Eisenhower Matrix

Ziel der Eisenhower Matrix

Ziel der Eisenhower Matrix ist es, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren und zu priorisieren. Es geht darum, “nicht die Dinge richtig zu tun, sondern “die richtigen Dinge zu tun”. Es handelt sich somit um ein Hilfsmittel zur Steigerung der Effektivität (“Die richtigen Dinge tun”) und kein Hilfsmittel zur Steigerung der Effizienz (“Die Dinge richtig tun”).

Um Aufgaben zu sortieren und zu priorisieren gilt es pro Aufgabe zwei Fragen zu beantworten:

• Wie wichtig ist die Aufgabe?
• Wie dringend ist die Aufgabe?

Für die Beantwortung der Fragen definiert die Eisenhower Matrix vier Kategorien:

• A: wichtig und dringend
• B: wichtig, aber nicht dringend
• C: dringend, aber nicht wichtig
• D: nicht wichtig und nicht dringend

Prinzipien der Eisenhower Matrix

Die Prinzipien der Eisenhower Matrix sind relativ einfach:

• Wichtige Aufgaben sind solche, die unmittelbar einen Bezug zu definierten Zielen besitzen.
• Dringende Aufgaben dulden keinen Aufschub und sind idealerweise sofort zu erledigen.
• Wichtige und dringende Aufgaben sollten selbst und schnellstmöglich erledigt werden.
• Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sollten – falls möglich – delegiert oder automatisiert werden. Ist dies nicht möglich, sollten sie nach den dringenden und wichtigen und noch vor den wichtigen und nicht dringenden Aufgaben erledigt werden.
• Die persönliche Realisierung von wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben lässt sich planen und terminieren. Die Aufgaben selbst sind niedriger priorisiert als die wichtigen und dringenden, so dass die Realisierung erst im Anschluss erfolgt.
• Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben sollten nicht bearbeitet werden. Je nach Kontext können sie archiviert oder ganz gelöscht werden.

Vorteile und Nachteile der Eisenhower Matrix

Das Eisenhower Prinzip bietet einige Vorteile:

• Es ist leicht zu verstehen und anzuwenden. Sie erfordert kein besonderes Vorwissen und auch keine Einarbeitungszeit.
• Die Einteilung der Aufgaben in die vier Kategorien lässt sich meist zügig erledigen. Darüber hinaus lassen sich Zeitfresser – nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben – leicht identifizieren.
• Das Prinzip hilft dabei, strategisch wichtige und dringende Aufgaben im Blick zu behalten.
• Separate Hilfsmittel – neben einem Blatt Papier und einem Stift – sind nicht nötig. Als Ergebnis entstehen idealerweise Listen mit Aufgaben, die sofort zu erledigen sind, die geplant werden können, die delegiert werden sollten und die einfach ignoriert bzw. gelöscht werden können.
• Die Sortierung lässt sich leicht durch zusätzliche Informationen wie bspw. ein Fälligkeitsdatum ergänzen.
• Die Visualisierung ist einfach, schafft Ordnung und liefert eine klare Struktur für die Erledigung der Aufgaben.

Manchmal wird die Visualisierung auch als Kritikpunkt genannt, da sie bei einer größeren Anzahl von Aufgaben schnell unübersichtlich wird. Allerdings negiert dieses Argument, dass die Matrix im Wesentlich die Idee hinter der Methode vermitteln möchte. Die Sammlung, Sortierung und Priorisierung der Aufgaben sollte in der Praxis in Listen erfolgen.

In der Theorie klingt das Eisenhower Prinzip einfach, doch in der Praxis gibt es auch immer wieder Herausforderungen. Hier finden Sie eine Liste mit möglichen Nachteilen:

• Menschen arbeiten häufig in agilen, möglicherweise sogar spontanen bzw. chaotischen Umgebungen, in denen kontinuierlich neue Aufgaben entstehen, so dass eine Zeitplanung meist keinen Bestand hat.
• die Einteilung simplifiziert die Realität, zumal der Aufwand zur Erzeugung einer validen Kategorisierung sehr viel größer ist als es den Anschein hat.
• der Umgang mit konkreten Terminen wird nicht explizit thematisiert.
• auch innerhalb der vier Quadranten der Matrix gibt es Abstufungen, so dass aus einem A evtl. ein A1, ein A+ oder ein AAA wird; die vier Kategorien sind also zu grob.
• Menschen sind keine Maschinen, die jede Aufgabe mit maximaler Konzentration durchführen können. Das führt dazu, dass bspw. eine C-Aufgabe vor einer A- oder B-Aufgabe durchgeführt wird.
• beim Arbeiten mit Aufgaben entstehen neue Aufgaben, die je nach Blickwinkel und Kontext noch wichtiger sein können, als andere wichtige und dringende Aufgaben.
• nicht alle Menschen mögen ein hundertprozentig getaktetes, strukturiertes Arbeiten. Gerade bei kreativen Tätigkeiten ist das ein Widerspruch.
• die Matrix eignet sich aufgrund der Menge von Aufgaben nicht als Arbeitsmittel; bestenfalls funktionieren die Prinzipien als mentales Konstrukt oder als Hilfsmittel bei der Arbeit mit Aufgabenlisten.
• die Menge von Aufgaben führt trotz entsprechender Kategorisierung zu einem Aufgabenstau; zu viele Aufgaben bleiben zu viele Aufgaben.

Kritik am Eisenhower Prinzip

In manchen Publikationen werden zwei Voraussetzungen für die Anwendung der Eisenhower Matrix genannt:

• Die Möglichkeit zur selbstverantwortlichen Aufgabenplanung und
• das Recht zur Delegation von Aufgaben.

Diese beiden Voraussetzungen liegen auf der Hand und es ist nicht verwunderlich, dass die Eisenhower Methode oftmals schlicht als “gesunder Menschenverstand” deklariert wird. Dagegen ist wenig einzuwenden.

Darüber hinaus erhebt das Eisenhower Prinzip auch nicht den Anspruch, alle Aufgaben per Zauberhand strukturieren und lösen zu können. Im Gegenteil: Menschen können und sollen auch weiterhin individuell beurteilen, welche Konsequenzen durch ihr Handeln oder das Aufschieben von Handlungen entsteht. Ein Mitarbeiter kann sich bspw. für die Erledigung einer Aufgabe entscheiden, da er Ärger fürchtet, wenn er sie nicht schnellstmöglich erledigt, oder wenn er Lob erwartet. Die individuellen Motive werden bei der Kategorisierung der Aufgaben nicht thematisiert. Daher – und das wäre tatsächlich ein Kritikpunkt – reicht es in der Praxis oftmals nicht, wenn Mitarbeiter immer nur individuell ihre Aufgaben priorisieren. Hier empfiehlt sich der Austausch in Teams, wie es bspw. beim Sprint Planning in Scrum üblich ist.

Ist die Eisenhower Matrix subjektiv, denn was “wichtig” oder “dringend” heißt, ist nicht eindeutig geregelt?

Hinweise:

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[1] Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois

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Die Vier-Quadranten-Methode kennzeichnet die Quadranten mit 4 W: Wegschmeißen, Weiterleiten, Wichtig (also selbst tun) und Wunder (die Aufgabe lässt sich unmittelbar mit wenig Aufwand erledigen, eine Einordnung ergibt somit wenig Sinn).

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