoll parallel E-Mails zu beantworten oder auf dem Handy Nachrichten zu verschicken?), gewonnene Erkenntnisse zu visualisieren bzw. zu dokumentieren, die nächsten Schritte, Aufgaben und Termine zu vereinbaren und sich Feedback einzuholen (was war gut, was geht besser, was sollten wir das nächste Mal tun bzw. nicht mehr tun?).

Klingt alles nachvollziehbar, oder? Und jetzt – bzw. seit ca. 1,5 Jahren – findet (fast) alles auf einmal online statt. Natürlich hatte und hat das Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. Aber welche Auswirkungen sind das genau? Und welche Faktoren bzw. Prinzipien tragen nun über die bereits genannten hinaus zum Gelingen von Online-Workshops und -Meetings bei?

Stressoren bei Online-Workshops und -Meetings

Was stresst Sie am meisten bei Online-Workshops oder -Meetings? Vielleicht nehmen Sie sich eine Minute Zeit bevor Sie weiterlesen und denken kurz darüber nach, was Sie typischerweise ärgert, Ihnen Aufmerksamkeit raubt oder Sie beim Online-Arbeiten negativ beeinflusst.

Kleiner Tipp: Notieren Sie Ihre Stressoren, denn so haben Sie die Möglichkeit, sich vor Ihrer nächsten Online-Tätigkeit zu überlegen, was Sie – ggf. sogar mit relativ geringem Aufwand – dagegen tun können.

Vermutlich haben Sie schon einmal von Zoom Fatigue gehört, oder? Zoom Fatigue bezeichnet die Müdigkeit und Erschöpfung von Menschen, die durch die Teilnahme an Videokonferenzen ausgelöst wird.¹ Laut einer aktuellen Studie vom Institut für Beschäftigung und Employability (IEB) und der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen tragen unter anderem folgende Stressoren zu Zoom Fatigue bei²:

• non-verbale Hinweise bzw. Gestik und Mimik der Teilnehmenden sind nicht wahrnehmbar,
• Small Talk mit anderen Teilnehmenden bzw. gemeinsames Netzwerken beim „Kaffee“ ist nicht möglich,
• der Gesprächsfluss ist aufgrund von Latenz eingeschränkt,
• bedingt durch die schlechte Tonqualität fällt es Teilnehmenden schwerer sich zu konzentrieren,
• starke Belastung der Augen aufgrund schlechter Bildqualität,
• die Frustration steigt aufgrund instabiler Internetverbindungen und
• die Nüchternheit im Sinne der starken Versachlichung der virtuellen Meetings nimmt zu.

Viele Teilnehmende an Online-Workshops und -Meetings berichten auch darüber, dass sie es als unangenehm empfinden, während des Austauschs von vielen beobachtet zu werden. Die Konfrontation mit dem eigenen Videobild verstärkt diesen Effekt zusätzlich. Kleine Bewegungen (Gestik und Mimik) spielen dabei eine große Rolle, wie Professor Jeremy Bailsenson, Direktor am Virtual Human Interaction Lab an der kalifornischen Standford Universität, bestätigt. Studien belegen, dass Technologien wie Zoom bekannte Kommunikationsmuster stören, da Menschen es gewohnt sind, innerhalb von kurzen Augenblicken viele Signale wahrzunehmen und zu deuten. In Zoom & Co. sorgt die Latenz des Audio- und Videosignals jedoch dafür, dass Gesten und Bestätigungssignale der Teilnehmenden zu spät ankommen. Darüber hinaus entsteht durch die vielen Augenpaare kein „echter Blickkontakt“ und durch den Mangel an nonverbalen Hinweisen müssen sich die Teilnehmenden anstrengen, um sich miteinander zu synchronisieren. Zoom Fatigue wird durch diese zusätzliche Anstrengung verstärkt, so Jingjing Han, Doktorandin an der Media School der Indiana University Bloomington.³

Leider lassen sich manche dieser Stressoren kaum abstellen (schlechte Ton- und Bildqualität oder Latenzen aufgrund ungenügender Internetanbindung), andere hingegen möglicherweise schon (das Deaktivieren des eigenen Videobilds, eine geringere Anzahl Teilnehmender pro Session oder kürzere Sessions). Kurzum: was bei physischen Treffen geübt und selbstverständlich ist, muss online neu gedacht werden. Hier kommen die 6 Prinzipien für gute Online-Workshops und -Meetings zum Tragen.

