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Was ist Backlog Grooming?

Wann und wie wird es durchgeführt und welche Vorteile bietet es?

Backlog Grooming – Definition

Die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung des Product Backlogs wird als Backlog Grooming (oder alternativ Backlog Refinement, Backlog Estimation oder Story Time) bezeichnet. Es ist ein regelmäßiger Prozess, bei dem Product Owner und Entwicklungsteam das Backlog auf den aktuellen Stand bringen. Typische Tätigkeiten im Backlog Grooming sind:

  • Aufnahme von neuen User Storys, Features und Epics in das Backlog
  • Verfeinerung von vorhandenen Epics, Features und User Storys und gegebenenfalls Aufteilung in mehrere kleine Backlog Items
  • Zusammenfassen von User Storys
  • Diskussion der Akzeptanzkriterien, Annahmen und Einschränkungen
  • Identifikation von Abhängigkeiten
  • Korrektur von Aufwandsschätzung aufgrund neuer Erkenntnisse
  • Veränderung der Priorisierung aufgrund neuer Erkenntnisse
  • Entfernen von irrelevanten User Storys, Features oder Epics aus dem Backlog
  • Beseitigung von Unklarheiten durch gemeinsame Diskussion, wobei es um das „was“ und nicht das „wie“ geht

Das Ziel beim Backlog Grooming

Das Ziel beim Backlog Grooming ist es, die höher priorisierten Items im Backlog so vorzubereiten, dass sie sich gut für das Sprint Planning nutzen lassen. Dies führt in der Folge zur Verkürzung von Planungsmeetings bei gleichzeitiger Berücksichtigung aktueller Informationen.

Backlog Grooming und Timeboxing

Das Zweck von Timeboxing ist es, für Projekte, Vorgänge und Aktivitäten Zeiten festzulegen und diese zu begrenzen. Wichtig ist dabei, die Dauer einer Timebox sinnvoll zu bestimmen. Beim Backlog Refinement steht aber die Aktualität der Backlog Items über allem, denn diese hat viele Auswirkungen auf die weitere Entwicklung. Es ist schwer vorstellbar, dass diese wichtige Tätigkeit beendet wird, nur weil das Ende einer Timebox erreicht wird.

Backlog Grooming in der Praxis

Backlog Refinement und Scrum

Das Backlog Grooming ist kein offiziell definierter Bestandteil von Scrum wie bspw. das Daily Scrum oder das Sprint Planning, allerdings empfiehlt es sich, es als regelmäßige Aktivität oder Meeting durchzuführen. Der Scrum Guide formuliert es wie folgt: „Product Backlog refinement is the act of adding detail, estimates, and order to items in the Product Backlog. This is an ongoing process in which the Product Owner and the Development Team collaborate on the details of Product Backlog items. During Product Backlog refinement, items are reviewed and revised. The Scrum Team decides how and when refinement is done. Refinement usually consumes no more than 10% of the capacity of the Development Team. However, Product Backlog items can be updated at any time by the Product Owner or at the Product Owner’s discretion.”

Es geht also beim Backlog Grooming bzw. Refinement um folgende Aspekte:

  • Detaillierung des Product Backlogs
  • Schätzung der Backlog Items
  • Reihenfolge der Backlog Items
  • Kontinuierlicher Prozess mit Product Owner und Entwicklungsteam
  • Begutachtung und Überarbeitung der Backlog Items
  • Aufwandsbegrenzung auf nicht mehr als 10% der Gesamtkapazität des Entwicklungsteams
  • Rechte des Product Owners, jederzeit Informationen zu aktualisieren

Best Practices im Backlog Grooming

Auch wenn der Scrum Guide explizit von Product Owner und Entwicklungsteam spricht, empfiehlt es sich, dass auch der Scrum Master an dem Backlog Grooming bzw. Refinement teilnimmt. Er kann steuernd eingreifen, wenn Diskussionen länger als beabsichtigt dauern – hier bietet sich das Diskutieren mit zeitlichen Begrenzungen pro User Story an. Bei der Definition einer guten User Story leistet der INVEST Ansatz von William Wake gute Dienste. Für das Team ist es wichtig, die User Storys gut sehen zu können, bspw. als Ausdruck an einer Wand. Hier hat sich das Arbeiten mit User Story Maps bewährt. Gemeinsam erörtern die Beteiligten Akzeptanzkriterien und sorgen für die Vollständigkeit der Storys, die demnächst zur Umsetzung anstehen. Auch die gemeinsame Schätzung – gerne per Story Points als Maß für die Komplexität einer User Story – ist sehr wichtig. Ergeben sich Diskrepanzen in der Aufwandsschätzung könnte dies am unterschiedlichen Verständnis oder verschiedenen Realisierungsoptionen liegen. Dies würde zu erneuten Schätzungen oder der vorherigen Definition von Technical Storys oder Spike Storys führen.