Kleiner Hinweis: Ich nutze für die interaktive und dynamische Gestaltung von Workshops die sogenannten Training from the BACK of the Room-Aktivitäten und -Moderationstechniken von Sharon Bowman.⁴ Die folgenden 6 Prinzipien sind auf Basis der Gehirnforschung gegliedert.⁵

Prinzip 1: Bewegung ist besser als Stillsitzen

Viele Family- und Homeoffices sind nicht ergonomisch gestaltet. Ein Familienmitglied sitzt mit Laptop am Esstisch, ein anderes am Küchentisch. Höhenverstellbare Tische oder rückenfreundliche Bürostühle sind Mangelware. Zusätzlich entfallen kleine Bewegungseinheiten, die üblicherweise beim Gehen von einem zu einem anderen Büro, auf dem Weg zu einer Besprechung, dem Treffen in der Kaffeeküche oder dem Ganz zur Kantine den Arbeitsalltag auflockern. Bewegung und der dadurch angekurbelte Sauerstoffgehalt unseres Blutes sind aber wichtig – nicht nur zwischen Besprechungen. „Sitzen ist das neue Rauchen!“ heißt es.⁶ In diesem kleinen Satz steckt viel Wahrheit.

In meinen Online-Workshops und -Meetings lade ich die Teilnehmenden aktiv ein,

• aufzustehen und sich zu strecken,
• eine Session im Stehen zu verbringen,
• tief durchzuatmen und die Augen zu entspannen,
• Büro-Yoga zu machen oder Gegenstände aus der Umgebung zu holen (idealerweise mit Bezug zum Thema des Meetings, so dass sie direkt als Input zum Austausch genutzt werden können),
• sich mit Gesprächspartnern per Telefon im Laufen auszutauschen (Stichwort: Walk & Talk) oder
• in den Pausen einen Spaziergang zu machen.

Probieren Sie es einfach selbst beim nächsten Online-Treffen aus. Ermuntern Sie als Moderatorin oder Moderator die Teilnehmenden oder machen Sie es als Teilnehmerin oder Teilnehmer einfach ohne Aufforderung. Sie werden schnell erkennen, dass Bewegung besser ist als Stillsitzen.

Prinzip 2: Mitreden ist besser als Anhören

Die Person, die am meisten redet, sich bewegt oder schreibt, lernt auch am meisten!⁷

Lernen und Erfahrungsaustausch sind soziale Prozesse. Laden Sie daher die Teilnehmenden ein zu partizipieren, Fragen zu stellen und Ideen zu diskutieren. Gleich zu Beginn des Online-Workshops oder -Meetings und idealerweise immer wieder im Laufe der Session. Je früher Sie die Teilnehmenden aktiv einbinden, desto leichter fallen eigene Beiträge. Beachten Sie aber, dass sich nicht alle Teilnehmenden gerne vor einer großen Gruppe sprechen; ein Effekt, der durch die Latenz leider noch verstärkt wird. Hier bietet es sich an,

• Kleingruppenarbeit in digitalen Gruppenräumen,
• anonyme Fragerunden, sowie
• Kommentier- und Abstimmungsmöglichkeiten

zu organisieren. Auch durch die Bitte, Meeting- oder Workshop-Inhalte zusammenzufassen, können Sie Teilnehmende aktiv einladen.

Ich starte meine Meetings und Workshops gerne noch vor der offiziellen Begrüßung mit einer Impulsfrage. Dafür lade ich die Teilnehmenden in 2er oder 3er-Gruppen ein. So kommen sie schon in den ersten Minuten ins Sprechen. Damit dies in Ihrem Setting funktioniert, sollten Sie sich im Vorfeld überlegen, wie Sie Ihre Teilnehmenden ins Gespräch bringen. Wichtig ist dabei die Auswahl „wirksamer“ Fragen, denn Moderierende sind auf die Rückmeldungen der Teilnehmenden angewiesen. Hier ergibt es besonders viel Sinn, die Möglichkeiten von Tools – bspw. in Form von kurzen Wort- bzw. Chatbeiträgen oder Abstimmungen – zu nutzen.

Prinzip 3: Anders sein ist besser als gewöhnlich sein

An welchen Online-Workshop oder welches Online-Meeting in den letzten Wochen oder Monaten erinnern Sie sich noch gerne? Vermutlich sind es nicht viele. Unter anderem liegt dies daran, dass die Organisation oftmals sehr ähnlich und die Durchführung selten besonders relevant oder emotional erfolgt.

Der Start eines Workshops mit Impulsfrage und in Kleingruppen ist für viele meiner Teilnehmenden sowohl anders als auch neu. Eric Jensen beschreibt in seinem Buch Brain-based Learning, dass neue Reize, die in unserer unmittelbaren Umgebung mit starker emotionaler Intensität auftauchen, sofort unsere Aufmerksamkeit erregen.⁸
Als Workshop-Designerin oder -Designer haben Sie die Möglichkeit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu erhöhen. Bspw. können Sie

• Musik und eine bildhafte Sprache,
• Arbeitsblätter oder Lückentexte,
• Abstimmungs- und Quiz-Tools

nutzen. Auch Kameras lassen sich kreativ einsetzen, in dem Sie die Teilnehmenden eingeladen, diese abzukleben, auszuschalten oder ein Objekt hineinzuhalten.

Kleiner Hinweis: Holen Sie sich im Vorfeld Feedback von Kollegen, bevor Sie im nächsten Online-Treffen eine unerwartete oder humorvolle Interaktion durchführen, denn idealerweise sollte diese Aktivität inhaltlich relevant sein.

Prinzip 4: Bild ist besser als Wort

Bonnie Stewart, Assistenzprofessorin für Online-Pädagogik und betriebliches Lernen an der kanadischen University of Windsor, beschreibt die Ursache von Zoom Fatigue wie folgt: Der Wechsel zwischen verschiedenen Online-Meetings ist so, als ob man in einem Land mit bestimmten Sitten und Bräuchen zu Mittag isst, und buchstäblich zwei Stunden später in einem anderen Land und mit einer völlig anderen Gruppe zu Mittag zu speisen, die ihre eigenen Gewohnheiten und Sitten hat. Und dabei hat man seinen Schreibtisch gar nicht verlassen.⁹ Eine schöne Umschreibung, oder?

Grundsätzlich empfiehlt es sich Bilder, Infografiken, Sketchnotes, Videos, Metaphern oder Geschichten in (Online-)Workshops und (Online-)Meetings zu nutzen, denn sie werden schneller erfasst und länger erinnert.¹⁰ Zudem zeigt die Praxis, dass ein Bild mehr als tausend Worte sagt. Es hilft Kompliziertes, reine Wortbeiträge, Prozesse, Zahlen, Daten und Fakten auf den Punkt zu bringen.

Kleiner Hinweis: Einfache Sketchnotes mit Grundformen, Strichmännchen und Symbolen, Pfeilen und Rahmen sind ein guter Start in eine nützliche Visualisierung. Überlegen Sie sich am besten vor Ihrem nächsten Meeting oder Workshop, welche Vergleiche, Metaphern oder Bilder Ihre Inhalte ergänzen, um beabsichtigte Inhalte oder Erkenntnisse zu vermitteln. 

Prinzip 5: Notieren ist besser als Mitlesen

Kennen Sie den Ausdruck „betreutes Lesen“? Es umschreibt eine Situation, bei dem der oder die Präsentierende seine oder ihre Vortragsfolien vorliest. Zwei Aspekte sollten Sie daher unbedingt beachten:

1. Teilnehmende lesen schneller als Vortragende vorlesen können.
2. Das Schreiben eigener Notizen ist ein aktiverer Prozess als das Mitlesen von Informationen.

Was passiert beim Schreiben von eigenen Notizen? Informationen werden gehört oder gelesen, in eigene Worte gefasst, aufgeschrieben oder visualisiert. Im Vergleich zum passiven Konsumieren bzw. Mitlesen fördert dies das Erinnern, Lernen und Verstehen.

Kleiner Hinweis: Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, Teilnehmende aufzufordern, sich aktiv Notizen zu machen. Bieten Sie ggf. vorbereitete Arbeitsblätter und Lückentexte an. Auch die kollektive Erstellung eines digitalen Protokolls, das Abfotografieren von Mindmaps oder Skizzen für eine gemeinsame Dokumentation oder der Übertrag von Informationen auf analoge Haftnotizen als Erinnerung für zukünftige Tätigkeiten sind aus meiner Sicht sehr sinnvoll.

Prinzip 6: Kürzer ist besser als länger

Erinnern Sie sich noch an die Stressoren bei Online-Workshops bzw. Meetings? Ich persönlich bin bspw. kein Freund von unendlichen Monologen. Was können Sie aber tun, wenn sich ein Teilnehmender gerne reden hört? John Medina – ein auf Gehirnentwicklung spezialisierter Molekularbiologe und Autor des Buchs Brain Rules – hat die 10-Minuten-Regel beschrieben¹¹:

Alle 10 Minuten muss etwas Neues passieren, sonst aktiviert unser Gehirn den energiesparenden „Autopiloten“. Das ist der Moment, ab dem wir eben nur noch Neuem, Kontrastreichem, Relevantem oder Emotionalem wieder erhöhte Aufmerksamkeit schenken.

Geht es nach Bruce D. Perry, Autor, Therapeut und Professor unter anderem an der Fakultät für Psychiatrie und Verhaltenswissenschaften der Feinberg School of Medicine an der Northwestern University in Chicago, dann liegt diese Zahl sogar nur bei drei bis fünf Minuten!¹²

Und was bedeutet das für ein Meeting- oder Workshop-Design?