Vorteile beim Backlog Grooming

Das Backlog Grooming bietet verschiedene Vorteile:

  • Der Product Owner erhält Unterstützung bei der Pflege und Weiterentwicklung des Backlogs
  • Das Verständnis um Zusammenhänge und Prioritäten im Team steigt
  • Das Backlog spiegelt spätestens nach dem nächsten Refinement Meeting wieder den aktuellen Kenntnisstand wider
  • Unklarheiten lassen sich ansprechen und beseitigen
  • Aufwände im Sprint Planning werden reduziert, denn dort gilt es nicht mehr das „was“ sondern das „wie“ zu besprechen
  • Die Stimmung im Team wird durch die Zusammenarbeit gefördert, zumal unnötige Arbeiten bspw. durch die Entwicklung von inzwischen irrelevanten User Storys vermieden werden

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Herausforderungen für Unternehmen

Tipps für das Backlog Grooming

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Backlog Groomings effizient zu planen und durchzuführen. Hierfür gibt es verschiedene Tipps:

  • Die Vorbereitung
    Die Vorbereitung ist Aufgabe des Product Owners. Idealerweise sind die demnächst anstehenden User Storys bereits periodisiert, denn dies spart allen Beteiligten viel Zeit. Der Product Owner muss das Meeting gut vorbereiten. Die wichtigen anstehenden Stories des Backlogs müssen priorisiert, klar verständlich und detailliert genug beschrieben sein (idealerweise nach dem INVEST-Ansatz).
  • Die Entwicklung von Akzeptanzkriterien
    Es empfiehlt sich, Akzeptanzkriterien gemeinsam im Team zu definieren, denn dies führt zu einem besseren, gemeinsamen Verständnis der Beteiligten. Alternativ könnten die Kriterien auch nur vom Product Owner definiert werden; so liese sich zwar der Aufwand reduzieren, aber Verständnislücken könnten unter Umständen unentdeckt bleiben.
  • Den Fokus im Blick
    Der Fokus im Backlog Grooming liegt nicht in der Aufwandsschätzung, sie ist lediglich ein Bestandteil von mehreren wie bspw. die Aufnahme von neuen User Storys, die Eliminierung von vorhandenen Items oder das Splitten von einzelnen User Storys.
  • Die Frequenz
    Häufig liest man von wöchentlichen Backlog Groomings, doch dies macht nicht für jede Organisation Sinn. Besser wäre hier eine Orientierung an den eigenen Möglichkeiten und Vorstellungen. Dauert ein Sprint bspw. 4 Wochen, könnte es sinnvoll sein, alle 2 Wochen ein entsprechendes Meeting durchzuführen. Unabhängig von der Frequenz muss das Backlog Grooming natürlich immer vor dem nächsten Sprint Planning durchgeführt werden.
  • Die Dauer eines Refinements
    Definieren Sie eine feste Dauer und nutzen Sie Ihren Scrum Master, denn er kann auf die Einhaltung der vereinbarten Regeln achten und sorgt so bspw. dafür, dass Meetings und Diskussionen in den Meetings nicht zu viel Zeit beanspruchen. Dauert das Backlog Refinement länger als ursprünglich geplant, ist es meist besser, einen neuen Termin zu vereinbaren.
  • Die digitale Nachbereitung
    Für viele Unternehmen ist Traceability und Revisionssicherheit beim Arbeiten mit User Storys wichtig. Hier gibt es verschiedene Lösungen von Softwareherstellern, die Ihnen beim Digitalisieren Ihrer Ergebnisse helfen können. Es ist Geschmacksache, ob Sie den gesamten Prozess von Anfang an Digitalisieren oder mit haptischen User Storys und Story Mapping arbeiten wollen.

 

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