• Unterteilen Sie Vortrags- und Präsentationsteile in kleine Sequenzen mit einer maximalen Dauer von 10 Minuten.
• Sprechen Sie die Teilnehmenden nach diesen 10 Minuten aktiv an und laden Sie zur Partizipation, Reflexion oder zum Notizen machen ein.
• Nutzen Sie Umfragen oder Schätzfragen, führen Sie Abstimmungen durch und arbeiten Sie mir Metaphern, Geschichten oder andere Visualisierungen.

Kleiner Hinweis: Größere Präsentationsphasen lassen sich auch durch Vor- und Nachbereitungsaufgaben eines Online-Workshops oder -Meetings reduzieren. Kurze Videos, Screencasts, Podcasts und Vorlagen zum Ausfüllen dienen als Erinnerung, Wiederholung oder Vertiefung der Inhalte und können Wissen so festigen. (Anmerkung: Ja, nicht alle Teilnehmenden werden vorbereitet zum Termin erscheinen. Daher lohnt es sich, die erstellten Materialien so zu gestalten, dass sie sich auch als Ankommensübung eignen oder (teilweise) in einer Pause bearbeitet werden können.)

Fazit

Bei Onsite- und Online-Workshops bzw. -Meetings gibt es Gemeinsamkeiten und Unterschiede. Gianpiero Petriglieri, Arzt, Psychiater und Professor für Organisationsverhalten an der französischen Wirtschaftshochschule Insead, fasst die Art schön zusammen, wie Menschen Online-Workshops und -Meetings erfahren: Wenn Menschen, die sonst keine Gelegenheit haben, sich gegenseitig zu sehen, online zusammenkommen, ist das eine Gelegenheit. Wenn Menschen, die sich regelmäßig persönlich treffen, Videokonferenzen nutzen, ist es eine Enttäuschung.¹³

Mit anderen Worten: Nutzen Sie die Gelegenheit, wenn Sie Menschen zusammenbringen. Sorgen Sie für körperliche und geistige Bewegung, lassen Sie die Teilnehmenden interagieren, machen Sie mal etwas anders, verwenden Sie Bilder, Visualisierungen und Geschichten, fördern Sie aktives Lernen und gestalten Sie kurze Sessions. Diese 6 Prinzipien helfen Ihnen dabei. Viel Erfolg beim Ausprobieren.

Hinweise:

Interessieren Sie sich für weitere Tipps aus der Praxis? Testen Sie unseren wöchentlichen Newsletter mit interessanten Beiträgen, Downloads, Empfehlungen und aktuellem Wissen.

Eine schöne Erinnerung an die 6 Prinzipien können Sie hier herunterladen: https://kilearning.net/6Lernprinzipien.pdf

Julian Kea bietet regelmäßig Trainings from the BACK of the Room an. Schauen Sie es sich an, es lohnt sich mit Sicherheit.

[1] Was ist Zoom Fatigue?
[2] Rump, J. & Brandt, M. (2020). Zoom-Fatigue – Phase 2. Eine Studie des Instituts für Beschäftigung und Employability IBE, S. 16 [aufgerufen am: 8. März 2021]
[3] The Advisory Board Company (2020). ‘Zoom fatigue,’ explained by researchers, o.S. [aufgerufen am: 8. März 2021]
[4] Bowman, S. (2009). Training From the BACK of the Room!: 65 Ways to Step Aside and Let Them Learn. San Francisco: John Wiley & Sibs, Inc.
[5] Bowman, S. (2011). Using Brain Science To Make Training Stick. Glenbrook; Bowperson Publishing, S. 42 ff.
[6] Starrett, K. (2016). Sitzen ist das neue Rauchen. München: riva Verlag
[7] Bowman, S. (2015). Who’s doing the most talking, moving, or writing? [aufgerufen am: 8. März 2021]
[8] Jensen, E. (2008). Brain-Based Learning: The New Paradigm of Teaching. Thousand Oaks: Corwin
[9] Supiano, B. (2020). Why is Zoom so exhausting? [aufgerufen am: 8. März 2021]
[10] Medina, J. (2009). Worth a thousand words. [aufgerufen am: 8. März 2021]
[11] Medina, J. (2009). The 10 Minute Rule.
[12] Perry, B. (o. D.). How the Brain Learns Best. [aufgerufen am: 8. März 2021]
[13] Supiano, B. (2020). Why is Zoom so exhausting? [aufgerufen am: 8. März 2021]

Dieser Artikel erschien im Original zuerst am 30. Juli 2021 im 12. Sammelband des GABAL Vereins: Digitale Arbeitswelten – 14 Impulse für Veränderungen in einer digitalisierten Arbeitswelt.

t2informatik entwickelt und modernisiert Software als Dienstleister. Ein Klick hier und Sie erfahren mehr.